Создание и обработка базы данных телефонов, произведенных в разных странах (стр. 3 из 4)
На левой панели этого окна отображены элементы управления для вызова любого из семи объектов БД: таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц, макросов и модулей. По умолчанию активен элемент Таблицы, поэтому на правой панели представлены элементы управления для создания новой таблицы.
Распределение полей по таблицам:
В режиме «Таблица» записываем названия полей и определяем тип данных для одной и для другой таблицы.
Определяем Ключевые поля. По этим полям будут связываться данные таблицы.
На данном рисунке показана связь между БД по ключевым полям (название телефона).
4.3 Создание таблиц в режиме Конструктора
Создание таблицы, как и других объектов БД, начинается с активизации окна базы данных. В этом окне выбираешь элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путем ввода данных.
Таблицы создаются в два этапа: на первом этапе определить её структуру, т. е. Состав полей, их имена, тип для каждого поля, его размер и другие свойства полей. На втором этапе заполнить таблицу данными, т. е. сформировать записи.
Для создания Таблицы1, необходимо в окне базы данных выполнить щелчок на значке Создание таблицы в режиме конструктора или щелкнуть на кнопке Создать, расположенной на верхней панели окна. В открывшемся окне Новая таблица, выбрать режим создания таблицы – Конструктор, т. к. в этом режиме можно самому устанавливать параметры всех элементов структуры таблицы.
В колонку под названием «Имя поля» вводим название данных полей, а во вторую колонку-тип данных.
Создаем вторую таблицу с несколько другими данными:
Данные таблицы в режиме «Таблицы»:
4.4 Заполнение таблиц данными
После определения структуры таблицы можно приступать ко второму этапу – заполнению таблицы данными. Непосредственно ввод данных осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим осуществляется из окна базы данных щелчком на кнопке Открыть при выделение Таблица1. Новая таблица не имеет никаких записей, кроме наименования столбцов (полей). Для заполнения таблицы данными курсор установить в требуемую ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке выполняется с помощью клавиши [Tab], а в предыдущее поле можно попасть с помощью комбинации клавиш [Shift+Tab]. Таблица, заполненная данными, приведена на рис.
4.5 Запросы на обновление
1) В окне базы данных щелкните на кнопке объекта Запрос, затем на кнопке Создать; в окне Новый запрос выбираем режим Конструктор и щелкаем на кнопке Ок; в окне Добавление таблицы в качестве источника данных для запроса выбираем Таблицу1, щелкаем по кнопке Добавить и закрываем окно.
2) Из данной таблицы в запрос включаем только поле Выручка от продаж по каждой модели.
2) Выполняем команду Запрос - Обновление, и вместо строки Сортировка появится строка Обновление.
3) В ячейку строки Обновление поля Выручка от продаж по каждой модели вводим выражение 1,5*[Выручка от продаж по каждой модели].
4) Закрываем бланк запроса, сохраняем его под именем Запрос на обновление. Открываем данный запрос, щелкаем по кнопке Да.
5) Затем открываем Таблицу1, и на экране появится Таблица1 с измененными значениями поля Выручка от продаж по каждой модели.
До обновления:
После обновления:
Таким образом, Запрос на обновление позволяет при изменении, например, выручки от продаж не пересчитывать и переписывать все сначала, а просто обновить данную таблицу и получить обновленные данные.
4.6 Запросы на выборку. Параметрические запросы
Запрос на выборку.
Запрос предназначен для пользователя. Пользователь хочет узнать сведения о телефоне, изготовленном в указанной стране. Запрос осуществляет выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями.
1)В окне БД щелкнуть на значке объекта Запросы, а затем на кнопке Создать.
2) В окне Новый запрос выбрать режим Конструктор и щелкнем Ок.
3) В окне Добавление таблицы выбираем поочередно Таблица 1, затем Добавить и Таблица 2 - Добавить.
3) Щелкнуть по первой пустой ячейке строки Поле, нажать по значку раскрывающегося списка, а затем щелкнуть по имени Название телефона; аналогично формируется поле Заводская цена, Количество проданных телефонов и Сведения о фирме-изготовителе.
4) Затем, в столбце под названием «Сведения о фирме-изготовителе» и в строке «Условие отбора» пишем страну. Например, Финляндия. Хельсинки.
После нажатия на панели инструментов значка в виде восклицательного знака у нас появится таблица со всеми искомыми телефонами, изготовленными в указанной стране и городе.
Параметрические запросы
Последовательность формирования этих запросов такая же, как и при простых запросах на выборку. Отличие заключается в том, что в строке «Условие отбора» вместо конкретного значения поля, по которому осуществляется выборка, указывается сообщение, приглашающее пользователя ввести конкретное значение в поле. Это сообщение должно быть включено в квадратные скобки. Запрос отличается удобностью использования.
Например, мы вводим страну-изготовителя. И в таблице выводится список телефонов, произведенных в указанном месте.
При введении нужной страны появляется список телефонов, изготовленных в указанной стране и городе.
4.7 Создание и редактирование форм
С помощью форм можно как вводить данные, так и выводить их в удобном для пользователя виде.
Рекомендуется создавать формы либо с помощью мастера форм, либо использовать автоформы, а с помощью «Конструктора» форматировать либо редактировать формы.
Различают три вида автоформ:
-в столбец;
-ленточная;
-табличная.
Для того чтобы создать форму, необходимо выполнить следующие действия:
1) В окне базы данных щелкнуть на значке объекта Форма, а затем -Создать.
2) В окне Новая форма выделите Автоформа: ленточная, выберите в качестве источника данных Таблицу1 и щелкнуть по кнопке Ок.
Перед нами отображается следующая форма.
Для создания автоформы в столбец нужно выполнить те же действия, только при появлении окна «Новая форма» нужно выбрать Автоформа: столбец.
При нажатии на кнопку Ок, перед нами появится новая форма.
4.8Создание и редактирование отчётов
Основное назначение отчетов - это вывод данных в виде выходного печатного документа.
Последовательность формирования автоотчетов такая же, как и при формировании форм. Аналогичным образом, как и при создании форм с помощью мастера фомируются и отчеты с помощью «Мастера отчетов».
Автоотчет может создать отчет в столбец или отчет в ленточном формате.
Формируем отчет в ленточной форме с подведением итогов:
1) В окне базы данных щелкнем на значке объекта Отчеты, а затем - на кнопке Создать.
2) В окне Новый отчет выделим Автоотчет: ленточный, выберем в качестве источника данных Таблицу1 и щелкнем на кнопке Ок, после этого у нас отобразится созданный отчет.
Перед нами появляется ленточный автоотчет:
