Создание базы данных сотрудников в MS Access (стр. 1 из 2)
План:
Введение
1. Описание этапов создания реляционной базы данных
1.1 СУБД «ACCESS»
1.2 Создание таблиц
1.3 Установление связей между таблицами в БД
1.4 Создание форм
1.5 Создание запросов
1.6. Создание отчетов
Заключение
Список литературы
В каждой области деятельности создаются собственные базы данных: в социальном обеспечении - по получателям пенсий, в медицине – по диспансерному учету, по льготным лекарствам.
Так, для кадровой службы разработана и используется программа «Кадры» специально для работы с личными данными сотрудников. База данных, имеющаяся в учреждении, позволяет работникам кадровых служб накопленную информацию по сотрудникам оптимально хранить, искать, а также использовать при оформлении различных статистических данных, подготовке отчетов, при решении задач по вопросам повышения квалификации, сертификации.
«БАЗА ДАННЫХ (БД) – это совокупность взаимосвязанных и упорядоченных данных, которая обеспечивает их оптимальное использование в определенной области человеческой деятельности».[1]
В лечебно–профилактических учреждениях Самарской области используется база данных «Кадры», в которой информация хранится в нескольких таблицах. При установлении между ними связей можно создавать запросы по данным из этих связанных таблиц.
В качестве примера рассмотрим этапы создания БД сотрудников в СУБД В МУЗ «Городская поликлиника №3».
1. Описание этапов создания реляционной базы данных
1.1 СУБД «ACCESS»
СУБД – это система, позволяющая создавать БД, которая управляет вводом и взаимосвязью данных внутри БД, либо между БД.
СУБД «ACCESS» - реляционная база данных.
Основные функции СУБД
1. Определение данных – какая именно информация будет храниться в БД, задается структура и тип (текстовый, числовой и т.д.) данных, их связь.
2. Обработка данных – фильтрация, вывод на экран только необходимых столбцов или строк и сортировка данных, объединение данных и вычисление итоговых значений.
3. Управление данными – пароли, корректировка и добавление новых данных.
При получении задания необходимо: нажать кнопку «ПУСК»- «Программы» – открыть окно и выбрать пункт «Файл» – открыть. Выбрать из списка файлов имя БД и нажать ОК
Таблицы служат источником данных для запросов, форм, отчетов.
Для базы данных «Кадры» создаем таблицы в режиме «Конструктор». Нажимаем кнопку «Создать» на вкладке таблицы (см. рис. 2.1.) и выбираем пункт списка «Конструктор».
рис.1.1 Окно работы с объектами «Access»
В открывающемся окне «Конструктор» в столбце «Имя поля» вносим наименования полей создаваемой таблицы. В столбце «Тип данных» - перечисляем типы полей создаваемой таблицы и определяем ключевое поле для связи таблиц по определенному полю.
рис.1.2 создание таблицы в режиме конструктора
Например: тип данных для поля «КодСотрудника» – счетчик, а для поля «Фамилия» – текстовый (см. рис.1.2). Чтобы определить ключевое поле необходимо выделить его и нажать инструмент с рисунком ключа.
Без ключевых полей невозможно осуществить связывание таблиц.
Таким образом, создаем четыре таблицы:
- Таблица «Сотрудник» с полями Код сотрудника, Табельный номер, Фамилия, Имя, Отчество, должность (см. рис.2.3.);
- Таблица «СотрАдр» с полями Код сотрудника, Адрес, ДомТелеф, СемПолож (см. рис. 2.4.)
- Таблица «Семейное положение» с полями СемПолож и Код; (см. рис. 1.5.)
- Таблица «Должность» с полями КодДолжн и Должность (см. рис. 1.6.)
рис.1.3 Таблица «Сотрудник»
Для более удобной работы при заполнении таблицы «Сотрудник» поле «Должность» имеет подстановку из справочника «Должность» (см. рис. 1.4)
рис. 1.4 Связывание таблиц при помощи подстановки
Аналогично в таблице «СотрАдр» поле «Семейное положение» имеет подстановку из справочника «Семейное положение» ( см. рис.2.6.)
рис.1.5 Таблица СотрАдр
рис. 1.6 Таблица Семейное положение рис.1.7 Таблица Должность
1.3 Установление связей между таблицами в БД
Существует три вида связей: 1 –к – 1; 1 – ко – многим; много – ко – многим.
