ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТОРГОВО–ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
по дисциплине: Программные средства офисного назначения.
на тему: «Основные возможности Microsoft office Outlook »
Выполнил:
Студент 2 курса
Заочной (на базе ВПО) сокращенной формы обучения
Волосова Анна Константиновна
г. Волгоград 2009г.
Содержание
Введение
1. Время и информация под контролем
2. Связь без границ
2.1 Предоставление только требуемой информации
2.2 Совместное использование информации
3. Безопасность и управляемость
3.1 Эффективный контроль поступающих сообщений электронной почты
3.2 Сохранность личной информации и информации организации
3.3 Предотвращение потери данных в рабочих файлах
3.4 Исправление ошибок в отправляемых сообщениях
Заключение
Список использованных источников
Введение
Outlook является самым «офисным» из всех приложений Microsoft Office. Даже его простейшие функции позволяют решать целый ряд разнообразных офисных задач, в целом же его возможности практически неисчерпаемы. Но отнюдь не все пользователи и далеко не всегда используют их в полной мере. Рядовые служащие при работе с Microsoft Outlook чаще всего выполняют следующие действия:
· имеют дело с электронной почтой: создают, отправляют, получают и печатают сообщения, работают с почтовыми папками, подписывают сообщения, устанавливают правила обработки сообщений;
· планируют свое рабочее время: создают записи о встречах и событиях в календаре, настраивают оповещения, просматривают календарь;
· ведут контакты: добавляют и просматривают записи;
· работают с задачами: создают задачи и отслеживают их выполнение;
· пользуются заметками: создают, редактируют, оформляют и удаляют их.
По сравнению с другими основными приложениями Microsoft Office 2007, внешне Outlook 2007 менее всего отличается от своих предыдущих версий. Однако в нем появились и новые возможности, и новые команды, и… новые проблемы.
1. Время и информация под контролем
Чтобы улучшить управление временем и информацией, программа Office Outlook 2007 предоставляет ряд новых и расширенных возможностей, начиная с быстрого поиска и заканчивая интеграцией задач в календаре. Эти средства облегчают решение задач поиска, управления, сортировки и обработки огромных объемов данных, с которыми пользователь сталкивается каждый день.
1.1 Быстрый поиск нужной информации
· Мгновенный поиск. Office Outlook 2007 предоставляет новый быстрый способ поиска сведений независимо от того, в какой папке они находится. Теперь Outlook использует ту же технологию поиска, что и Microsoft Windows, и обеспечивает быстрое получение результатов независимо от размера почтового ящика. Кроме того, была улучшена структура визуального отображения. Теперь как только отдельный результат поиска становится доступен, он сразу же отображается на экране, а поиск в это время продолжает выполняться. Процедура поиска теперь отображается в одном и том же месте независимо от целей применения Outlook. Можно также переслать запрос поиска в службу поиска на рабочем столе Windows и выполнить поиск в любом месте на компьютере.
· Цветовые категории. Новая возможность «Цветовые категории» позволяет быстро и наглядно настраивать элементы и делать их непохожими друг на друга, что облегчает поиск нужной информации. Предположим, что требуется назначить цветовую категорию всем элементам определенного проекта. Назначение одной и той же цветовой категории сообщениям электронной почты, календарям и задачам поможет визуально определить все элементы данного проекта. При необходимости в дальнейшем можно будет выполнить поиск и сортировку по цветовым категориям. Дополнительные сведения см. в статье «Назначение цветовой категории сообщению электронной почты».
· Роуминг цветовых категорий. По умолчанию цветовые категории сохраняются теперь в файле данных, а не в реестре Windows. При использовании учетной записи Microsoft Exchange категории будут доступны на всех задействованных компьютерах.
· Пользовательский интерфейс, ориентированный на результат. Программа Office Outlook 2007 имеет новый, более понятный и интуитивный интерфейс, что облегчает создание, форматирование и обработку электронной почты. Теперь имеется доступ ко всему разнообразию функций и возможностей Outlook из одного и того же места в сообщении электронной почты.
· Просмотр вложений. Используя новое средство, вложения можно просматривать в области чтения при помощи одного щелчка мышью. Это существенно экономит время и позволяет просматривать вложения в контексте сообщения электронной почты.
· Свернутая область переходов. Для увеличения рабочей области теперь можно уменьшить область переходов до вертикальной панели кнопок, сохраняя при этом быстрый доступ к избранным папкам и другим представлениям. Дополнительные сведения см. в статье «Свертывание и развертывание области переходов».
· Имена Yomi. Программа Office Outlook 2007 поддерживает японские имена Yomi в разделе «Контакты».
