Передача інформації про положення і діяльність фірми на вищий рівень управління і взаємний обмін інформацією між всіма взаємозв'язаними підрозділами фірми здійснюються на базі сучасної електронно-обчислювальної техніки і інших технічних засобів зв'язку [16].
В міжнародній конкуренції на перший план виходять економічні, ринкові критерії ефективності, підвищуються вимоги до гнучкості. Науково-технічний прогрес і динаміка зовнішнього середовища примушує сучасні підприємства перетворюватися на все більш складні системи, для яких необхідні нові методи для забезпечення керованості. Тому можна затверджувати, що ефективна діяльність сучасного підприємства можлива тільки за наявності єдиної корпоративної системи, об'єднуючої управління фінансами, персоналом, постачанням, збутом і процес управління виробництвом. Такі системи стали розглядатися як засіб досягнення основних цілей бізнесу - поліпшення якості товарів, що випускаються, і послуг, збільшення об'єму виробництва, заняття стійких позицій на ринку і перемоги в конкурентній боротьбі. Вимоги, що пред'являються до корпоративної інформаційної системи, не залежать від форми власності і сфери діяльності підприємства, а її програмні модулі повинні відповідати бізнес - процесам, функції автоматизованих робочих місць - посадовим обов'язкам співробітників.
Інформація потрібна всім: керуючим структурам, колективам підприємств, суспільним організаціям, всім працюючим. Неможливо спиратися тільки на інтуїцію, на свій життєвий і практичний досвід, необхідно одержувати і освоювати всю інформацію, що розширяється, яка допомагає вирішувати виникаючі питання. Інформація виступає сьогодні як один з першорядних ресурсів, значення якого не менше ніж значення матеріальних, сировинних і інших ресурсів. До речі, використовування останніх в значній мірі залежить саме від стану і використовування інформації. На відміну від більшості ресурсів, які здатні виснажуватися, інформаційний потенціал може використовуватися багато разів як колективами, так і індивідуальними працівниками. При цьому він постійно збільшується [16].
Найважливіший чинник підвищення ефективності виробництва в будь-якій галузі є поліпшення управління. Вдосконалення форм і методів управління відбувається на основі досягнень науково-технічного прогресу, подальшого розвитку інформатики, що займається вивченням законів, методів і способів накопичення, обробки і передачі інформації за допомогою різних технічних засобів.
Різні інформаційно-технічні новини слід сприймати як засіб скорочення і здешевлення апарату управління. Так, наприклад, поява телефону, радіо, телебачення, персональних комп'ютерів, локальних комп'ютерних мереж і глобальної мережі Інтернет приводило у свою чергу до вдосконалення системи інформаційного забезпечення управління підприємством. Зрештою роль інформації в організаційному управлінні фірмою постійно зростає, що пов'язано із змінами соціально-економічного характеру, появою новітніх досягнень в області техніки і технологій, результатами наукових досліджень. Науково-технічна революція висунула інформацію як найважливіший чинник виробничого процесу. Інформаційний процес необхідний як неодмінна умова роботи сучасної техніки, як засіб підвищення якості робочої сили, як передумова успішної організації самого процесу виробництва.
Процес передачі інформації навіть в одному напрямі проходить через множину посередників, а це значить, що під час передачі інформації відбувається її затримка і спотворення. Крім того, інформація може перетворюватися залежно від того до кого вона адресована. Так, наприклад, при передачі інформації вгору від підлеглих до керівника відбувається її узагальнення, а при передачі вниз, від керівника до підлеглих навпаки – вона конкретизується. Головне в цьому процесі максимальна швидкість передачі інформації при мінімальних допустимих спотвореннях [17].
В процесі управління постійно відбувається обмін інформацією. Причому напрям переміщення інформації може бути вертикальним (від керівника до підлеглих або від підлеглих до керівника), так і горизонтальним (між начальниками підрозділів, підлеглими одного рівня). Як джерело інформації може бути рівень цін на ринку, розмір прибутку фірми в минулому кварталі або вказівка керівника.
Менеджмент повною мірою використовує об'єктивну і своєчасну інформацію, збирану, оброблювану, що зберігається і поширюється за допомогою сучасних наукових методів і технічних засобів. Потрібно не тільки мати в своєму розпорядженні своєчасну і точну інформацію, але уміти осмислювати її, робити необхідні висновки і результативно утілювати в управлінських рішеннях. Звідси необхідність присутності інформаційної складової в управлінні очевидна, оскільки вона є основою всього управлінського процесу [16].
Можна зробити висновок, що інформаційна діяльність - діяльність, забезпечуючи збір, обробку, зберігання, пошук і розповсюдження інформації, тому вона є необхідною у всіх сферах людської діяльності. Інформаційне забезпечення це необхідна послуга для функціонування економіки та менеджменту в сучасних умовах. У ринковій економіці незалежні, самостійні виробники товарів і послуг, а також всі ті, хто забезпечує безперервність циклу "наука - техніка - виробництво - збут - споживання" не зможуть успішно діяти на ринку, не маючи інформації.
