МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РФ ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
КАФЕДРА «КОММУНИКАЦИОННЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ»
Пояснительная записка
к курсовому проектированию по курсу «Информатика»
тема:
«Анализ доходов отдела фирмы, занимающейся розничной торговлей офисной мебелью»
Автор: студент III курса гр. 08юр1
Специальность: связи с общественностью, 030602 Беляков Д.А.
Руководитель: Аксенова Л.И.
Пенза
2010г.
В настоящей пояснительной записке содержится решение задачи и анализа доходов отдела фирмы, занимающейся розничной торговлей детскими игрушками с помощью табличного процессора MS Excel.
Сформирована таблица продаж, ввод данных предусмотрен с помощью формул, выполнена сортировка, фильтрация данных в списке, сформированы промежуточные итоги по ежемесячной прибыли от продажи всех видов товаров, годовой прибыли от продажи каждого вида товаров., построена диаграмма, показывающая ежемесячную прибыль от каждого вида товаров, и годовую прибыль от продажи каждого вида товаров.
Общие сведения о Microsoft Excel
Microsoft Excel - ведущая программа обработки электронных таблиц. Первая версия MS Excel появилась в 1985 году и обеспечивала только простые арифметические операции в строку или в столбец. В 1993 году вышла пятая версия Excel, ставшая первым приложением Microsoft Office, которое включало язык Visual Basic for Applications (VBA). Начиная с Office 97 фирма Microsoft включает VBA во все приложения пакета Microsoft Office. В настоящее время MS Excel представляет собой достаточно мощное средство разработки информационных систем, которое включает как электронные таблицы (со средствами финансового и статистического анализа, набором стандартных математических функций, доступных в компьютерных языках высокого уровня, рядом дополнительных функций, встречающихся только в библиотеках дорогостоящих инженерных подпрограмм), так и средства визуального программирования (Visual Basic for Applications). Электронные таблицы позволяют производить обработку чисел и текста, задавать формулы и функции для автоматического выполнения, прогнозировать бюджет на основе сценария, представлять данные в виде диаграмм, публиковать рабочие листы и диаграммы в Интернете. С помощью VBA можно автоматизировать всю работу, начиная от сбора информации, ее обработки до создания итоговой документации как для офисного пользования, так и для размещения на Web-узле.
Популярность табличного процессора MS Excel позволяет предположить, что интерес к нему будет расти и дальше. Поэтому рассмотрение тех или иных задач, которые можно решить с использованием его возможностей, будет расширять области применения MS Excel как в учебном процессе, так и для автоматизации многих расчетов в производственной сфере. В предлагаемой книге на различных примерах продемонстрированы широкие возможности MS Excel для решения математических, экономических и других задач. MS Excel используется здесь как средство для проведения расчетов, визуализации их в виде таблиц, графиков, сводных таблиц и др. Представленные в книге примеры и задачи, а также большое количество индивидуальных заданий, предназначены для углубленного освоения возможностей этого табличного процессора. Изложение в первую очередь ориентировано на MS Excel ХР, однако использовать материал книги можно, начиная с версии MS Excel 97, практически без изменений. Книга состоит из 9 глав, каждая из которых посвящена определенной тематике и использованию соответствующих возможностей MS Excel. В конце книги имеются три приложения. Материал книги может быть полезен:
• в качестве учебного пособия для студентов математических и экономических специальностей, изучающих MS Excel в различных курсах информатики, информационных технологий и систем обработки данных;
• преподавателям при подготовке лекций и проведении практических и лабораторных работ;
• пользователям — для расширения профессиональных возможностей при использовании табличного процессора MS Excel.
Автор выражает благодарность Юрию Эдуардовичу Зайцу за помощь, оказанную при подготовке рукописи к изданию.
Формирование таблицы продаж в виде списка
Формирование таблицы продаж в виде списка, это позволяет упростить фильтрацию данных. Списки в MS Excel— это таблицы, строки которых содержат однородную информацию. Строки таблицы называются записями, а столбцы — полями записей. Столбцам присваиваются уникальные имена полей, которые заносятся в первую строку списка — строку заголовка. На рабочем листе выделяются следующие области:
• диапазон данных— область, где хранятся данные списка. Данные, связанные друг с другом, записываются в отдельные строки, каждому столбцу соответствует свое поле списка с уникальным именем поля;
• диапазон критериев — область на рабочем листе, в которой задаются критерии для поиска информации. В диапазоне критериев указываются имена полей и отводится область для записи условий отбора;
• диапазон для извлечения — область, в которую MS Excel копирует выбранные данные из списка. Этот диапазон должен быть расположен на том же листе, что и список. Если извлеченную информацию необходимо поместить на другой лист, ее копируют в буфер, а затем вставляют в нужное место.
