В техническом аспекте электронного документооборота также важно наличие электрофицированных сетей, позволяющих организовать доступ к Интернет всех слоев населения даже из самых отдаленных глубинок. Даже самый дорогой программный продукт останется бесполезным и будет использовать не полностью если нет выхода в сеть Интернет и связи, посредством него, со всеми органами власти от Камчатки до Калининграда, взаимодействия с иностранными государствами и с простыми гражданами. Государственным органам власти необходимо строить электронный документооборот, используя ресурсы и возможности Интернета. Эта сеть настолько глобальная, что без ее участия невозможно делать преобразования посредством внедрения ИКТ в государственный и другие секторы, для перехода к информационному обществу. Также необходимо обучение персонала работе с ИКТ. Программа даже самая дорогая просто «бесполезный ярлык на рабочем столе» в неумелых руках.
Электронный документооборот должен быть аналогичен бумажному (традиционному) документообороту в плане его организации и законности. И тут же опять всплывает проблема подтверждения подлинности электронных документов, что бы не говорили об улучшении в этой сфере и плюсах использования ЭЦП, в настоящем ее виде, ясно одно организации не спешат ее использовать, доверяя проверенной рукописной. Органы власти в соответствии с программой электронного правительства, обязаны будет вести электронный документооборот и подписывать все документы ЭЦП. Но государство живет не в вакууме, и все общественные институты находятся в взаимодействии с другими. Следовательно, полный электронный документооборот не наступит в ближайшем обозримом будущем, какие бы программы и законы не принимались. Невозможно все предприятия перевести на электронный документооборот, и снабдить всех граждан ЭЦП. Органы власти будут использовать электронный документооборот только в своей среде. А с внешней средой взаимодействие будет продолжаться как и раньше.
Следующая проблема всех без исключения программных продуктов в том, что они рассматривают процесс архивного хранения электронных документов, как некую базу данных, в которую можно зайти, найти документ, поработать с ним, и отправить его обратно. Для сохранения информации делаются копии на оптических дисках. Но диски на данный момент хранятся не более 10 лет, и регулярно надо производить их проверку. К тому же электронные документы, как и обычные нужно будет сдавать в государственные архивы, срок годности дисков небольшой и получается что вся тяжелая работа лежит на государственных архивах, такая как перепроверка и перезапись, подготовка специальных помещений для хранения. Не надо также забывать про системы безопасности и про постоянное устаревание комплектующих ПК. Получается легкий в управлении электронный документооборот, имеющий много плюсов, скрывает много подводных камней. Попытки использования электронного документооборота для эффективного государственного управление могут обернуться тем, что лет через 20 информация, записанная сегодня будет нечитаемой или несохраненной и пласт человеческой истории исчезнет. А материальные бумажные документы, как пролежали, так и еще пролежат много сот лет. При использовании ИКТ, нужно соблюдать предельную осторожность и использовать комплексы электронных и бумажных документов, постепенно сокращая количество бумажных, но не избавляясь от них все – таки до конца.
Глава 2. Практический аспект реализации функций электронного правительства в информационном обществе
2.1. Международный опыт внедрения электронного правительства
Внедрение «электронного государства» начинается с реформ государственного управления 1990-х годов. На сегодняшний день в практике реализации проектов электронного правительства в разных странах приоритет отдается развитию так называемой концепции «оne-stop, non-stop» (то есть единой системы, действующей в безостановочном режиме) — постадийному построению правительственных информационных порталов, обеспечивающих широкий доступ к информации и услугам, относящимся к сфере компетенции органов власти и государственного управления. Посредством этих порталов и интранет-коммуникаций создаются информационные связи между субъектами государственной власти федерального и регионального уровней, то есть организуется обмен экономической, правовой, статистической и прочей информацией «по вертикали». Помимо этого, в рамках государственных информационных порталов создается электронный рынок товаров и услуг в интересах обеспечения государственных структур дополнительными возможностями реализации их функций: заинтересованный бизнес привлекается к участию в тендерах на выполнение госзаказов и разнообразных социальных программ. Следующим этапом развития правительственных порталов является их продвижение в сторону «электронной демократии», создания новых форм взаимоотношений, информационного обмена и обратной связи между гражданами и государством, населением и всеми ветвями власти, электоратом и депутатским корпусом, — вплоть до внедрения системы электронных выборов.