2.2 Можливості застосування в інформаційній діяльності організації або установи експертних систем
Область застосування експертних систем розширяється швидко. І уряд, і промисловість починають фінансувати комерційні експертні системи, так що вже через декілька років компанії в США включаться в розробки і дослідження по штучному інтелекту і експертним системам. Компанії, ігноруючи ці нові технологічні досягнення, в недалекому майбутньому напевно опиняться в невигідному положенні в порівнянні зі своїми більш далекоглядними конкурентами [8, c.223].
Розглянемо експертні системи, що розробляються в університетах. Досягнення багато кого в технології ШІ були стимульовані дослідженнями в університетах, звичайно за допомогою дисертацій. Хоча більшість крупних університетів пропонують окремі курси або повні освітні програми по ШІ і експертним системам, але більша частина роботи в цій області була виконана всього в декількох з них. Пов'язаними з університетами центрами досліджень в області ШІ в США є Станфорд, Карнеги-Меллон і МТІ (Массачусетський технологічний інститут). Два з цих університетів, Станфорд і Карнеги-Меллон, стали ініціаторами в розробці експертних систем і інженерії знань.
Дослідження, що привели до появи систем, заснованих на знаннях, і до створення інженерії знань, виросли з обміну ідеями між Станфордськім університетом (SU) і Університетом Карнеги-Меллон (CMU). В шестидесятих роках Аллан Ньюелл і Херберт Симон з CMU вивчили процес вирішення задач людиною, розробляючи і застосовуючи методи комп'ютерної обробки інформації для моделювання людської свідомості і пам'яті [NEW72]. Ключова ідея Ньюелла полягала в тому, щоб представити довготривалу пам'ять людини як послідовність, правил. Кожне правило має наступний вигляд: «Якщо я розпізнаю деяку ситуацію S в оперативній пам'яті, то я зроблю деяку дію A». Зроблені дії змінюють зміст оперативної пам'яті. Як тільки зміст змінився, виникає нова ситуація, активуюча нові правила [8, c.205]. Ньюелл використовував цю процедуру активації правил і зміни пам'яті для того, щоб змоделювати процес відшукання людиною рішень проблем і назвав отриману систему продукційною системою.
Ідея Ньюелля - використовувати правила для опису процесу пізнання - потім була узагальненою в інших роботах, що проводилися в Станфорді в кінці 60‑х. Програма, названа Р, розроблялася, щоб досліджувати методи представлення евристичних методів в програмах ШІ у вигляді наборів явних і окремих правил [WAT68, WAT70]. Метод відділення операційних знань в програмах ШІ від решти частин програми вплинув на роботи по темі DENDRAL в Станфорді на початку сімдесятих, що і привело до концепції системи, заснованої на знаннях. В DENDRAL евристичні знання були представлені через окремі правила, і цей успіх з DENDRAL вплинув на розробку MYCIN в тому ж Станфорді в середині сімдесятих. Успіх DENDRAL, MYCIN і інших станфордських проектів привів до усвідомлення того факту, що розумність і умілість програми в значній мірі обумовлена вбудованими в неї високоякісними знаннями. Ед Фейгенбаум із Станфорда ввів термін інженерія знань для опису процесу побудови таких програм, і ера експертних систем почалася.
Навіть в даний час Станфорд і Карнеги-Меллон вважаються найпродуктивнішими університетськими центрами розробки експертних систем. Інші університети, такі як Рутжерс, МТІ і Університет штату Ілінойс, також виробили цікаві програми досліджень в області експертних систем. В Станфорде дослідження почалися в хімії і медицині, але потім були розширені на інші області, включаючи електроніку і інженерну справу. Дослідження в Карнеги-Меллон спочатку були зосереджені на комп'ютерних системах і промисловості, а потім охопили електроніку і управління процесами. Університет Рутжерс спочатку розробляв експертні системи в медицині, але пізніше дослідження включили і інші області, такі як електроніка, комп'ютерні системи і інженерна справа. В Університеті штату Ілінойс і в МТІ дослідження охопили багато областей, включаючи медицину і математику [8, c.206].
Перейдемо до розглядання роботи по експертним системам в дослідницьких центрах. Дослідницькі центри, розробляючи експертні системи, бувають самими різними, від досвідчених лідерів в області ШІ до хоробрих новачків. Деякі з них - це крупні корпорації, включаючи групу або відділ досліджень по ШІ, інші - невеликі компанії, що майже виключно займаються розробкою методів ШІ і додатків експертних систем в певних областях. Через їх численність важко перерахувати всі такі організації. Проте ми можемо описати роботи деяких з них. Це «Ренд Корпорейшн», Дослідницький центр компанії «Ксерокс» в, Лягло Алто, Едванст Інформейшн & Дісижн Системи і лабораторія ШІ компанії «форд Аероспейс» [8, c.208].[