Ввод данных в список
Существуют следующие способы ввода данных в список:
• использование формы данных, которая автоматически создается после определения заголовка списка с помощью команд меню Данные | Форма;
• ввод данных во вставляемые в список пустые строки — в это случае имя диапазона списка переопределяется автоматически (непосредственно ввод данных);
• использование средства Автоввод и команды Выбрать из списка для ускорения работы;
• использование форм Access и дальнейший перенос данных на лист MS Excel;
• использование мастера шаблонов для преобразования рабочего листа MS Excel в форму;
• применение VBA — соответствующая программа будет предоставлять форму или окно диалога для ввода данных и их последующего помещения в определенные ячейки рабочего листа MS Excel.
В ячейку розничная цена ввести формулу =С2+С2*$1$2 с указанием ячейки с наценкой. Абсолютная ссылка $1$2 Они используются, когда необходимо сохранение адресов ячеек при копировании формулы в другую ячейку. Для обозначения абсолютной ссылки перед номером строки и буквой столбца указывается знак доллара ($). Абсолютные ссылки удобны, когда данные зависят от одной ячейки или группы ячеек, например при использовании ячейки, содержащей курс доллара или размер процентной ставки. В ячейку прибыль ввести =E2*D2-C2*D2.
Создание формы для ввода информации командой
Данные-Форма
Поиск с помощью формы данных
Форма данных представляет собой средство для поиска и редактирования записей, которые удовлетворяют простому или множественному критерию сравнения. В форме данных условия в критерии должны соответствовать логической операции и. Здесь нельзя использовать логическую операцию или и конструировать вычисляемые критерии. В форме данных при вводе критерия для поиска некоторого фрагмента текста всегда считается, что шаблон поиска заканчивается символом *.
Поиск с помощью формы данных производится следующим образом:
• Поместите указатель ячейки в любое место внутри списка.
• Выберите команду Данные | Форма, затем нажмите кнопку Критерии
• В открывшемся окне введите критерии поиска в необходимых полях. Для перехода к записи, удовлетворяющей критерию, следует нажать кнопку Далее или Назад.
Выполнение сортировки
Выполнить сортировку данных с помощью кнопок на Панели инструментов. Сортировка предназначена для более удобного представления данных. Команда Данные | Сортировка открывает окно, в котором задаются ключи сортировки (столбцы или строки) и порядок сортировки В MS Excel используется следующий порядок сортировки:
1. Числа (от -со до +00 ).
2. Текст и формулы.
3. Значение ложь.
4. Значение истина.
5. Значения ошибок.
6. Пустые значения.
При использовании сортировки следует иметь в виду следующее:
П порядок сортировки данных в MS Excel зависит от национальных настроек MS Windows;
• если необходимо упорядочить числовые величины в алфавитном порядке, нужно перед числовыми величинами ставить апостроф, либо отформатировать числа как текст, либо ввести число как формулу (например, ="345");
• при сортировке списков, содержащих формулы, следует помнить, что относительные ссылки в формулах при перемещении записей могут привести к неправильным результатам, поэтому в списках лучше использовать формулы с абсолютными ссылками;
• для возврата к первоначальному списку следует ввести перед базой дополнительное индексное поле, содержащее возрастающую с любым шагом числовую последовательность (например, г, 2, з, .. .). Тогда, выделив ячейку в столбце индексов и нажав кнопку. По возрастанию, вернемся к первоначальному списку;
• имеется возможность отсортировать данные в каком-либо заданном порядке (например, по дням недели, месяцам и т. д.). Для этого в диалоговом окне Параметры сортировки, вызываемом командой Данные ( Сортировка | кнопка Параметры, служит поле Порядок сортировки по 1-му ключу (выбирается вариант порядка сортировки). Часто для этого нужно создавать собственный пользовательский список. Чтобы вернуться к обычному порядку — выберите в поле Порядок сортировки по 1 -му ключу элемент Не производится;
• даты и время должны быть введены в соответствующем формате либо с помощью функций даты или времени, т. к. для сортировки таких данных MS Excel использует внутреннее представление этих величин;
• сортировка по полям, большим трех, осуществляется последовательными сортировками, начиная с ключей самого низшего уровня;
• MS Excel может сортировать не только строки, но и столбцы.