Создание базы данных сотрудников в MS Access (стр. 2 из 2)
В результате запроса открывается форма «Фамилия» (см.рис.1.18.)
рис. 1.18 Форма Фамилия
- кнопка «Сортировать по алфавиту» - активизирует запрос сортировки БД по алфавиту с проставлением семейного положения сотрудникам и выдает форму СемПол (см. рис.1.19). Запрос создан в режиме конструктора с помощью таблиц «Сотрудники и СотрАдр». В поле сортировка задан параметр по возрастанию, т.е. БД сортируется по алфавиту (см. рис.1.20).
рис.1.19 Создание запроса «СемПол»в режиме конструктора
рис. 1.20 Форма СемПол
- кнопка «Отобрать по должностям» активизирует запрос «Должн», который также создан в режиме конструктора с помощью таблиц «Сотрудники» и «Должность» (см. рис 1.21), причем поле «Должность» из таблицы «Сотрудники» не выводится на экран, но по нему выполняется запрос (см. рис.1.22).
рис. 1.21 Создание запроса «должность» в режиме конструктора
рис. 1.22 Запрос на выборку по полю «Должность»
В результате запроса на экран выводится форма «Должн» выдающая список сотрудников из БД « Кадры», с соответствующими должностями (см.рис.2.23.)
рис. 1.23 Форма «Должн»
- кнопка СТОП – выход из формы «Запросы» в Главную форму.
Форма «Отчеты» служит для работы с отчетами, на ней имеются четыре кнопки:
- кнопка «Списки по должностям»- выводит на экран файл отчета, созданный на основе запроса «Должн».
Отчет «Списки по должностям» создан в режиме конструктора (см. рис.1.24)
рис.1.24 Создание отчета в режиме конструктора
Данный отчет выводит на просмотр, а при необходимости и на печать Отчет Списки по должностям (см. рис.1.25)
рис.1.25 Отчет «Списки по должностям»
- кнопка «Личная карточка сотрудника» - активизирует файл отчета «Фамилия», созданный на основе запроса «Фамилия» и выдает отчет «Личная карточка сотрудника», Отчет создан в режиме «Конструктора» аналогично отчету «Должность».(см. рис. 1.26)
рис. 1.26 Отчет «Личная карточка сотрудника»
- кнопка «Списки» сотрудников активизирует файл отчета «Сотруд», созданный на основе запроса «Сотруд», и выдает для просмотра и печати отчет «Список сотрудников». Данный отчет создан в режиме конструктора аналогично предыдущим отчетам (см.рис.1.27.)
.рис.1.27 Экранная форма отчета «Список сотрудников»
- кнопка СТОП – выход из формы Отчеты в главную форму.
Заключение
«Учет трудовых ресурсов и управление ими – необходимая составляющая в общем планировании ресурсов любой организации».[2]
Однако по мере роста организации для обеспечения оперативной обработки документации по личному составу и эффективной работы с персоналом возникает необходимость в средствах автоматизации.
Использование компьютерных технологий дает возможность быстро получать любые формы отчетности, гибко менять выходные отчетные формы в соответствии с изменениями в законодательстве и потребностями самой организации.
Внедрение программ на крупных предприятиях позволяет значительно улучшить условия труда работников кадровых служб, плановых и расчетных подразделений.В данной контрольной работе предложен один из способов реализации задачи « Автоматизированное рабочее место» работника службы кадров и использование БД «Кадры».
Программа позволяет распечатать большое количество документов, необходимых при работе с кадрами, тем самым, экономя рабочее время сотрудника. Данная программа имеет удобный пользовательский интерфейс, дешевую себестоимость, небольшие требования к аппаратному обеспечению.
Пользователи могут самостоятельно готовить различные отчеты по персоналу предприятия, формировать списки на основании произвольно сформированного запроса.
1. «Секретарское дело». Ежеквартальный журнал. М., 2001. №1
2. Д. Вейскас «Эффективная работа с Access 97”.
3. А. Гончаров «Компьютер для менеджера». Самоучитель – СПб: Изд-во «Питер».2000
4. Ф. Новиков, А. Яценко. Microsoft Access 2000. – ВНV – Санкт-Петербург – 1999.
5. Р. Селеста « Access 2000: Учебный курс”.М., 2000.
[1] А Гончаров «Компьютер для менеджера». Самоучитель-СПб: Изд-во «Питер» 2000 с.408
[2] «Секретарское дело». Ежеквартальный журнал, М., 2001, №1, стр. 44.