Фізична структура даних: символ, поле, агрегат даних, запис, файл, база даних
Оскільки процес управління неможливий без перетворення інформації, організація інформаційного забезпечення автоматизованої інформаційної системи (АІС) має важливе значення. Система інформаційного забезпечення АІС будується залежно від ряду чинників і передбачає створення єдиного інформаційного фонду, систематизацію та уніфікацію показників і документів, розроблення засобів формалізованого опису даних та ін. Все це свідчить про складність і багатоаспектність розроблення та структурної побудови інформаційного забезпечення залежно від задач, що розв'язуються, структури економічної системи загалом, складу функцій управління, засобів перетворення інформації, форм подання даних.
Інформаційне забезпечення є найважливішим елементом АІС, будучи забезпечувальною підсистемою при розв'язуванні задач управління, наповнюючи їх конкретним змістом. Для функціональних підсистем АІС воно є сукупністю інформаційних ресурсів.
Призначене воно для підвищення якості управління господарською діяльністю на основі здобуття вірогідних і своєчасних даних, необхідних для прийняття управлінських рішень.
Інформаційне забезпечення включає:
–єдину систему класифікації та кодування ТЕП і в діяльності об’єкта управління;
– уніфіковану систему первинної документації;
– масиви інформації, що використовуються для розв'язання задач управління.
У процесі розроблення інформаційного забезпечення слід визначити:
—склад інформації (перелік інформаційних одиниць або сукупностей, необхідних для розв'язання комплексу задач);
—структуру інформації та закономірності її перетворення, тобто правила формування показників і документів;
—характеристики руху інформації (обсяг та інтенсивність потоків, маршрути руху, часові характеристики);
—характеристики якості інформації (систему кількісних оцінок корисності, значущості, повноти, своєчасності, вірогідності інформації);
—способи перетворення інформації.
Основною функцією інформаційного забезпечення є надійне збереження на машинних носіях необхідних даних для розв'язання задач користувачів і зручний доступ до цих даних.
Інформаційне забезпечення АІС поділяються на позамашинне та внутрімашинне. Це зумовлено тим, що первинна інформація зароджується у позамашінній сфері та характеризує процеси, явища, об'єкти ПС. Як правило, первинна інформація фіксується в первинних документах, що містять як НДІ, так і оперативну, облікову інформацію.
Для реалізації завдань користувача на АРМі дані позамашинної сфери мають бути перенесені на машинний носій, де вони утворять машинну інформаційну базу (ІБ).
Ядром інформаційного забезпечення АІС є ІБ – сукупність впорядкованої інформації, що використовується при функціонуванні АІС. За складом, змістом вона має відповідати вимогам тих задач ПС, які розв'язуються на її основі. За сферою функціонування виділяють позамашинну і внутрімашинну ІБ.
Позамашинна ІБ. До неї належить частина ІБ – сукупність повідомлень, сигналів і документів, що використовуються при функціонуванні АІС, яка сприймається людиною без застосування засобів обчислювальної техніки. Це сукупність усіх документованих даних (відомостей). Основним носієм інформації у позамашинному середовищі є документи. За ознакою інформації, що міститься, і своїм призначенням (подальшим використанням) документи поділяють на первинні (вхідні) та похідні (вихідні).
Вхідні документи містять первинну необроблену інформацію. Вони поділяються на нормативно-довідкові й оперативні. Перші належать до категорії уловно-сталої інформації і містять різні регламентуючі норми та нормативи, характеристики різних об'єктів, ціни, тарифи, які тривалий час використовуються в розрахунках без зміни. Склад нормативно-довідкових документів визначається характером ПС й особливістю системи управління об'єктом. На основі цих документів здійснюється первинне завантаження файлів НДІ, які утворюють нормативно-довідковий інформаційний фонд АІС (фонд НДІ). До нормативно-довідкових документів належать конструкторські та технологічні документи, довідники, класифікатори, номенклатури-цінники, договори й ін.
Для внесення змін до ІБ, підтримки її в актуальному стані застосовується первинний документ «Повідомлення про зміну», який складається за схемою «Є – має бути». При доданні запису до ІБ заповнюється права сторона документа (має бути), при видаленні запису – ліва «є», а при коректуванні запису заповнюються обидві сторони.
Оперативні документи містять інформацію, що відображає Поточний стан об'єкта управління. Ця інформація змінюється за кожної її фіксації. Інформація первинних оперативних документів служить для введення оперативної інформації в ЕОМ. На їх основі формуються оперативні файли.