Для установки связей между таблицами на панели инструментов имеется кнопка
рис. 1.8 Установление связей между таблицами
В поле схемы данных добавляем таблицы, которые будут связаны. Наложением друг на друга ключевых полей, с помощью которых будут связаны таблицы, создаем связи между ними. Название ключевого поля должно соответствовать названию другому.
Например: таблица «Сотрудник» связана с таблицей «СотрАдр» по КодСотрудника связью 1 – к – 1, а таблица «Семейное положение» связана с таблицей «СотрАдр» связью 1 – ко – многим (см. рис. 1.8.)
После установления связей можно создать запрос по данным из этих связанных таблиц.
При необходимости тип связи можно легко изменить, удалить ненужную связь или создать новую.
Для удобной работы с БД в ACCESS можно создавать формы. Они могут использоваться для поиска и ввода данных. Формы дают возможность вывести на экран больше данных, нежели таблицы.
На закладке «Формы» в окне «Создание объектов» создаем формы в режиме конструктора.
рис.1.9 Форма « Сотрудники» - режим конструктора
Для создания полей в форме используется панель элементов. Для определения свойств формы, полей, заголовков и т.д. используется окно свойства, где устанавливаются нужные параметры для каждого объекта.
В программе «Кадры» имеются пять форм:
- Главная (см. рис. 1.10)
- Запросы
- Отчеты
- Сотрудники (см. рис.1.11)
- и подчиненная форма ПФСотрАдр
Форма Главная используется для запуска рабочих форм БД и имеет вид:
рис. 1.10 Форма Главная
Форма Главная имеет четыре кнопки:
- Кнопка «Работа с базой данных» - предназначена для работы с формой «Сотрудники»;
- Кнопка «Работа по запросам» - предназначена для работы с формой «Запросы»;
- Кнопка «Работа с отчетами» предназначена для работы с формой «Отчеты»;
- Кнопка «STOP» - предназначена для выхода из БД.
В программе «Кадры» для удобства работы создано три формы:
- «Сотрудники» - для корректировки, ввода и удаления данных о сотрудниках (рис.1.11);
- «Запросы» - для формирования запросов по БД (рис.1.12);
- «Отчеты» - для формирования отчетов по запросам (рис.1.13).
рис. 1.11 Форма Сотрудники
рис.1.12 Форма запросы
рис.1.13 Форма Отчеты
Форма «Сотрудники» служит для корректировки, ввода и удаления данных о сотрудниках. На форме имеются пять кнопок для удобной работы с БД:
- внести новую запись;
- сохранить запись;
- удалить запись;
- найти запись;
- выход из формы в Главную форму.
Каждой кнопке назначен свой макрос.
Например: выход из формы:
Рис. 1.14 Макрос для кнопки «выход из формы»
Аналогично данной кнопке, остальные кнопки выполняют свои макрокоманды.
Запрос – это средство отбора данных из одной или нескольких таблиц при помощи определенного пользователем условия. Его удобно использовать и в качестве «буфера» между таблицами и формой. В запросе можно сортировать и отбирать данные. При этом информация в исходных таблицах остается неизменной.
Форма «Запросы» в БД « Кадры» предназначена для работы по запросам. На ней имеются пять кнопок:
- «найти по табельному номеру» - выполняется запрос «Поиск сотрудника по табельному номеру».
рис.1.15 Создание запроса в режиме конструктора
Запрос создан в режиме конструктора с помощью таблиц «Сотрудники», «СотрАдр» и «Должность» (см рис. 1.15). В поле условие отбора задан параметр отбора сотрудников по табельному номеру из БД (см. рис.2.16)
рис. 2.16 Запрос «Поиск по Таб.Ном»
В результате запроса открывается форма «ТабНом», где отражается результат (см.рис.1.17).
рис.1.17 Форма ТабНом
- кнопка «Найти по фамилии» предназначена для поиска сотрудника в БД по фамилии и выполняет запрос «Фамилия», который создан аналогично запросу «ТабНом». Запрос создан в режиме конструктора с помощью таблиц «Сотрудники», «СотрАдр» и «Должность» (см. рис. выше). В поле условие отбора задан параметр отбора сотрудников по фамилии из БД.