К разряду наиболее выполнимых и востребованных сейчас функций правительственных порталов относится, безусловно, организация единого входа в весьма многочисленные и «распыленные» по ведомственным серверам информационные ресурсы различных органов власти и государственного управления, ориентированные на широкую аудиторию. Упрощение публичного доступа к этим ресурсам, предоставляющим населению информацию о деятельности государственных институтов, и создание максимально дружественного интерфейса для обеспечения компьютерной связи общества с государством может само по себе свидетельствовать о серьезности намерений правительства по строительству системы электронного правительства и способствовать повышению общественного авторитета власти.
За многофункциональными порталами электронных правительств скрываются системы автоматизации управления госорганов, позволяющие реализовать открытость структур для граждан и быстрый доступ к решениям, а также экономящие средства налогоплательщиков. На сегодняшний день не существует никакого единого шаблона, который мог бы отвечать всем условиям и решениям задачи формирования электронного правительства. Каждая страна имеет уникальное сочетание обстоятельств, приоритетов и наличных ресурсов.
Великобритания.
Центральный Правительственный Портал Великобритании (http:// www.ukonline.gov.uk) предоставляет общую правительственную информацию. Он соединяет вместе информацию и консультационные сервисы из различных источников. При этом центральным разделом портала, реализующим данный подход, является раздел "Ваша жизнь" (Your life), который как бы разбит на два подраздела:
· Этапы жизни (Life stages).
· Жизненные эпизоды (Life events).
В первую очередь были реализованы следующие Жизненные Эпизоды:
Δ появление ребенка;
Δ криминальная ситуация;
Δ переезд в новый дом (квартиру);
Δ смерть близких и другие трудные проблемы;
Δ обучение вождению автомобиля;
Δ поездки (в командировку и пр.).
Эти возможности были реализованы в первую очередь на основе исследований о наиболее популярных сервисах. В дополнение к ним добавлены следующие Жизненные Эпизоды:
Δ выбор школы;
Δ переход в другую школу;
Δ поиск работы;
Δ пенсия и выход на пенсию;
Δ уход за кем-либо;
Δ открытие бизнеса.
Очень часто информация и услуги, связанные с одним "жизненным эпизодом" предоставляется различными правительственными агентствами и недоступна где-либо еще из единого источника. Группирование он-лайновых услуг вокруг конкретных жизненных эпизодов предназначено для того, чтобы сделать общение граждан с государством более простым. Портал также представляет расширенный сервис поиска, названный "Быстрый поиск" (Quick find), что упрощает навигацию через море правительственной информации. Центральный правительственный портал ukonlinegov.uk также дает описания и ссылки на целый спектр правительственных услуг, которые в настоящее время уже доступны гражданам и бизнесу.
По мере того, как портал будет развиваться, он будет включать новые ссылки на другие правительственные Web-сайты, описания и ссылки на услуги и информацию. Ukonline.gov.uk также предоставляет возможность гражданам обсуждать различные проблемы через раздел, названный Пространство Гражданина (Citizen Space). Раздел информирует о планах изменений в области общественной жизни и дает возможность гражданам высказывать свою точку зрения.
Центральный правительственный портал ukonline.gov.uk очень четко позиционирован как естественная начальная точка ко всей остальной правительственной информации и услугам, где граждане могут также взаимодействовать с правительством.
Великобритания пошла по пути осторожного и постепенного строительства основы электронного Правительства. Суть этого подхода состоит в построении в первую очередь основных инфраструктурных строительных блоков до того, как запускать новые услуги. Инфраструктура обеспечивается через так называемый Правительственный Шлюз Government Gateway (http://www.gateway.gov.uk), который обеспечивает возможности дальнейшего наращивания услуг. Этот сайт обеспечивает централизованные сервисы регистрации для выполнения безопасных транзакций с правительством.
Проект центрального правительственного портала Ukonline.gov.uk и Государственный Шлюз Government Gateway являются двумя ключевыми инициативами концепции электронного правительства Великобритании. При этом центральный правительственный портал Ukonline.gov.uk рассматривается как ключевой элемент трансформирования способов организации и предоставления услуг гражданам, средство обеспечения лучшей интеграции государственных услуг и средство объединения всей правительственной информации для он-лайнового представления.