Створення бази даних "Відвідування" засобами Access (стр. 2 из 6)

Інтерфейс Microsoft Access

Після створення нової БД можна розглянути інтерфейс програми:

Вікно програми складається з вікна програми та робочого вікна.

Панель інструментів бази даних:

Панель інструментів має такі команди: створити, відкрити, зберегти, пошук файлів, друк, попередній перегляд, орфографія, вирізати, копіювати, вставити, відміна, зв’язки з Office, аналіз, програма, редактор сценаріїв, властивості, схема даних, авто форма, довідка.

Створення таблиць

Отже, на наступному кроці створюються таблиці, в які згодом вводитиметься інформація. Надалі дані в таблиці можуть доповнюватися новими даними, редагуватися або виключатися з таблиці. Такі дані можна переглядати в таблицях або упорядковувати їх по деяких ознаках.

Інформація, що міститься в таблицях, може бути використана для складання звітів. Крім того, можна задати графічну інтерпретацію інформації, що міститься в базі даних. З вирішенням цих завдань можна познайомитись в подальших главах.

Створення таблиці в MS Access здійснюється у вікні бази даних.

Таблиця – це об’єкт бази даних, набір інформації по конкретній темі. Дані в таблиці розміщені в стовпцях та рядках.

Послідовність дій при створенні таблиці в новій базі даних:

1) Необхідно відкрити вікно створеної бази даних і перейти на вкладку “Таблиці.

2) Натиснути кнопку «Создать» у вікні бази даних.

Відкриється вікно діалогу “Новая таблица”, в правій частині якої знаходиться список варіантів подальшої роботи:

Режим таблиці — дозволяє створити нову таблицю в режимі таблиці;

Конструктор — дозволяє створити нову таблицю в конструкторі таблиць;

Майстер таблиць — дозволяє створити нову таблицю за допомогою майстра;

Імпорт таблиць — дозволяє здійснити імпорт таблиць із зовнішнього файлу в поточну базу даних;

Зв'язок з таблицями — дозволяє здійснити створення таблиць, пов'язаних з таблицями із зовнішніх файлів.

Потрібно вибрати з цієї таблиці відповідний варіант створення таблиці і натиснути кнопку ОК.

Для того, щоб пов'язати таблицю з інформацією, що міститься в ній, кожній таблиці привласнюється ім'я. У вікні діалогу “Збереження” задається ім’я після чого натиснути кнопку ОК.

При привласненні імені таблиці, як і імені бази даних, можна не обмежуватися вісьма символами. Ім'я таблиці, як і імена інших об'єктів бази даних, зберігається в самій базі даних.

Створення таблиці за допомогою майстра

MS Access містить цілий ряд таблиць, які можна використовувати як прототип потрібних таблиць. При використанні майстра можна не лише заощадити час на створенні таблиць, але і забезпечити стандартні імена і типів даних полів таблиць.

Для того, щоб викликати майстра для створення таблиці, у вікні діалогу “Новая таблица” знаходиться опція «Мастер таблиц» після її вибору потрібно натиснути кнопку ОК.

На екрані відкриється вікно діалогу, представивши необхідний матеріал для роботи.

У лівій частині вікна діалогу знаходиться список «Образцы таблиц». При виборі таблиці з цього списку змінюється розташований поруч список «Образцы полей», що містить пропоновані зразки полів для вибраної таблиці.

Спочатку необхідно із списку Зразки таблиць вибрати прототип таблиці, яка схожа на створювану таблицю. Потім із списку Зразки полів вибрати поля таблиці і розмістити їх в списку «Поля новой таблицы».

Для вибору полів використовуються кнопки із стрілками, які розташовані правіше за список «Образцы полей».

Використовуючи кнопку «Переименовать поле», можна у разі потреби змінити найменування будь-яке з вибраних полів в списку «Поля новой таблицы».

Сформувавши список полів створюваної таблиці, потрібно натиснути кнопку «Далее».

При використанні майстра таблиць немає необхідності піклуватися про тип даних. Коли вибирається поле із списку «Образцы полей», майстер передбачає, що він знає, який тип даних підійде. Після того, як таблиця створена, можна перейти в режим конструктора таблиць і поглянути, які типи даних вибрав майстер для полів.

На наступному кроці створення таблиці задається ім'я таблиці і визначається ключове поле:

Майстер пропонує свій варіант імені, який можна прийняти, натискуючи клавішу Tab. Якщо потрібно привласнити таблиці яке-небудь інше ім'я, а в даному випадку «Студенти групи Т-10» потрібно ввести його в текстове поле.

