Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначення.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.
Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци.
Абзац – це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Середня довжина абзацу має бути 4-6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення. Слід пам’ятати, якою б не була його довжина, абзац – це внутрішньо замкнене смислове ціле, що виражає закінчену думку.
Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існує дві системи нумерації – комбінована (традиційна) й нова.
Комбінована (традиційна) ґрунтується на використанні різних типів знаків – слів, літер, арабських та римських цифр. Ця система використання різних позначень обов’язково має бути логічною, послідовною і будуватися за ознакою зростання.
Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи цю систему, слід дотримуватися таких правил:
· після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;
· номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу: розділи – 1.; 2.; 3.; 4.;
номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою – 1.2.; 1.3.; номер пункту містить порядковий номер розділу, підрозділу й пункту, відокремлених крапкою – 1.1.1.; 1.2.2.; номер підпункту складається з номера розділу, підрозділу, пункту, підпункту, відокремлених крапкою – 1.1.1.1.; 1.2.2.2. і т.д.
Застосування нової системи нумерації спрощує оброблення документів та дозволяє не вживати словесних найменувань і символів.
| Комбінована (традиційна) | Нова | |
| А. Б. В. | Розділ І | 1 |
| I. II. III. | Частина 1 | 1.1 |
| І. 2. 3. | Частина 2 | 1.2 |
| 1); 2); 3); | пункт 1 | 1.2.1 |
| а); б); в); | §1 | 1.2.2.1 |
| §2 | 1.3 | |
| 2 | ||
| і т. д. | ||
Головні вимоги до документів, що виготовляються за допомогою друкувальних пристроїв, визначає ГОСТ 6.38—90.
У разі виготовлення документів машинописним способом використовують вісім стандартних положень табулятора:
0 (нульове) — від межі лівого берега для друкування змінних реквізитів 19, 21 (без абзаців), 22 (лише слова «Підстава», «Додаток»), 23 (лише назва посади), 24, 25, 27 (крім слова «Копія» й розшифрування підпису), 28, 29 (останній прийнято записувати від руки), а також слів «СЛУХАЛИ:», «ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:» — у протоколах, витягах із протоколів, «НАКАЗУЮ:» — в наказах, «ПРОПОНУЮ:», «ДОЗВОЛЯЮ:» — в розпорядженнях;
1-е — після 5 друкованих знаків від межі лівого берега для початку абзаців у тексті;
2-е — після 16 друкованих знаків від межі лівого берега для складання таблиць, трафаретних текстів, друкування реквізиту 12, слова «від» У реквізиті 13; рекомендується друкувати текст у реквізиті 22 (можна друкувати й через пробіл після слів «Додаток:», «Підстава:»), розшифрування підписів у реквізитах 23 (першого при подвійному), 24, 25;
3-є — після 24 друкованих знаків від межі лівого берега для складання таблиць і трафаретних текстів;
4-е — після 32 друкованих знаків від межі лівого берега для друкування реквізиту 16 (дозволяється друкувати на 3—4 знаки праворуч від середини робочої площі);
5-е — після 40 друкованих знаків від межі лівого берега для друкування реквізитів 15, 17;
6-е — після 48 друкованих знаків від межі лівого берега для друкування розшифрування підписів у реквізитах 17, 23, 27;
7-е — після 56 друкованих знаків від межі лівого берега для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для проставляння реквізитів 4, 5, друкування слова «Копія» в реквізиті 27.
Текст документів на аркушах (бланках) формату А4 друкують через 1,5 (півтора) міжрядкових інтервала, а на аркушах (бланках) формату А5 — через 1 (один) міжрядковий інтервал [якщо обсяг тексту документа, виготовленого на аркуші (бланку) формату А5, невеликий, то його можна друкувати через 1,5 інтервала]. Тексти документів, що підготовлені до видання друкарським способом, а також тексти доповідей, виступів друкуються через 2 міжрядкових інтервали. Якщо текст у реквізиті 22 складається з кількох рядків, то його друкують через 1 міжрядковий інтервал. Реквізити (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий 1нтервал. Складові частини реквізитів 16, 17, 22, 23, 24, 25 відокремлюють одну від одної півтора-двома міжрядковими інтервалами.
Реквізити документа відокремлюють один від одного двома-трьома міжрядковими інтервалами: двома — переважно в разі виготовлення документа на бланку формату А5, трьома — на бланку формату А4.
