Системы электронного документооборота (СЭД) обеспечивают совместную работу с документами любого вида и формата. Они сопровождают бизнес-процессы предприятия, способствуя поступательной миграции от бумажного документооборота к использованию электронных документов. Уверенно входя в практику корпоративных информационных систем, управление электронными документами позволяет унифицировать обработку документов для осуществления управления деловыми процессами в гетерогенной среде.
"Решения, предлагаемые в области автоматизации электронного документооборота, позволяют существенно сократить время, затраченное на обработку информации и принятие руководящих решений, а также повысить контроль за исполнением управленческих регламентов и обработкой корпоративной документации.
Эти преимущества достигаются за счет комплексного подхода к автоматизации электронного документооборота. Проводится полное обследование бизнес-процессов предприятия для разработки общей концепции обеспечения электронного документооборота, определения типовых делопроизводственных функций и процессов и их интеграции с существующими информационными системами. "[7]
Эскиз первичного документа будет спроектирован в следующей форме:
| С/х предприятие | Код | Структурное подразделение | Код | Дата |
Ведомость учета площади посева сельскохозяйственных культур:
| Культура | Код наименования культур | Площадь посева, га |
| Пшеница Мильтрум | 0101 | 2380 |
| Пшеница Лютесцен | 0102 | 1890 |
| Ячмень яровой | 0201 | 450 |
| Овес | 0301 | 230 |
| Просо | 0401 | 160 |
| Ячмень озимый | 0202 | 400 |
| Рожь озимая | 0501 | 400 |
| Горох | 0601 | 290 |
Бухгалтер________________
Эскиз справочника будет иметь следующий вид:
| С/х предприятие | Код | Структурное подразделение | Код |
Справочник норм высева семян:
| Культура | Код наименования культур | Норма высева семян, ц/га |
| Пшеница Мильтрум | 0101 | 1, 20 |
| Пшеница Лютесцен | 0102 | 1, 20 |
| Ячмень яровой | 0201 | 1,25 |
| Овес | 0301 | 1,15 |
| Просо | 0401 | 0,90 |
| Ячмень озимый | 0202 | 1,30 |
| Рожь озимая | 0501 | 1, 20 |
| Горох | 0601 | 1,10 |
Бухгалтер________________
Эскизы документов должны быть заполнены исходными данными в соответствии с условием задачи и соответственно спроектированных кодификаторов номенклатур признаков.
Таблица 7. Макет Ведомости учета площади посева сельскохозяйственных культур
| Реквизит | Шаблон |
| Код предприятия | 999 |
| Код структурного подразделения | 99 |
| Дата | Х (8) |
| Код наименования культур | 9999 |
| Площадь посева | 9 (4) |
Таблица 8. Макет Справочника норм высева семян
| Реквизит | Шаблон |
| Код предприятия | 999 |
| Код структурного подразделения | 99 |
| Культура | Х (16) |
| Код наименования культур | 9999 |
| Норма высева семян, ц/га | 9Т99 |
Таблица 9.
| Наименование выходного документа | Назначение документа | Сроки составления документа | Количество экземпляров | Исходные массивы информации | Состав массива |
| Ведомость расчета потребности в семенах культур для каждого сельскохозяйственного предприятия | для принятия решений главным агрономом предприятия | один раз в год | 3 | МР01СМС01С | Код наименования культурПлощадь посеваКод предприятияКод подразделенияДатаКод предприятияКод подразделенияКод наименования культурКультураНорма высева семян |
"Экономический документ - это определенным образом организованная совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей. "[8] Он является основной и наиболее удобной формой представления информации с точки зрения управления, т.к на ряду с наглядностью предоставления информации, необходимой для решения задач или является результатом ее решения, он содержит атрибуты, придающие ему юридический статус. Наиболее распространенная форма - табличная. Включает общую часть (название документа, общие по составу и значению реквизиты для всех данных), предметную (реквизиты, характеризующие особенности экономических показателей), оформительскую (атрибуты непосредственно не участвующие в процессе обработки информации, но придающие юридическую силу, так как содержит подпись) части. Еще есть упрощенная табличная форма (наименования реквизитов в боковике, рядом с которыми проставляются конкретные значения реквизитов). Экономические документы могут содержать шапку и боковик, такая форма удобна для отчетностей.
