Можно сказать, что законы и прочие нормативно-правовые активно разрабатываются, но зачастую они несовершенны, так как охватывают не все проблемы стоящие на их пути с одной стороны, а с другой стороны зачастую дублируют друг друга.
1.3. Электронный документооборот в концепции электронного правительства
Приоритетным направлением формирования электронного правительства является максимально возможный перевод документооборота и информационного взаимодействия органов государственной власти в электронную форму. Использование электронного документооборота призвано обеспечить эффективное информационное взаимодействие органов власти, что должно повысить качество государственного управления и создать основу для повышения оперативности предоставления и качества государственных услуг.
По данным исследований, 30% времени сотрудников крупных организаций тратится на поиски и согласование документов, 6% бумажных документов безвозвратно теряются, каждый внутренний документ копируется до 20 раз. Переход к электронному документообороту позволяет ускорить и повысить прозрачность движения документов, гарантировать их своевременное рассмотрение, повысить оперативность и обоснованность принимаемых решений, уменьшить при этом количество рутинных операций.
Системы электронного документооборота в том или ином виде присутствуют практически в любой корпоративной информационной системе, они позволяют не только обмениваться документами по каналам связи, но и организовать их хранение, обеспечивают доступ к различным вариантам документа, дают возможность отследить его «жизненный цикл».
Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для автоматизации работы с документами неуклонно растет. Прослеживается следующая динамика роста (данные РБК):
2002 год — 24 млн. долларов США
2003 год. — 27 млн. долларов США
2004 год. — 52 млн. долларов США
2005 год. — 100 млн. долларов США
2006 год. — 153 млн. долларов США
2007 год. — 230млн. долларов США
Что, в общем - то и не удивительно, поскольку для внедрения электронного документооборота в первую очередь важна его технологическая основа, то есть обеспечение работников ПК. Рынок систем управления документооборотом в нашей стране представлен программными решениями, как российских разработчиков на базе приложений иностранных компаний и на базе собственных разработок, так и несколькими иностранными производителями. Отечественный софт лучшим образом учитывает специфику российского документооборота, нежели программное обеспечение иностранных производителей, и дело здесь не в патриотизме, а в несколько других принципах построения западного документооборота, а так же в многообразии существующих стандартов в различных странах. Вот некоторые из наиболее известных систем электронного документооборота:
1. CompanyMedia, разработчик – компания Интер Траст[11]
Система CompanyMedia состоит из нескольких программных продуктов, которые можно использовать независимо друг от друга. Система предназначена для ведения электронного документооборота, информационной поддержки организационно-распорядительной и производственно-хозяйственной деятельности.
Система электронного документооборота CompanyMedia в целом позволяет наладить в организации «сквозной» обмен документами (что означает возможность легко проследить движение документов не только внутри одного подразделения, но и между филиалами организации), обеспечивает глобальное их визирование, нормализует контроль исполнения документов и поручений руководства.
CompanyMedia в основном предназначена для крупных и средних государственных учреждений и коммерческих организаций. Вместе с тем, гибкая структура этого программного продукта, модульный принцип построения являются весьма привлекательными и для небольших организаций.
CompanyMedia создавалась компанией «ИнтерТраст» в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). CompanyMedia имеет четыре сертификата качества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ на системы «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Проекты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Управление персоналом».
2. Система БОСС-Референт, разработчик - компания АйТи[12]
Система разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти. Система имеет сертификат соответствия ГСДОУ, а ее разработчик, компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001, удостоверяющий систему «…менеджмента качества сертифицированной компании применительно к проектированию, разработке, производству и обслуживанию программных средств для обработки документов и решения организационно-экономических задач…» Система БОСС-Референт, построенная на платформе IBM Lotus Domino/Notes, занимает лидирующие позиции на отечественном рынке.
3. Optima Workflow, разработчик - компания Оптима[13]
Система Optima Workflow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. В состав системы Optima Workflow входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.
Система Optima Workflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, настраиваемые на специфику организации, и не предлагает каких-либо стандартных процедур.
4. Documentum, разработчик – компания Documentum Servicies[14]
Система Documentum по функционалу и стоимости можно сравнить с базовым программным обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти системы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота.
Система разработана за рубежом, на российском рынке представлена с 2000 года и российских клиентов пока немного. Система Documentum является системой управления, а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. Фактически из систем электронного документооборота Documentum является самой дорогой ориентирована на очень крупные внедрения.
5. LanDocs, разработчик – компания Ланит[15]
Система LanDocs предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).
Система LanDocs соответствует стандарту ГСДОУ. Компания Ланит имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001.
6. ДЕЛО, разработчик – компания Электронные Офисные системы[16]
Система «ДЕЛО» разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. «Сертификат Наивысшего Качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «ДЕЛО», и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение системы и отсутствие проблем с ее дальнейшей эксплуатацией.
Система «ДЕЛО», масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест. Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»).
Система «ДЕЛО» – тиражируемый "коробочный" продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика
7. Гран-Док, разработчик - Государственное научно-производственное предприятие «Гранит-Центр»[17]
«Гран-Док» - специализированная система автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления, работающих в соответствии с требованиями и стандартами Российского делопроизводства. Система «Гран-Док» успешно прошла сертификационные испытания во ВНИИНМАШ, где было подтверждено полное соответствие системы требованиям нормативных документов. Система имеет сертификат ГОССТАНДАРТА РОССИИ №РОСС RU.ME. 20.H00409 и экспертное заключение Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, в котором отмечено ее высокое качество.