Для того чтобы документировать механизмы передачи и обработки информации в моделируемой системе, используются диаграммы потоков данных (Data Flow Diagrams). Диаграммы DFD обычно строятся для наглядного изображения текущей работы системы документооборота организации.

При построении диаграммы потоков данных используются следующие элементы:

Поток данных - это информация которая передаются и требует обработки, на схеме обозначается стрелкой

Процесс - это преобразование входных данных в выходные по определенному правилу, обозначает некоторое действие обрабатывающее входной поток. На схеме обозначается окружностью

Внешняя сущность - это объект являющийся внешним по отношению к моделируемому объекту и обменивается с ним потоками данных. На схеме обозначается прямоугольником

Хранилище данных - место хранения используемой информации, на схеме обозначается параллельными линиями

1.2. Организация предметной области

Основная идея программы – в учёте посещений занятий фитнес-клуба. Учитываются во взаимосвязи: посетители, их приходы на занятия, тренеры (специалисты), ведущие эти занятия, оплата.

Как и в любой системе автоматизации, затрачивая время на первоначальный ввод данных (посетители, тренеры, занятия, абонементы, оплаты), мы выигрываем в том, что легко можем получить любую сводную аналитическую информацию:

· историю оплат каждого клиента

· статистику его посещений

· кол-во занятий, проведённых каждым тренером (специалистом) и кол-во посетителей, приходивших на них

· статистику денежных поступлений – в разрезе по видам спорта и общую

Кроме того, программа предотвратит случаи злоупотребления со стороны недобросовестных посетителей: если у товарища не осталось оплаченных занятий, это выяснится здесь же, при входе.

Также клиент не сможет посетить занятие, не оплаченное им (не входящее в множество оплаченных занятий).

Трудоёмкость работы состоит в том, что во-первых, для начала работы требуется заполнить все справочники; во-вторых, отмечать приход каждого клиента. То есть, при появлении визитёра его надо найти в программе и отметить, на какое занятие он явился – см. рис. 1

Заполнение справочников – необходимый этап, но регистрацию посетителей можно и нужно значительно ускорить. Кроме того, что возможен быстрый поиск по фамилии, дешевле и удобнее всего использовать сканер штрих-кодов в совокупности с распечатанными и розданными клиентам карточками-пропусками.

Эти сканеры продаются достаточно широко. Те, что посложнее, включаются в COM-порт компьютера, и продаются с отдельным блоком питания.

Самые простые и дешёвые сканеры – те, что включаются «в разрыв клавиатуры». То есть, клавиатурный шнур выдёргивается из компьютера и вставляется в переходник на сканере, а шнур из этого переходника вставляется в клавиатурный разъём компьютера. И клавиатура, и сканер будут нормально работать.

Итак, сначала заводим справочники:

· Регионы/города/улицы

· Занятия (виды занятий: сюда же можно включить и солярий, и массажиста, и т.п.)

· Стоимость занятий: может зависеть от кол-ва заранее оплаченных занятий: если одно занятие стоит, скажем, 50 рублей, то 2 – 80, а 4 – 120р.

· Абонементы. Могут быть срочными – на месяц, два, и т.д., или бессрочными; могут разрешать посещение одного или нескольких занятий, в определённое время или в любое.

1.3. Экономическая сущность комплекса экономических информационных задач

"СпортКлуб" поддерживает многопользовательский режим работы в локальной сети: возможна одновременная работа от одного до десятков пользователей. Скорость работы высокая и не зависит от количества подключенных компьютеров.

Имеются удобные сервисные режимы сохранения и восстановления базы данных.

Как уже было сказано, каждому клиенту надо распечатать "карточку клиента", служащую своеобразным пропуском на занятия. Это можно сделать из режима редактирования персоны (кнопка со штрих-кодом в правом нижнем углу). Эти карточки выдаются клиентам на руки.

При регистрации посещения администратор берёт у клиента карточку, сканирует штрих-код и возвращает карточку посетителю. Вся процедура занимает несколько секунд вместе с поиском и выбором занятия (из числа оплаченных), на которое посетитель пришёл именно сейчас.

1.4. Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач

Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.

Одно из основных назначений СУБД – поддержка программными средствами представления, соответствующего реальности.

Предметной областью называется фрагмент реальности, который описывается или моделируется с помощью БД и ее приложений. В предметной области выделяются информационные объекты – идентифицируемые объекты реального мира, процессы, системы, понятия и т.д., сведения о которых хранятся в БД.

В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. В качестве такого объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.

Переход к преимущественно безбумажному делопроизводству дает возможность наладить комплексное управление документированной информацией в единой автоматизированной среде, получить целостную картину исполнения документов и поручений по всем уровням управления, проводить согласование документов в электронной форме, контролировать все операции с электронным документом и внедрить единые процедуры безопасности.

Так как автоматизированная система затрагивает организацию процессов делопроизводства, необходимо тесное сотрудничество представителей служб делопроизводства и информационных технологий при внедрении систем. И что немаловажно — необходима поддержка проекта высшим руководством организации или предприятия.

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Информационное обеспечение комплексных задач

2.1.1. Инфологическая модель и ее описание

Информация столь же необходима управленческому аппарату, как объекту управления - сырье и ресурсы. Она формируется в результате обработки специфического сырья, известного под названием данные. Последние отражают конкретные финансово-хозяйственные факты, состояние или процессы и имеют собственный материальный носитель (бухгалтерские и финансовые документы, сигналы, поступающие от датчиков, дисплеи, магнитные носители и т.д.).

Разработку информационного обеспечения АРМ проведем на базе системы управления базами данных (СУБД) Access XP из состава выбранного интегрированного пакета Microsoft Office XP.

СУБД Access предназначена для разработки баз данных реляционного типа для локального их использования на персональных компьютерах и для работы с этими базами.

Данная СУБД была выбрана по следующим причинам:

- простота средств реализации,

- легкость освоения инструментарием разработчика (VBA),

- наглядность визуализации информации.

Базы данных созданные с помощью системы управления базами данных «Microsoft Access» полностью реализую реляционную модель построения данных. База данных «Microsoft Access» представляет собой набор групп объектов, таких как таблицы, запросы, формы, отчеты.

Связи между таблицами можно разбить на четыре базовых реляционных типа с отношениями:

- один-к-одному;

- один–ко-многим;

- многие-к-одному;

- многие-ко-многим.

Структура организации таблиц позволяет создание первичных и внешних ключей. Имеется возможность изменения типа внутренних объединений для связанных таблиц.

Также «Microsoft Access» предоставляет большое количество внутренних средств по оптимизации работы проектируемого приложения. К ним относятся:

- загрузка модулей по требованию;

- оптимизация дерева вызовов;

- использование файлов MDE;

- автоматическая поддержка компилированного состояния;

- использование библиотек Windows API;

- индивидуальная настройка системы;

- эффективное использование индексов;

- встроенный оптимизатор запросов.

База данных планового отдела должна хранить данные, исходящие из взаимоотношений отдела с другими подразделениями предприятия:

Инфологическая или информационная модель (схема данных) и ее описание предполагает моделирование входных, промежуточных и результатных информационных массивов предметной области и их характеристика. Необходимо детально освятить как на основе входных документов и нормативно справочной информации происходит обработка с использованием массивов оперативной информации и формирования выходных данных.