С чего начнем? Получать нам пока еще нечего — только что созданный почтовый ящик пуст, и вряд ли можно ожидать, что в нем что-то появится... пока вы не напишете письмо сами. Например, знакомому или партнеру по бизнесу. Или любимой девушке... Мол, поздравьте меня, я в Интернете!
Нажмите кнопку «Создать сообщение» на панели OutlookExpress. Перед вами появится чистый бланк письма, который вы и будете добросовестно заполнять в ближайшие пять минут.
Начать нужно с адресата — человека, которому вы собираетесь черкнуть пару строчек. Ввести этот адрес нужно в строку «Кому». Никаких имен, никаких кавычек, никаких пробелов. Просто адрес — например, lasarus@iname.com.
Выглядит скучно. Но вы можете поступить и по-другому — внести имя и e-mail вашего адресата в Адресную книгу (кнопка Адреса, меню Новый). Добросовестно заполните все поля (впрочем, вполне достаточно ввести имя, фамилию и электронный адрес) — и имя нужного вам человека появится в окне Контакты. А в будущем для создания нового письма этому человеку вам нужно будет просто щелкнуть по его имени, и именно имя (а не безликий электронный адрес) появится в строчке «Кому» вашего будущего письма. Открыть адресную книгу можно, щелкнув мышкой по кнопке «Кому».
Письмо можно разослать и нескольким адресатам — для этого нужно указать всех получателей в строке «Кому». Впишите в поле «Кому» электронный адрес всех получателей письма через точку с запятой (или, щелкнув мышкой по кнопке «Кому», выберите нескольких получателей из Адресной книги). Однако лучше поступить по-другому — оставить в строчке «Кому» только одного адресата, а всех остальных поместить в следующую строчку — «Копии». В этом случае каждый адресат из вашего списка получателей потешит свое тщеславие, узрев свое имя наверху, а всех остальных — внизу. Мол, он главный!
Вы можете создать красочные письма с поздравлениями, признаниями в любви и так далее с помощью специальных бланков-шаблонов, своеобразных «электронных почтовых открыток».
Можно еще очень много времени объяснять принцип работы OutlookExpress, но лучше всего самому поседеть пару часиков за «компом», нежели я сейчас буду перечислять это. И поверьте, лучше один раз попробовать, чем пять раз прочитать.
РАБОТА ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ В WWW
Интернет и World Wide Web (Всемирная информационная паутина) изменили способ общения людей. Почему? Все очень просто – уже давно многие люди и даже целые организации используют всемирную сеть для того, чтобы связаться с друзьями, родственниками, коллегами, деловыми партнерами и т.д. Конечно же, Интернет предлагает массу новостей, развлекательных, образовательных и других ресурсов, но очень большую долю данных, пересылаемых через Интернет, занимают сообщения электронной почты.
Электронная почта используется для пересылки текстовых сообщений и файлов между разными людьми, группами людей и даже целыми организациями. На некоторых предприятиях электронная почта – это мощный инструмент, способный заменить целую кучу бумажек, которые, так некстати, засоряют рабочие места. Помимо этого, используя возможности Интернета быстро передавать информацию, люди могут поддерживать оперативную и регулярную связь. Конечно же, без электронной почты, это было бы невозможно.
Итак, что такое электронная почта и как с ней работать? Помните, знаменитое: «На деревню дедушке. Константину Макаровичу»? У письма Вани Жукова не было никаких шансов попасть к адресату, деревень и дедушек так много, как и людей с именем Константин Макарович. Как для обычной бумажной почты, для электронной, существуют некие правила, соблюдая которые, вы будете твердо уверены в том, что ваше письмо дойдет до адресата. Прежде всего, необходимо понять формат адреса электронной почты. Если этот адрес будет введен неправильно, то ваше письмо не будет послано или попадет к другому адресату.
Адрес электронной почты имеет вот такой вид: имя_пользователя@имя_домена.зона (например: smailik@teenclub.ru, где smailik – имя адресата, @ - служебный символ, отделяющий имя пользователя, от имени домена (в народе «собака»), teenclub – имя домена, ru – имя зоны Интернета, в которой расположен домен).
Как правило, имя_пользователя в адресе – это реальное имя владельца этого адреса, наименование организации, псевдоним или сокращение от имени и фамилии пользователя. Ниже приведены примеры адресов электронной почты:
dimklim@msn.cоm, alex@teenсlub.ru, smilik@smilik.ru
Иногда имя домена может состоять из нескольких частей, отделенных точками, например: boys@fizmat.teenclub.ru
Имена электронной почты не чувствительны к регистру символов. Поэтому адреса smilik@smilik.ru, SMILIK@SMILIK.RU и SmIlIk@SmIlIk.Ru идентичны и поступят в один и тот же почтовый ящик.
