Содержание
Введение
1. СУБД SQL-Server: основные особенности и ее применение в СЭД
2. Определение маршрута движения документов в СЭД «Directum» и “Евфрат-документооборот»
Заключение
Список литературы
Введение
Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.
Для того, чтобы выбрать СЭД, устраивающую организацию по всем параметрам, необходимо изучить многое. В частности, не только сами СЭД, но и СУБД.
Целью данной работы является знакомство с СУБД SQL Server и отдельными элементами СЭД «Directum» и “Евфрат-документооборот».
Задачи:
1. знакомство с СУБД SQL Server, его основными особенностями и применением;
2. Определение маршрута движения документов в СЭД «Directum» и “Евфрат-документооборот»
1. СУБД SQL-Server: основные особенности и ее применение в СЭД
СУБД SQL-Server появилась в 1989 году и с тех пор значительно изменилась. Огромные изменения претерпели масштабируемость продукта, его целостность, удобство администрирования, производительность и функциональные возможности.
Microsoft SQL Server – это реляционная система управления базой данных (СУБД). В реляционных базах данных данные хранятся в таблицах. Взаимосвязанные данные могут группироваться в таблицы, кроме того, могут быть установлены также и взаимоотношения между таблицами. Отсюда и произошло название реляционные – от английского слова relational (родственный, связанный отношениями, взаимозависимый). Пользователи получают доступ к данным на сервере через приложения, а администраторы, выполняя задачи конфигурирования, администрирования и поддержки базы данных, производят непосредственный доступ к серверу. SQL Server является масштабируемой базой данных, это значит, что она может хранить значительные объемы данных и поддерживать работу многих пользователей, осуществляющих одновременный доступ к базе данных.
Microsoft SQL Server 6.5 - одна из наиболее мощных СУБД архитектуры клиент-сервер. Эта СУБД позволяет удовлетворять такие требования, предъявляемые к системам распределенной обработки данных, как тиражирование данных, параллельная обработка, поддержка больших баз данных на относительно недорогих аппаратных платформах при сохранении простоты управления и использования.
MS SQL Server не предназначен непосредственно для разработки пользовательских приложений, а выполняет функции управления базой данных. Сервер имеет средства удаленного администрирования и управления операциями, организованные на базе объектно-ориентированной распределенной среды управления. [1]
Microsoft SQL Server 6.5 предназначен исключительно для поддержки систем, работающих в среде клиент-сервер. Он поддерживает широкий спектр средств разработки и максимально прост в интеграции с приложениями, работающими на ПК.
SQL Server может тиражировать информацию в БД иных форматов, включая Oracle, IBM DB2, Sybase, Microsoft Access и другие СУБД (при наличии ODBC драйвера, отвечающего определенным требованиям).
Microsoft SQL Server 6.5 содержит Ассистент администратора. Этот инструмент позволяет назначать основные процедуры сопровождения базы данных и определять для них график выполнения. Операции по сопровождению баз данных включают проверку распределения страниц, целостности указателей в таблицах (включая системные) и индексах, обновление информации, необходимой оптимизатору, реорганизацию страниц в таблицах и индексах, создание страховочных копий таблиц и журналов транзакций. Все эти операции могут быть установлены для автоматического выполнения по заданному администратором графику.[2]
Требования к программному и аппаратному обеспечению
| Минимальные требования к процессору: | 486DX-33 (Intel Pentium), PowerPC, MIPS, R4xxx или Alpha AXP |
| Операционная система (наиболее ранняя поддерживаемая версия): | Windows NT 3.5 |
| Необходимый объем оперативной памяти, Мб: | 16 (32) |
| Занимаемый объем на жестком диске, Мб: | 80 |
| Дополнительные устройства: | привод CD-ROM |
· Поддержка различных платформ
Одним из главных событий, определивших дальнейшую судьбу Microsoft SQL Server, стало решение Microsoft сосредоточить усилия исключительно на поддержке только платформы Windows NT. Можно найти немало аргументов, подтверждающих как правильность, так и ошибочность такого решения. В результате его принятия популярность SQL Server определяется в первую очередь популярностью платформы, которую он поддерживает, в данный момент - Windows 2000 и ее будущих потомков. Эта СУБД настолько связана с операционной системой, что ее надежность, масштабируемость и производительность определяются надежностью, масштабируемостью и производительностью самой платформы, и положение SQL Server на рынке будет зависеть от выпуска новых версий Windows
· Настольные и однопользовательские версии
Чем шире используются распределенные вычисления, тем более важной оказывается возможность хранить данные где угодно, в частности на рабочей станции или переносном компьютере. Несмотря на утверждения некоторых аналитиков о том, что в эпоху Интернет-приложений настольные СУБД уже не нужны, они по-прежнему широко применяются во всех областях бизнеса. SQL Server можно применять на любых Intel-совместимых компьютерах под управлением Windows 9x, Windows NT, Windows 2000. Имеется также версия SQL Server 2000 для Windows CE, предназначенная для применения в мобильных устройствах.
