- многоканальность;
- возможность переадресации на другой номер;
- организация телефонных конференций;
- постановка абонента на удержание;
- наличие электронного справочника.
Наиболее полно все сервисные возможности реализуются в цифровых аппаратах, используемых с цифровыми телефонными линиями.
В офисах целесообразно использовать внутриучрежденческие телефонные системы – системы микро- мини- офисной АТС, так как оперативная связь сотрудников необходима постоянная, а обеспечение каждого сотрудника сотовым или городским телефоном – дело дорогостоящее.
Видеоконференции.
Сегодня уже реально, а кое-где и повседневно разговор вести с партнером по видеотелефону, то есть, разговаривая видеть своего собеседника. Реальна и организация совместной дистанционной работы нескольких пользователей с документами и приложениями в составе группы или при использовании удаленного доступа из домашних офисов. Реально проведение по видеосвязи консилиумов, взаимных консультаций, семинаров, дистанционного обучения с демонстрацией необходимых графических и видеоматериалов.
Факсимильная связь.
Факсимильная связь не только намного быстрее обычной посты или курьерской доставки, она почти во всех случаях еще и намного дешевле. Факсимильная связь – это процесс дистанционной передачи неподвижных изображений и текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя.
Существует возможность передавать и получать факсы по сети с использованием компьютера. Можно послать заказ на посылку или прием факса. Составляется обычное электронное письмо, оформленное должным образом, и посылается на адрес компьютерного узла, занимающегося факсимильными операциями. Текст этого письма в виде Фокса будет доставлен на факсимильный аппарат адресата.[2]
MAPI – интерфейс программирования приложений электронных сообщений, разработанный фирмой Microsoft [1], позволяет эффективно решать эту проблему.
MAPI хранит при каждом документе пары: шифр реквизита и шифр значения реквизита (для множественных реквизитов – набор шифров значений). Сами имена реквизитов и их значения хранятся отдельно в единственном экземпляре. Это позволяет, с одной стороны, гибко менять состав реквизитов от документа к документу (у каждого документа может быть свой набор реквизитов), и в то же время хранить достаточно компактно описания документов.
Использование MAPI дает, кроме названного, еще ряд достоинств. Пожалуй, самым важным из них является возможность замены СУБД, на которой реализован проект, на любую другую СУБД, поддерживающую MAPI.
Переход с одной СУБД на другую
При реализации систем документооборота, естественно, нужно обеспечить необходимые функциональные требования к системе, но, кроме того, часто возникает требование реализации системы на конкретной СУБД. Если в организации есть опыт эксплуатации какой-либо СУБД и затрачены средства на ее приобретение, то внедрение другой СУБД, даже ради хорошей, с функциональной точки зрения, системы документооборота, может оказаться критичным.
MAPI позволяет, сохраняя все тонкости функциональных приложений, заменить сервер системы: заменить СУБД и/или компьютер. Например, с ORACLE на компьютере DEC перейти на DB2 и AS/400.
Сканирование документов
В каждую организацию приходит множество бумажных документов из других организаций. Задача службы управления документооборотом состоит в том, чтобы направить их в соответствии с регламентом, принятым в организации, соответствующим руководителям и исполнителям. Первое и естественное желание - решить эту задачу следующим образом: просканировать документ, распознать его (или нет) и создать соответствующий ЭД. Затем оригинал сдать в архив бумажных документов, а всем заинтересованным в документе предоставлять только ЭД (заметим, что оригинал строго формально может потребоваться только в случае судебного разбирательства). Но, по двум причинам это реализовать, как правило, не удается. Первая вызвана тем, что лица, принимающие решения, хотят видеть именно подлинник - оригинал документа. Вторая связана с тем, что зачастую сканировать входящие документы трудоемко и неэффективно, особенно это касается многостраничных документов (книги, брошюры).
Трудности сканирования многостраничных документов и книг вынуждают и сейчас часть документов рассылать с курьерами в бумажном виде. Если же требуется снять с документа хотя бы одну копию, то уже сканирование и рассылка ЭД оказывается более технологичной.
Сейчас промышленность поставляет надежные скоростные устройства для сканирования. Скорость достигает 120 листов в минуту для документов размером от визитных карточек до А4. Такая скорость (до 50000 документов за 8-ми часовой рабочий день) превышает документопоток практически любой организации. Мощные промышленные сканеры и соответствующее программное обеспечение позволяют сканировать двухсторонние документы, распознавать тексты в процессе сканирования и многое другое.