До оперативних документів належать облікові прибутково-витратні документи на товари і матеріали, накладні, платіжні документи та ін. Різновидом оперативних документів є «Запити» (документи, які містять умови пошуку даних в ІБ, а також ті, що ініціюють виконання розрахунків). Запити можуть вводитися в бездокументній формі формуванням їх на екрані монітора.
Похідні (вихідні) документи формуються в процесі автоматизованого оброблення і видаються як результат. Вони формуються на основі інформації оперативних файлів і файлів НДІ, містять інформацію, необхідну для прийняття управлінських рішень на різних рівнях управління об'єктом. Для прийняття оперативних управлінських рішень інформація вихідного документа може бути видана тільки на екрані монітора. Вихідні документи містять текстову, цифрову, графічну інформацію.
Під час розроблення позамашинної ІБ необхідно дотримуватися вимог щодо їх форми, змісту, порядку заповнення документів. В умовах функціонування АРМу первинні документи можуть заповнюватися автоматизованим способом з використанням файлів НДІ. Вихідні документи мають відповідати своєму призначенню, періодичності складання, формату, певній послідовності розташування реквізитів.
У банківських ІС вихідні звітні документи передаються по ЕП у формі повідомлень стандартного формату і роздруковуються в пункті приймання повідомлень.
До засобів організації та ведення позамашинної ІБ належать:
—системи класифікації та кодування техніко-економічної інформації, що міститься в документах ПС;
УСД, які містять уніфіковані типові форми документів (формуляри-зразки), рекомендовані для використання в АІС;
До складу ІФ входять такі файли: НДІ, які використовуються тривалий час без зміни в багатьох циклах оброблення (ці файли створюються при первинному завантаженні ІФ, у процесі експлуатації в них вносяться корективи в міру надходження сповіщень про зміну); оперативні, інформація яких оновлюється в міру здійснення господарських операцій, накопичується за певний період, після закінчення якого підлягає узагальненню та обробленню, а потім стирається або заноситься в архів; вихідні, що формуються у процесі розв'язування задач управління і використовуються для розв'язання інших задач або чергового розв'язання задачі, в якій сформовано файл; архівні, що накопичуються і зберігають інформацію попередніх періодів.
Для кожної ПС склад і структура файлів – різні.
Найефективнішою організацією ІФ є організація логічно взаємозв'язаних файлів у вигляді БД – інтегрованої сукупності даних, що не дублюються, на основі яких розв'язуються всі задачі ПС.
Внутрімашинну ІБ складають незалежні масиви даних, що мають файлову організацію і створені у прикладних програмах, написаних алгоритмічними мовами.
Серед засобів організації та ведення внутрімашинної ІБ є програмні засоби організації, ведення і доступу до ІБ, технологічні інструкції з ведення ІБ.
До програмних засобів належать: СУБД; програмні засоби ведення, оброблення, контролю даних, які використовуються у великих ІБ на етапі передбазового оброблення; сервісні засоби, що включають програми копіювання, архівування, відновлення даних, антивірусні, мережні утиліти та ін.
Особливе значення для створення і ведення ІБ має СУБД. Вона є універсальним прикладним програмним засобом загального призначення. Цей ефективний програмний засіб, призначений для організації та ведення логічно взаємозв'язаних даних на МД, забезпечує доступ до них й інтеграцію даних, що не дублюються, в БД і їх багатоцільове використання, підтримує цілісність та несуперечність усіх даних у БД, можливість одноразового введення даних, їх захист від перебоїв і несанкціонованого доступу.
Для забезпечення процесів створення ІБ на МД та її експлуатації потрібні відповідні технологічні інструкції користувачеві. У них визначається технологія всіх процесів створення ІБ і її ведення. Це інструкції з ведення ІБ та її коректування, які регламентують процес підтримки БД і програмних засобів її ведення в робочому стані.
При створенні БД колективного користування, в тому числі в мережі ПК, розробляється інструкція для адміністратора БД, в якій визначаються функції персоналу щодо забезпечення доступу користувачів до спільно БД, дотримання вимог із захисту інформації від несанкціонованого доступу, відповідальності за надійне зберігання даних.
Для задоволення інформаційних потреб усіх користувачів в АІС існує банк даних (БнД) – один з основних компонентів інформаційного забезпечення ІС, який ще називають системою БД, що не змінює смислове навантаження цього поняття.
До БнД входять такі складові: обчислювальна система (сукупність апаратного або технічного та програмного забезпечення); БД; СУБД; словник даних (метаданих); група адміністратора БД.
Інформаційним ядром цієї системи є база даних.
База даних – динамічна модель, яка відображає семантику ПС та інформаційні запити кінцевих користувачів /О.