Тепер можна вказати майстрові, щоб він автоматично підібрав для таблиці первинний ключ, і натискувати кнопку Далі для переходу в наступне вікно діалогу.

Якщо в базі даних вже існують раніше створені таблиці, на третьому кроці майстер допоможе пов'язати створювану таблицю вже створеними. Для пов'язання створюваної таблиці з іншими таблицями бази даних потрібно вибрати із списку даних таблиць, що вже існують в базі, таблицю, з якою необхідно її пов’язати, і натиснути кнопку Зв'язку.

На екрані відкриється вікно діалогу «Связи». В ньому за умовчанням вибрана опція Таблиці не зв'язані. Необхідно встановити один з двох можливих типів створюваних зв'язків і натиснути кнопку ОК.

На наступному кроці можна вказати режим подальшої роботи:

Безпосереднє введення даних в таблицю — після завершення робіт майстра на екрані відкривається режим таблиці, що дозволяє приступити до введення даних в таблицю;

Введення даних в таблицю за допомогою форми, що створюється майстром, — після завершення роботи майстра на екрані відкривається екранна форма введення інформації в створену таблицю.

Встановивши необхідний режим, натиснути кнопку Готово. Цим кроком запускається майстер на формування таблиці. Після завершення цього процесу залежно від вибраної опції на екрані відкриється вікно конструктора таблиці, вікно перегляду таблиці, або екранна форма введення даних в таблицю.

Створення таблиці у вікні конструктора

Створення таблиць у вікні конструктора надає ширші можливості за визначенням параметрів створюваної таблиці. Можна перейти в конструктор таблиць з майстра по створенню таблиці або ж безпосередньо з вікна діалогу «Новая таблица» вибрати із списку варіантів значення Конструктор, і натиснути кнопку ОК.

В результаті виконання цих дій відкриється вікно конструктора таблиці.

У верхній частині вікна діалогу знаходиться таблиця, яка містить наступні атрибути створюваної таблиці: найменування поля, тип даних і опис. Окрім цих основних атрибутів, кожне поле таблиці володіє додатковими властивостями, що відображуються в нижній частині конструктора і визначають умови введення даних. Найменування кожного з полів таблиці, як правило, вибирається довільно, але так, щоб відобразити характер інформації, яка зберігатиметься в даному полі. Тип поля визначається типом даних, що зберігаються в цьому полі. У кожного поля є визначення.

Найменування поля

Найменування поля вводиться в поле введення стовпця ім'я поля. При завданні найменувань полів потрібно слідувати наступним правилам:

- Найменування поля може містити до 64 символів, але не слід зловживати цією можливістю, задаючи дуже довгі імена;

- Найменування поля може містити букви, цифри, пропуски і спеціальні символи, за винятком крапки (.), знаку (!) оклику, прямих дужок ([]) і деяких символів, що управляють (з кодами ASCII 0-31);

- Найменування поля не може починатися з пропуску;

- Два поля в одній таблиці не можуть мати однакових найменувань;

- Як найменування поля не рекомендується використовувати абревіатури або короткі назви.

Недотримання цих правил відстежується засобами СУБД MS Access, але в деяких випадках це може привести до важко визначуваних помилок, тому рекомендується самостійно контролювати дотримання вищепереліченим правилам в практичній роботі.

Бажано прагнути використовувати імена, що відрізняються стислістю, для полегшення їх ідентифікації при перегляді таблиць.

Типи даних

Найменування поля використовується для заслання на дані таблиці. Для визначення типа даних, що зберігаються, використовується тип даних. Тип даних поля вводиться в поле введення стовпця Тип даних. У MS Access допустимими є дані наступних типів:

Текстовий - Символьні, текстові дані, об'єм яких неповинен, перевищувати 255 символів, за умовчанням 50.

Числовий – символьні дані, за умовчуванням 50

Грошовий - Різновид типа даних для зберігання, грошових еквівалентів, розміром 15 розрядів до коми, і чотири розряди після.

Лічильник - Є різновидом числового типа, може мати лише ціле значення, автоматично збільшується на заданий крок, за умовчанням +1, значення не можуть повторюватися.

Дата/час - Відображає дані Дати або часу

Логічний - Призначений для зберігання логічних значень, для команд і операцій: лож\істінна, да\нет, true\false, 1\0.

Поле MEMO - Текстовий тип даних, обмеження до 64000 символів, поля цього типа не індексуються.