Работа с аудио и видео документами
Оперативность управления в организационных системах можно заметно повысить, если позволить задание, данное по обычному или видео телефону, записать и зарегистрировать как аудио или видео документ, так как при этом не требуется составлять задание в виде текстового документа. Если же создание задания в виде текстового документа все же требуется, то секретарь или работники отдела делопроизводства могут это сделать по аудио или видео документу. В дальнейшем этот документ дублируется, т.е. хранится в системе как в текстовом, так и в аудио или видео видах.
Использование аудио и видео представлений позволяет более емко представить поставленные задачи, их важность, особенности предполагаемой реализации. Аудио и видео документы могут занимать на один - два порядка больше памяти по сравнению с обычным текстовым представлением того же материала. Но многие дополнительные аспекты оправдывают введение аудио и/или видео фрагментов, дублирующих текстовые или вместо них. Быстрый рост объемов и надежности магнитной памяти, а также падение ее цены, позволяют идти на такое дублирование и на широкое использование аудио и видео документов. Работа с такими документами практически ничем не отличается от работы с текстовыми документами. При вызове их на экран запускается аудио или видео плеер, появляется панель управления плеером (перемотка, громкость и т.д.). Экран при этом может быть поделен на части, в которых будет вызвана разнородная информация, например, в одной части может быть представлена РКК, а в другой – видео документ.
Электронная подпись
Если документ создается в электронном виде и согласовывается с другими исполнителями и руководством также в электронном виде, то необходимо его снабжать некоторым аналогом обычной подписи, удостоверяющей авторство. Новые достижения в теории кодирования позволяют снабжать документ несколькими электронными подписями. В современных системах делопроизводства документ «подписывается» электронной подписью нажатием кнопки «Электронная подпись». Для этого применяется технология Открытого и Закрытого ключа. Компьютер, на котором работает человек, подписывающий документ, запрашивает закрытый ключ. Закрытый ключ может быть записан на отдельном флоппи диске или специальном магнитном носителе. Система открытых и закрытых ключей позволяет любому из зарегистрированных участников делопроизводства абсолютно надежно проверить, кто подписал документ и не внесены ли в него какие-либо изменения.
Электронная подпись оставляет документ открытым для чтения любому человеку, имеющему доступ к системе. При ее использовании к документу лишь добавляется некоторая дополнительная информация (подобно обычной подписи), удостоверяющая авторство.
Шифровка документа, канала, устройства
В системах делопроизводства обычно вводится разграничение доступа по тематике документов и формам секретности участников. Замечательные результаты, достигнутые в теории и практике криптографии, позволяют надежно зашифровать документ так, что расшифровка его будет доступна только лицам, предусмотренным по регламенту. Таким образом зашифрованный документ всегда и везде (в архиве на внешних носителях и в оперативной памяти, при передаче по каналам связи) хранится и пересылается в шифрованном виде.
Другие виды шифровки, которые технологично могут использоваться в системах делопроизводства, - это шифровка канала связи и шифровка устройства памяти (например, дисковода в целом или каких-то выделенных директорий). При этом документы, передаваемые по каналу или хранимые в памяти, могут быть открытыми или зашифрованными. Такие виды шифровки позволяют при передаче по открытым или недостаточно защищенным каналам передавать документы с более высоким уровнем секретности. Все документы, передаваемые в такой канал, шифруются и при получении расшифровываются. Аналогично при работе с недостаточно защищенной памятью все документы в процессе записи шифруются и при чтении расшифровываются.
Рассылка документов
Одной из основных функций СУД является рассылка документов сотрудникам для исполнения поручений или ознакомления. Практически повсеместным стало использование электронной почты для рассылки документов, заданий и контроля исполнения.
Адресная книга всех сотрудников организации, групп сотрудников, индивидуальная и групповая рассылка документов - это основные элементы и функции MAPI [1]. Таким образом, переход на почтовый сервер на другой СУБД также может быть осуществлен средствами MAPI.
При использовании электронной почты возможна реализация «навязчивого» уведомления о передаче сотруднику нового задания, автоматического учета открытия документа (первого прочтения), оповещения о приближении срока исполнения (например, за 7 дней, 3, 1 день).