Создание базы данных "Аттестация сотрудников" (стр. 4 из 5)
· № удостоверения
· Примечание
· Результаты аттестации
· Дата аттестации
На основе данной группировки были созданы таблицы и определены связи.
Этап 2.
На основе полученных таблиц были созданы формы.
В области данных «главной формы» расположены кнопки для быстрого доступа в к другим формам.
Форма «Список сотрудников» предназначена для добавления сотрудников в базу данных, также можно редактировать список и удалять из этого списка сотрудников если к примеру сотрудник был уволен и больше не числится в штате.
Форма «Список групп» необходима для создания списка сотрудников которым необходимо пройти обучение по «Системе Менеджмента Качества» для повышения их профессионального уровня. Список создается на основе существующего списка сотрудников. Для этого в поле «ФИО», формы «Список групп», установлено «поле со списком» и установлен источник строк: таблица «список сотрудников».
Таким образом, заполнение «списка на обучение» происходит путем выбора сотрудников из «списка сотрудников».
Формы «Список должностей» и «номера цехов» служат для добавления или изменения анкетных данных для списка сотрудников.
Форма «Вызов на аттестацию» служит для создания списков сотрудников которые уже прошли обучение и должны быть вызваны на аттестацию или переаттестацию, для подтверждения их проф. качеств, если они уже проходили аттестацию ранее. Этот список также строится на основе списка сотрудников и заполняется путем выбора сотрудников из ниспадающего списка. Особенность заключается в том что предварительно необходимо выбрать одну из трех комиссий. Различие комиссий основано на уровне ответственности сотрудников. Для руководителей и их заместителей состав комиссии и председатель, отличной от комиссии для рядовых работников.
Форма «Аттестация» используется для оформления списка аттестации сотрудников, строится на основе списка «Вызов на аттестацию» и содержит дополнительные поля для ввода данных. Также как и в форме «Вызов на аттестацию» предварительно необходимо выбрать комиссию.
2.3.2 Руководство пользователя
Для запуска базы данных необходимо 2 раза щелкнуть мышкой по файлу базы данных. После загрузки MSAccess автоматически откроется главная форма на которой можно выбрать интересующий вас раздел.
Главная форма
Для открытия раздела необходимо нажать на одну из кнопок.
Рассмотрим более подробно какие возможности нам предоставляют другие формы.
Форма: Список сотрудников
Открывается путем нажатия кнопки
на главной форме. Содержит поля для ввода данных о сотрудниках.Добавление сотрудника в базу данных происходит следующим образом:
1. Сначала нам нужно выбрать пустое поле чтобы не повредить данные о других сотрудниках. Для выбора поля нужно нажать кнопку
или кнопку 
в левой нижней части формы2. В поле «ФИО»
вводится фамилия и инициалы сотрудника еще не внесенного в базу данных.3. Далее из списка выбирается его должность. Для выбора необходимо щелкнуть по стрелке в поле должность
Аналогично выбирается его номер(название) цеха
4. Если существует необходимость можно добавить данные в поля
Прокрутка записей происходит путем нажатия кнопок:
либо кнопками расположенными в левой нижней части экрана:
и 
.Если возникает необходимость удалить запись. Нужно найти эту запись и нажать кнопку
Поиск записей.
Если вам нужно БЫСТРО найти запись, то можно воспользоваться кнопкой
, предварительно поставив курсор в то поле по которому будет производиться поиск. После нажатия кнопки откроется окно поиска и замены 
Для поиска интересующего нас сотрудника нужно ввести его фамилию в поле «Образец». Примечание: рекомендуется выбрать тип совпадений «С любой частью поля» иначе нужно будет вводить образец ПОЛНОСТЬЮ СООТВЕТСТВУЮЩИЙ записи в поле.
При типе совпадений установленном как «С любой частью поля» можно будет ввести часть фамилии, и будут найдены все сотрудники чья фамилия содержит хотя бы часть введенного в поле образец текста.
Формы: «Список должностей» и «Номера цехов»
Открываются из главной формы, щелчком левой кнопки мыши
Используются для добавления, удаления и редактирования существующих записей. Принцип работы такой же, как и в форме «Список сотрудников»
Открывается из главной формы, нажатием кнопки
.Далее открывается окно вида:
Данная форма используется для создания и редактирования списка сотрудников подлежащих обучению по «Системе Менеджмента Качества».
Для создания нового списка необходимо:
1. Ввести номер группы(делается обязательно, в первую очередь)
2. Из списка выбирается тип обучаемой группы
3. Следующим шагом является заполнение списка. После нажатия в поле «ФИО» выбираете нужного сотрудника. Поля № цеха и Должность заполнятся автоматически так как они привязаны к конкретному сторуднику. При необходимость иожно заполнить поля Результат обучения и Примечание
4. Получаем список следующего вида:
Перед распечаткой списка рекомендуется проверить параметры страницы
Для удаления записи из списка необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши на крайнюю левую часть строки, которую хотим убрать из списка и нажать кнопку Delete.
Для удаления ВСЕГО СПИСКА нужно щелкнуть мышью в крайнюю левую часть списка и нажать кнопку Delete.
Форма «Вызов на аттестацию»
Открывается из главной формы нажатием кнопки
Открывается окно выбора комиссии:
Выбор комиссии осуществляется кнопками
и 
или стандартными кнопками расположенными в левой нижней части формы.После того как выбрана комиссия необходимо нажать кнопку
расположенную в этой же форме.
Откроется форма для создания «списка руководящего персонала предприятия, на аттестацию»
Действия для создания и редактирования списка соответствуют тем которые были указаны для формы «Список групп». Необходимо ввести дату, а затем заполнить список путем выбора сотрудников из списка. При необходимости заполнить поле «Примечание». Поля «№цеха\подразделения» и «должность» заполнены автоматически
После заполнения получается список следующего вида для печати:
Открывается из главной формы нажатием кнопки
Принцип работы такой же как и в форме «Вызов на аттестацию» особенностью данной формы является то, что она строится на основе списка созданного в форме «Вызов на аттестацию», добавляются лишь поля: Результат Аттестации, № протокола, № удостоверения.