Не менее, важная деталь электронной почты – это ее стандартные протоколы. Именно при помощи них сообщения доходят до адресата. Наиболее часто используемый протокол Интернета SMTP (простой протокол передачи данных). Главный компьютер – почтовый сервер – обрабатывает исходящую и входящую почту, соединяется с другими SMTP серверами для пересылки предназначенных им сообщений. Еще один популярный протокол РОР3 (Почтовый протокол для офиса версия 3). Он используется для загрузки электронной почты с главного компьютера на ваш. Кроме того, для пересылки сообщений электронной почты иногда используются протоколы IMAP и HTTP.
Помимо протоколов передачи данных, существуют еще и стандарт на формат сообщений электронной почты – MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions – Многоцелевое расширение почты Интернета). Эти стандарты приняты для того, чтобы любой пользователь мог прочитать сообщение, которое ему направлено.
Процессы получения и отправки электронной почты через Интернет довольно просты. Существует несколько способов:
- используя протокол HTTP и web-интерфейс бесплатных почтовых серверов;
- используя правильно настроенные почтовые программы;
- используя специальные коммуникационные службы, такие как MSN или AOL.
Что даст Вам использование электронной почты?
Электронная почта является наиболее популярным дополнением к вычислительным сетям использующимися в крупных организациях для координации деятельности всех сотрудников. При использовании для связи между сотрудниками она оказывается удобнее телефона, так как позволяет оперативно передавать такую информацию, как отчеты, таблицы, диаграммы и т. п., которые по телефону передать невозможно. Обычно электронная почта работает в пределах локальной сети, но такие системы как Internet предлагают электронно-почтовые услуги в районном, национальном или даже в мировом масштабе. Работа электронной почты не зависит от места нахождения, времени, и Вы можете вести переписку с адресатом, который находится на другом конце света и, возможно, не находится на рабочем месте в то время, когда Вы передаете ему свое сообщение.
Электронная почта способна заменить в большинстве случаев телефон, автоответчик, факс и почти всегда заменяет обычную бумажную переписку экономя при этом Ваши деньги, тонны бумаги и сохраняет, что не маловажно в наше время, Ваши нервы когда Вы пытаетесь дозвониться до адресата, ждете важную телефонограмму, пытаетесь отправить факс по не качественным телефонным каналам, или тщетно пытаетесь найти очень важную бумагу на своем рабочем столе.
Электронная почта демонстрирует наилучшие качества компьютера, предназначенного для управления рабочими процессами, ведения коммерции и т. п. Уже ни для кого не является секретом или открытием, что эффективные средства коммуникации играют чрезвычайно важную роль во многих сферах человеческой деятельности. При отсутствии хорошей связи в бизнесе соотношение прибыль/потери вряд ли будет хорошим. Поэтому правильно поступают те компании, которые осознают важность коммуникационных средств, в том числе и электронной почты.
Ознакомившись с выше изложенным, наверняка, Вам захочется оценить, действительно ли Вы нуждаетесь в электронной почте. Одним из важных факторов является структура и размеры Вашей организации и офиса. Если он не велик и рабочие места сотрудников расположены близко друг от друга, и вам нет необходимости получать информацию от сторонних фирм, организаций, а также Ваши расходы по междугородним телефонным разговорам не велики (или они Вас устраивают), то, возможно, Вам электронная почта не нужна. В маленькой организации записка, положенная на стол, может быть не менее эффективной, чем полученная по электронной почте. Не нужно стремиться к высокой технологии только ради нее самой.
Если же Ваша компания нуждается в постоянном получении информации (служебной, коммерческой или любой другой), опыт последних лет развития коммуникаций убедительно показывает, что электронная почта это самый дешевый, быстрый, надежный и эффективный источник получения необходимой информации. Не дорогую, но эффективную, электронную почту можно установить, имея всего лишь компьютер с программой электронной почты, модем и телефонную линию. Зарегистрировавшись у местного провайдера Internet и открыв у него свой почтовый ящик, Вы можете отправлять и получать электронную информацию, и при этом тратить деньги гораздо меньшие чем при междугородних переговорах.
Если же ваша компания большая, имеет территориально удаленные филиалы, Ваши сотрудники часто выезжают за пределы своего офиса, если вам трудно собрать всех нужных исполнителей вместе для обсуждения проектов, то электронная почта наверняка будет весьма полезной. При отсутствии современных качественных коммуникаций управлять большой компанией весьма затруднительно и не эффективно. В этом случае будет представлять большой интерес не только система электронной почты, но и создание корпоративных сетей, а так же средства для обеспечения координации деятельности рабочих групп.
Достоинства и необходимость электронной почты мы уже рассмотрели. Корпоративные сети в крупных организациях позволяют объединить удаленные офисы и филиалы, расположенные даже в других регионах, и пользоваться всеми преимуществами компьютерной сети общим дисковым пространством, архивами, общими прикладными программами и ввод в них данных, электронной почтой. Средства для обеспечения координации деятельности рабочих групп позволяют решать комплекс задач, которые также могут быть решены при помощи корпоративных сетей, - это планирование и управление работой над проектами, ведение общего баланса, платежных документов и финансовой деятельности, вести общий календарь событий и т. п.