Телефонограмма(ТФГ) – запись сообщений на расстоянии с голоса. Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
ТФГ как правило содержит сообщения, извещения, оповещения, распоряжения.
Если ТФГ передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее посылают, и номера телефонов, по которым ТФГ передается.
ТФГ пишется кратко, точно, простыми предложениями: «Сообщаем место и время проведения собрания акционеров…».
Объем ТФГ не должен превышать 50 слов.
При передаче ТФГ после представления говорят абоненту: «Примите телефонограмму». Следует дать время абоненту подготовить все необходимое для записи. Дальше четко диктуют текст, после чего просят повторить текст. В конце следует назвать фамилию передавшего ТФГ, время передачи, телефон и спросить: кто принял.
У секретаря всегда должны быть бланки входящих и исходящих ТФГ.
Обязательными реквизитами телефонограммы являются:
· наименование учреждений адресанта и адресата;
· реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;
· номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;
· должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;
· номера телефонов;
· текст и подпись.
Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара» Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.
Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дата, индекс, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограммы применяются листы бумаги форма А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений – адресатов и номеров телефонов.
Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.
Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка «Лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.
Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям, деления). (см. таблицу 1).
Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления. В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам. Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.
· Определитесь с целью письма.
· Укажите характер вашего письма.
· Краткость – залог получения ответа.
· Какого именно действия вы добиваетесь?
· Старайтесь выразить суть письма в тексте.
Письмо – единственный документ, на котором не ставятся название его вида, как например: «АКТ», «ПРИКАЗ» и др.
СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО – способ обмена информацией между организациями, предприятиями, фирмами.
1. Служебное письмо пишут на специальных бланках. Состав и расположение реквизитов бланка должны соответствовать ГОСТ 6.38–90.
2. Реквизиты служебного письма: гос. герб, наименование министерства, ведомства, эмблема и наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке, дата, индекс, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о направлении копии в другие адреса, в дело, фамилия и телефон исполнителя.
3. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1,5–2 интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала.
4. Текст письма должен быть лаконичным, убедительным. Писать надо точно и просто, отдавая предпочтение простым распространенным предложениям. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации.
5. Письма могут быть оформлены в виде просьбы, запроса, ответа, уведомления, отказа, обращения, предложения, требования, распоряжения, напоминания, предупреждения, приглашения, подтверждения, извещения, телеграммы, указания и др.
Классификация официальной переписки
| Признак | Группа переписки |
| Вид связи | Деловое письмо (отправляемое по почте, факсу), телеграмма, телекс, телефонограмма, электронное письмо |
| Территория | Внутренние (внутри страны), международные письма |
| Место в информационном обмене | Инициативные письма, письма-ответы |
| Завершенность информационного обмена | Письма, требующие ответа; письма, не требующие ответа |
| Положение в системе документооборота | Поступающие, отправляемые письма |
| Уровень типизации | Типовые письма, письма в произвольной форме |
| Композиция | Простые, сложные письма |
| Отношение к действиям партнеров | Благодарность, поздравление, одобрение, требование, пожелание и др. |
| Отношение к полноте и точности информации | Запросы, подтверждения, опровержения и др. |
| Тематика | По вопросам материально-технического обеспечения, финансов, строительства, транспорта, культурного обмена и т.д. |
| Отношения в иерархии управления | Письма вышестоящих, подведомственных,сторонних организаций |
| Правовой статус корреспондента | Письма юридическим и физическим лицам, рядуорганизаций (информационные), одной организации, структурному подразделению, должностному лицу,письма граждан (индивидуальные, коллективные), парламентские, депутатские запросы |
| Число адресатов | Письмо в один адрес, письмо в несколько адресов |
| Количество писем от одного автора | Первичное, повторное письма |
| Наличие информации об адресате | Письма, содержащие сведения об авторе,анонимные обращения |
Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.
Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.
Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.