Реалізація першого підходу дає обмежений ефект, який виражається в локальних змінах у методології системи обліку. Система обліку удосконалюється, в основному, в напрямку задоволення вимог комп'ютеризації, наприклад, складання та введення кодів, впорядкування первинних документів і документообігу тощо. Такий, суто індивідуальний, підхід був придатний для механізації завдань обліку з використанням клавішних та перфораційних обчислювальних машин, а також при частковій механізації окремих етапів облікових функцій на комп'ютері, в результаті чого здійснювалась обробка інформації з окремих розрізнених ділянок бухгалтерського обліку.
Обчислювальна техніка не вносить жодних змін до принципів облікової реєстрації, і ці принципи є незмінною основою облікової реєстрації при використанні комп'ютерної техніки. Використання обчислювальної техніки в обліку не зачіпає методологічних принципів того або іншого виду обліку, а тільки змінює технологію обробки облікової інформації.
В умовах КСБО методологія обліку змінюється в різних напрямах: змінюється система бухгалтерського обліку, перебудовується методологія обліку, змінюється обліковий процес, підвищується рівень управління, відбувається якісна та кількісна зміна облікового апарату та його функцій.
Найважливіші відмінності організації бухгалтерського обліку за допомогою комп'ютерної техніки надано у вигляді таблиці (табл. 2.1).
Таблиця 2.1.Основні відмінності організації обліку при комп'ютеризованому та без комп’ютерному способах обробки облікової інформації
| Елементи організації бухгалтерського обліку | Способи ведення облікових записів | |
| Без комп'ютерний | Комп'ютеризований | |
| Застосування обчислювальної техніки в бухгалтерському обліку | Механізація окремих ділянок облікових робіт | Вирішення завдання комп'ютеризації бухгалтерського обліку під час системної комп'ютеризації господарської діяльності підприємства |
| Зв'язок управління та^бухгалтерськогообліку | Обробка облікових даних відокремлюється від процесу управління. Управлінці використовують готові зведені дані | Обліковий процес не виділяється із загального процесу управління. Управлінці використовують оперативні облікові дані |
| Регламентація роботи облікового апарату | Посадові інструкції, положення про бухгалтерію, накази та розпорядження керівництва, плани та графіки роботи бухгалтерії, схеми документообігу | Праця персоналу організовується відповідно до технології, передбаченої в комп'ютеризованій системі бухгалтерського обліку |
Автоматизація обліку вносить певні зміни до технології роботи бухгалтерії. Так, один виконавець поєднує функції декількох суміжних ділянок обліку, наприклад, касир не тільки виписує прибуткові та видаткові касові ордери, але й розносить їх суми по облікових регістрах. Те ж саме відбувається при обробці одного первинного документу, який стосується декількох ділянок обліку. При проведенні оплати послуг постачальнику платіжним дорученням одночасно можна обробити і рахунок постачальника, дані – якого розносяться по об'єктах та шифрах аналітичного обліку. При цьому одразу ж формуються відомості про витрати на виробництво. Всі названі вище операції може виконати одна людина, до того ж, тільки вони відповідає за результати своєї роботи.
Реальний масштаб часу введення бухгалтерських операцій за допомогою комп'ютерної мережі дозволяє суттєво прискорити весь процес обліку. При зміні даних на одному робочому місці результати одразу ж стають доступними всім користувачам, які працюють в цій мережі. Тому при такій організації вимагається висока дисципліна користувачів і відповідна кваліфікація всіх співробітників, які вносять інформацію до загальної бази даних.
Стандартні підходи до обробки даних (єдина ідеологія побудови системи, стандартні елементи організації робочих місць тощо) дають можливість взаємозамінювати бухгалтерів на різних ділянках роботи. Завдяки цьому скорочується кількість часу працівників бухгалтерії на виконання облікових функцій, зростають можливості для аналізу, статистичної обробки та підготовки аналітичної інформації, призначеної для ефективного управління підприємством.
Спеціалізовані бухгалтерські програми дозволяють:
1) складати оборотну відомість і баланс в будь-який момент часу при будь-якій кількості введених господарських операцій. Це надає можливість в процесі обліку складати кілька проміжних оборотних відомостей для визначення собівартості продукції з врахуванням незавершеного виробництва, обороту по реалізації, прибутку, окремих податків тощо;
2) в будь-який момент часу коригувати введені операції:
- змінювати суму, дату, зміст і коментарі;
– доповнювати журнал операцій новими операціями в будь-якому місці і порядку;
– цілком та безслідно знищувати будь-які операції;
3) будувати різноманітні звіти на підставі журналу операцій.
Головним призначенням бухгалтерської програми є полегшення рутинної роботи бухгалтера зі складання різних відомостей, журналів та звітів. За умови правильного рознесення сум первинних документів по синтетичних рахунках, точного зазначення аналітичних об'єктів зведені дані розраховуються комп'ютером автоматично. До того ж, вкрай низькою є ймовірність припущенняарифметичних помилок, а також помилок, пов'язаних з неправильним перенесенням тієї чи іншої цифри.
Література
1.ЗаконУкрайни «Об информации» №2567. от 02.10.92 // Відомості Верховної Ради України. – 1992. – №48.
2.Закон Украиньї «О защите информации в автоматизированных системах» №80 от 05.07.94 // Відомості Верховної Ради України. – 1994. – №31.
3.ЗаконУкраиньї «0 банках и банковской деятельности» №872 от 20.03.91 // Відомості Верховної Ради України. – 1991. – №25.
4. ДСТУ 2874–94. Бази даних. Терміни та визначення. – К.: Держстандарт України. – 1995. – 32 с.
5.ДСТУ 2938–94. Системи оброблення інформації. Основні поняття. Терміни та визначення. – К.: Держстандарт України. – 1995. – 32 с.
6.ДСТУ 2940–94. Системи оброблення інформації. Керування процесами оброблення даних. Терміни та визначення. – К.: Держстандарт України.
– 1995. – 28 с.
7.ДСТУ 2941–94. Системи оброблення інформації. Розроблення систем. Терміни та визначення. – К.: Держстандарт України. – 1995. – 20 с.
8. Автоматизированньїе рабочие места. – К.: Техника, 1980. – 128 с.
9. Автоматизация расчетнмх операций банков и фондових бирж. – М.: финансьі и статистика – 1992. –• 208 с.
10. Автоматизированньїерабочие места на основе персональних ЗВМ.
– М.: Радио и связь, 1989. – 176 с.
11. Автоматизированньїе системи обработки финансово-кредитной информации /Под ред. В.С. Рожнова. – М.: Финанси и статистика, 1990. – 256 с.
12.Автоматизированньїе системи обработки зкономической информации / Под ред. В.С. Рожнова. – М.: Финанси и статистика, 1983. – 272 с.
13. Автоматизацияучета на базе персональних ЗВМ. – М.: Финанси и статистика, 1991. – 192 с.