"Определение состава реквизитов выходной информации зависит от поставленной перед задачей цели; состав реквизитов должен быть необходимым и достаточным для организации работы специалиста подразделения."[9]
Последовательность расположения реквизитов определяется правилами распределения реквизитов по частям документа (заголовочной, содержательной, оформительской) и отдельным зонам. Внутри зон реквизиты также располагаются по установленным правилам (удобство работы пользователя, специфика отражения итогов, акцентирование внимания на отдельных реквизитах и т.п.). В результате этой операции создается эскиз выходного документа с отображением контрольного примера. В контрольном примере дается логика расчета, при этом используются числа, легко подсчитываемые вручную.
Таблица 10
Вспомогательная таблица для проектирования выходного документа
| Реквизит | Шаблон | Характеристика реквизита | Соподчиненность группировочных признаков | Степень постоянства реквизита в документе | Последовательность расположения реквизитов |
| Площадь посева | 9 (4) | Ро | переменный | 9 | |
| Код предприятия | 9999 | ГП | постоянный | 2 | |
| Код структурного подразделения | 9 | ГП | постоянный | 4 | |
| Дата | Х (8) | ГП | постоянный | 5 | |
| Культура | Х (16) | СП | переменный | 7 | |
| Код наименования культур | 9999 | ГП | постоянный | 8 | |
| Норма высева семян, ц/га | 9Т99 | СП | переменный | 10 | |
| Наименование предприятия | Х (?) | СП | постоянный | 1 | |
| Наименование структурного подразделения | Х (?) | СП | постоянный | 3 | |
| Потребность в семенах для посева, ц | 9999Т9 | Ро | ВВ | переменный | 11 |
| Наименование документа | Х (93) | Рп | постоянный | 6 | |
| одпись | Х (10) | Рп | постоянный | 12 |
| С/х предприятие | Код | Структурное подразделение | Код | Дата |
Ведомость расчета потребности в семенах культур для каждого сельскохозяйственного предприятия:
| Культура | Код наименований культур | Площадь посева, га | Норма высева семян, ц/га | Потребность в семенах для посева, ц |
| Пшеница Мильтрум | 0101 | 2380 | 1, 20 | 2856 |
| Пшеница Лютесцен | 0102 | 1890 | 1, 20 | 2268 |
| Ячмень яровой | 0201 | 450 | 1,25 | 562,5 |
| Овес | 0301 | 230 | 1,15 | 264,5 |
| Просо | 0401 | 160 | 0,90 | 144 |
| Ячмень озимый | 0202 | 400 | 1,30 | 520 |
| Рожь озимая | 0501 | 400 | 1, 20 | 480 |
| Горох | 0601 | 290 | 1,10 | 319 |
| Всего | 7414 |
Бухгалтер____________
"Алгоритм - это определенным образом организованная последовательность действий, за конечное число шагов приводящая к решению задачи. "[10] Алгоритм решения задачи отвечает на вопрос: "Каким образом, т.е. на основе каких алгоритмов расчета входная информация преобразуется в выходную информацию?" Разработка алгоритмов решения задачи связана с выполнением неформализованного и формализованного моделирования. Свойства алгоритмов:
Определенность;
Дискретность;
Целенаправленность;
Конечность;
Массовость.
Порядок выполнения алгоритма:
Действия в алгоритме выполняются в порядке их записи;
Нельзя менять местами никакие два действия алгоритма;
Нельзя не закончив одного действия переходить к следующему.
Для записи алгоритмов используются специальные языки:
Естественный язык (словесная запись);
Формулы;
Псевдокод;
Структурограммы;
Синтаксические диаграммы;
Графический (язык блок-схем).
Обозначение данных, используемых в алгоритме:
i- порядковый номер культуры (i=1,2…. n);
Кi- код наименования культуры;
Пi- площадь посева культуры;
Нi- норма высева семян ц/га i-ой культуры;
ПТi- потребность в семенах для посева i-ой культуры;