РОБІТНИКИ:
| РОБ_ІМ | РОБ_НОМ | РОБ_ЗАРП | РОБ_ВІД_НОМ |
ВІДДІЛИ:
| ВІД_НОМ | ВІД_КЕР | РОБ_ЗАРП |
Перш за все система повинна знати, що вона працює з двома інформаційно зв¢язаними файлами, їй необхідно знати структуру і зміст кожного поля (наприклад, що РОБ_ВІД_НОМ в файлі РОБІТНИКИ і ВІД_НОМ в файлі ВІДДІЛИ означають одне і те саме), а також розуміти, що зміни у першому файлі повинні викликати зміни і в другом, щоб загальний зміст був узгоджений. Наприклад, якщо на роботу приймуть нового робітника, необхідно додати запис у файл РОБІТНИКИ, а також відповідним чином змінити поле ВІД_ЗРП і ВІД_РОЗМІР у файлі ВІДДІЛИ.
Узгодженість даних є ключовим поняттям баз даних. Дійсно, якщо інформаційна система підтримує узгоджене збереження інформації в декількох файлах, можна казати, що вона підтримує базу даних – множина взаємопов¢язаних елементарних груп даних, які можуть оброблятися однією чи кількома прикладними системами. Якщо деяка допоміжна система керування даними дозволяє працювати з декількома файлами, забезпечуючи їх узгодженість, її можна назвати системою керування базами даних. Однієї лише узгодженості даних в декількох файлах не дозволяє обійтися однією лише бібліотекою функцій: така система повинна володіти деякими власними даними (мета-даними) і навіть знаннями, які визначають цілісність даних.
Але це ще не все, що вимагається від СКБД. По-перше, навіть у нашому прикладі незручно реалізовувати такі запити, як ”надати загальну чисельність відділу, в якому працює Іван Іванович Іванов”. Було б набагато простіше, якби СКБД дозволяла сформулювати такий запит на рідній і зрозумілій нам мові. Мову, яку потрібно опанувати для такого випадку називають мовою запитів до баз даних. Наприклад, на мові SQL (StructuredQueryLanguage) наш запит можна було виразити у формі:
SELECT РОБ_РОЗМІР
FROM РОБІТНИКИ, ВІДДІЛИ
WHERE РОБ_ІМ=”Іван Іванович Іванов”
ANDСОТР_ОТД_НОМ=ОТД_НОМЕР
При формулюванні запиту СКБД дозволить не замислюватись над тим, яким чином буде виконуватися цей запит. Серед безлічі її мета-даних міститиметься інформація про те, що поле РОБ_ІМ є ключовим для файлу співробітники, а ВІД_НОМ - ключовим для файлу ВІДДІЛИ, і система сама скористається цим.