· В календаре изменилось представление «Неделя». В программе Office Outlook 2007 введено новое представление недели. Прежняя структура в виде двух столбцов напоминала на обычный календарь. Новое представление похоже на представления рабочей недели предыдущих версий.
· Уровень подробностей по умолчанию. Изменен уровень подробностей по умолчанию для представления «Месяц». Дополнительные сведения см. в статье «Изменение уровня детализации в представлениях календаря «Неделя» и «Месяц»».
1.2 Средства для планирования повседневной работы
· Список дел. В новой области «Список дел» задачи, сообщения электронной почты, помеченные к исполнению, приближающиеся встречи и сведения календаря объединены в одном месте. Кроме того, содержатся задачи из программы составления заметок Microsoft Office OneNote 2007, программы Microsoft Office Project 2007 и веб-узлов Windows SharePoint Services 3.0. Список дел дает общее представление о планах на день.
· Пометки к исполнению на сообщениях электронной почты. Теперь в программе Outlook пометки используются более активно. Можно использовать пометку для быстрого создания элемента с проверкой исполнения, который можно будет отслеживать с помощью списка дел, в папке «Входящие» и даже в папке «Календарь». Кроме того пометки используются для напоминаний себе или другим пользователям.
· Интеграция задач в календаре. Программа Office Outlook 2007 интегрирует задачи в календаре в виде списка задач на день, который отображается под запланированными на этот день встречами и собраниями. Чтобы выделить время на выполнение задачи, нужно просто перетащить задачу на календарь. Если задача выполнена, она остается визуально прикрепленной к этому дню в виде записи выполненной работы. Незавершенные задачи переходят на следующий день и накапливаются до тех пор, пока не будут помечены как завершенные.
· Улучшенные возможности создания расписаний. Улучшенные возможности создания расписаний в программе Office Outlook 2007 и в программе Exchange 2007 позволяют легко и быстро составлять расписания собраний. При использовании программы Exchange 2007 просматриваются расписания участников собрания и предлагаются подходящее время и место его проведения. Целый ряд других улучшений в Office Outlook 2007 облегчают ведение календаря в случае использования Exchange 2003 или Exchange 2007. Когда меняется место проведения собрания или его повестка дня, участники получают информационное обновление, а не повторное приглашение на собрание. Изменения в обновлении выделены, чтобы получатель сразу же обратил на них внимание.
2. Связь без границ
Чтобы облегчить взаимодействие с другими пользователями, работающими в удаленных местах и на других платформах, программа Office Outlook 2007 предоставляет значительные усовершенствования — от упрощения совместной работы с календарями до полномасштабной поддержки формата Really Simple Syndication (RSS) и интеграции информации Windows SharePoint Services 3.0.
2.1 Предоставление только требуемой информации
Доставляя нужную информацию непосредственно в почтовый ящик, программа Office Outlook 2007 предоставляет пользователю сведения на каждый день.
· Подключениесписков Windows SharePoint Services 3.0 к Outlook. Программа Office Outlook 2007 позволяет получить доступ к информации, хранящейся в списках узла SharePoint из любого места и в любое время. Календари, библиотеки документов, доски обсуждений, контакты и задачи можно подключить в Office Outlook 2007 и затем просматривать их, выполнять поиск и редактировать содержимое. Все изменения, вносимые в эти данные, дублируются в версии на сервере и в веб-обозревателе. Новые функции Office Outlook 2007 (такие как наложение календарей, электронные визитные карточки и список дел) также включают содержимое узла SharePoint.
· RSS-каналы. RSS-каналы предоставляют удобный способ распространения сведений от издателей различных материалов в стандартном формате. Типичным примером RSS-материалов являются источники часто обновляемых сведений — это статьи новостей и личные веб-журналы (блоги). Преимущество формата RSS заключается в том, что материалы из различных источников объединяются в одном месте, и нет необходимости передавать поставщику материалов свой адрес электронной почты для получения информации. Пользователю не нужно посещать различные веб-узлы в поисках новостей по интересующей его теме. Дополнительные сведения см. в статье «Введение в RSS».
· Автоматическая настройка учетной записи. Новое средство «Автоматическая настройка учетной записи» облегчает добавление учетных записей в программе Office Outlook 2007. Нужно только ввести имя и пароль учетной записи электронной почты Exchange протокола POP3 или IMAP. Программа Office Outlook 2007 настраивает учетные записи автоматически. Таким образом, нет необходимости запоминать имя сервера и другую специальную информацию, настраивать порты и выполнять другие действия. Учетная запись Exchange 2007 всегда остается актуальной, поскольку имеет динамическое подключение к серверу, на котором работает Exchange. В случае перемещения почтового ящика с одного сервера на другой программа Office Outlook 2007 автоматически обнаруживает это изменение и обеспечивает дальнейшую работу пользователя без какого-либо перерыва.