Одним из преимуществ SQL Server является простота его применения, в частности администрирования. SQL Server Enterprise Manager, входящий в состав всех редакций Microsoft SQL Server (за исключением MSDE), представляет собой полнофункциональное и достаточно простое средство для администрирования этой СУБД.
По данным Transaction Processing Performance Council (TPC), SQL Server сейчас является рекордсменом по производительности.
Таким образом, главными достоинствами SQL-Server являются:
- Высокая степень защиты данных.
- Мощные средства работы с данными.
- Высокая производительность.
- Хранение больших массивов данных.
- Хранение данных, требующих соблюдения режима секретности или при не допустимости их потери.
Постепенно этот продукт, начавшись с небольшого, но амбициозного проекта, превращался в то, с чем пользователи имеют дело сегодня. Основные функции в последних версиях еще раз подтверждают тот факт, что Microsoft продолжает развивать свои продукты, стараясь удовлетворить возрастающие требования потребителей.
2. Определение маршрута движения документов в СЭД «Directum» и “Евфрат-документооборот»
Модули, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используется свободная и жесткая маршрутизация документов. При свободной маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий (или задать новый) маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при жесткой маршрутизации может выполняться обработка логических операций, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий, предположим, финансовых). В большинстве EDMS-систем модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых его необходимо приобретать отдельно. В частности, полнофункциональные модули маршрутизации разрабатывают и поставляют третьи фирмы.[3]
Евфрат
Компания Cognitive Technologies предлагает программу Евфрат. Она работает в среде MS Windows 95/98/NT/2000 и обеспечивает комплексную автоматизацию делопроизводства, включая регистрацию, контроль исполнения, организацию и обслуживание электронного архива документов, полученных из самых различных источников. К ключевым возможностям системы можно отнести:
- cоздание корпоративных электронных архивов;
- введение бумажных документов в БД системы с помощью сканера и системы распознавания CuneiForm;
- поиск текста по содержимому документов и реквизитам;
- морфологический анализ документов для повышения эффективности поиска.
Кроме того, система поддерживает графические форматы (TIF, PCX, JPG, BMP, GIF), формат электронных таблиц Excel и обеспечивает режим быстрого просмотра с сохранением оригинального форматирования.
Варианты рабочих столов Секретариат, Бухгалтерия, Отдел кадров, Страховая компания, Домашняя база Евфрат позволяют организовать рабочее место каждого конкретного сотрудника. Можно гибко управлять представлением информации, подбирать шрифты и пр. Печать информации любого типа осуществляется как через соответствующее приложение, так и напрямую из Евфрат. Имеется набор сервисных утилит для тестирования базы данных, ее сжатия и архивирования. Открытый интерфейс позволяет создавать и подключать фильтры для работы с информацией любого типа и формата.[4]