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) 28 знаків. Якщо довжина реквізиту 19 (заголовок до тексту) перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), то його можна продовжити до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка до тексту не ставлять.
Якщо в документі кілька грифів затвердження, грифів погодження, то їх розташовують на одному рівні вертикальними рядами, починаючи від 0 та 5-го положень табулятора.
Якщо документ оформляють на двох чи більше аркушах, то другий і наступні мають бути пронумеровані арабськими цифрами. Номери сторінок проставляють посередині довжини робочої площі на верхньому березі без слова «сторінка» (с.) та розділових знаків. Якщо документ оформлено лише на одному аркуші з двох боків, то другу сторінку не нумерують.
Позначення одиниць слід указувати після числових значень величин і розміщувати в рядок із ними (не переносити на наступний рядок). Між останньою цифрою числа й позначенням одиниці слід залишати пробіл. Багатозначні числа розбиваються на класи по три цифри справа наліво і відокремлюються одна від одної проміжком в один знак. Чотиризначні числа не поділяються на класи. Наприклад: 1513; 1997.
Не розбивають на групи цифри в числах, що позначають номер (після знака номера), в марках машин, механізмів, у позначеннях нормативних документів. Цифри, як арабські, так i римські, відокремлюються від слів проміжком. Винятком є букви, що входять до складу словесно-цифрових позначень, які пишуться разом або через дефіс. Наприклад: будинок 7б; до справи 34Б; стереопрогравач «Діана П406С».
Порядкові числівники мають відмінкові закінчення, які пишуться через дефіс. Наприклад: 1-ша лінія; 3-тє видання.. Якщо записаний цілий ряд порядкових числiвникiв, то відмінкове закінчення ставлять тільки після останньої цифри. Наприклад: 1, 2 i 3-й томи. Порядкові числівники, що позначаються римськими цифрами, пишуться без вiдмiнкових закінчень. Наприклад: II ґатунок; I курс. Складні прикметники, першою частиною яких є числівник‚ що позначається цифрою, пишуть без вiдмiнкових закінчень через дефіс. Наприклад: 2-ступеневий; 5-поверховий. Десяткові дроби, як і цілі числа , поділяють пробілами на групи по три знаки в кожній, але після коми в зворотному напрямі порівняно з цілими, наприклад: 25, 128 137; 3, 887 93; 42, 140 1. Прості дроби пишуться через косу риску в одну лінію. Промiжка між чисельником i знаменником не роблять. Наприклад: 4/5; 2/3; 1/4. У змішаних дробах ціле число вiддiляють від дробової частини інтервалом в один знак. Наприклад: 1 2/3. Римські цифри від слів відокремлюють проміжком. Наприклад:
ХХ століття. Показники степеня та індекси пишуть разом із цифрою: 10²; 25³.
Числівник це частина мови, що позначає кількість предметів або їх порядок при лічбі і відповідає на питання скільки? котрий? (сьомий, тисяча п’ятсот, півтори).
Числівники поділяються на:
| 1. | кількісні - порядковіу складі кількісних:· власне кількісні; · збірні; · дробові; · неозначено- кількісні |
| 2. | прості - складні - складені |
Кількісні числівники – позначають кількість предметів і відповідають на питання скільки? Виділяються власне кількісні, дробові, збірні, неозначено-кількісні числівники:
Власне кількісні – числівники називають ціле число або визначену кількість предметів, що не поділені на частини.
| числівники | приклади |
| власне кількісні | десять, три, два, двадцять, сто |
Дробові – числівники називають дробове число або певну кількість як частину від цілого:
| числівники | приклади |
| дробові | шість восьмих, дві третіх, сім цілих і сім десятих |
Дробовим числівником називається також числівник, який називає дробову величину в сполученні з цілим числом (три цілих і дві десятих, дванадцять дві цілих і одна третя). До дробових числівників також належать числівники півтора і півтораста.
Збірні – числівники визначають кількість предметів як сукупність:
| числівники | приклади |
| збірні | двоє, четверо, одинадцятеро |
Кількість збірних числівників обмежена це слова від двоє до десятеро, від одинадцятеро до двадцятеро, а також тридцятеро, обоє, обидва, двійко, трійко, четвірко, п’ятірко. Збірні числівники не можуть бути складеними.