В MSProject заложен набор предопределенных таблиц, каждая из которых содержит несколько полей одной из внутренних таблиц проектного файла. Списки предопределенных таблиц MSProject с информацией о задачах и ресурсах приведены в таблицах 1 и 2.
Табл. 1 Таблицы с информацией о задачах
| Таблица | Содержание |
| Исходный план (Baseline) | Данные из базового плана проекта |
| Даты ограничений (Constraint Dates) | Ограничения задачи (даты ограничений и типы) |
| Затраты (Cost) | Стоимость задач и проекта |
| Задержка (Delay) | Информация для выравнивания загрузки ресурсов |
| Освоенный объем (Earned Value) | Общая таблица для сравнения запланированного и фактического объемов работ, запланированной и фактической стоимости |
| Индикаторы календарного плана освоенного объема (EarnedValueScheduleIndicators) | Сравнение запланированного и фактического графиков выполнения проекта |
| Показатели затрат для освоенного объема (EarnedValueCostIndicators) | Сравнение запланированного и фактического проектного бюджета |
| Ввод (Enter) | Таблица для ввода общей информации о задаче |
| Экспорт (Export) | Информация для экспорта данных о задачах во внешний файл |
| Гиперссылка (Hyperlink) | Связанные с задачей ссылки, ведущие на внешние сайты |
| Ожидаемыйсценарий (PA_Expected Case)Оптимистичныйсценарий (PA_Optimistic Case)Пессимистичныйсценарий (PA_Pessimistic Case) | Три таблицы для анализа проекта по методике PERT. Идентичны по структуре и содержат данные об ожидаемом, оптимистичном и пессимистичном планах проекта |
| Вводдляанализа PERT (PA_PERT Entry Sheet) | Таблица для ввода данных, используемых при проведении анализа плана по методике PERT |
| Сводные задачи (Rollup Table) | Служит для оптимизации отображения сводных задач |
| Schedule (календарный план) | Расписание начала и окончания выполнения задач, интервалы между задачами |
| Суммарные (Summary) | Общая информация о задачах проекта |
| Отслеживание (Tracking) | Информация о ходе выполнения проекта |
| Использование (Usage) | Задачи проекта, объемы работ, длительность, даты начала и окончания |
| Расхождение (Variance) | Данные об отклонении от плана при выполнении работ |
| Трудозатраты (Work) | Информация об объеме работы по проекту |
Табл. 2 Таблицы с информацией о ресурсах
| Таблица | Содержание |
| Стоимость (Cost) | Стоимость ресурсов проекта |
| Приобретенная стоимость (Earned Value) | Сравнение запланированной и фактической стоимостей ресурса в проекте |
| Ввод (Entry) | Таблица ввода общей информации о ресурсе |
| Вводматериальногоресурса (Entry – Material Resources) | Таблица для ввода общей информации о материальном ресурсе |
| Ввод нематериального ресурса (Entry – WorkResources) | Таблица для ввода общей информации о нематериальном ресурсе |
| Экспорт (Export) | Информация для экспорта данных о ресурсах во внешний файл |
| Гиперссылка (Hyperlink) | Связанные с ресурсом ссылки, ведущие на внешние сайты в Internet и Intranet |
| Сводная (Summary) | Общая информация о ресурсах проекта |
| Использование (Usage) | Информация о работе, на которую выделены ресурсы |
| Работа (Work) | Информация об объеме работы, на которую выделены ресурсы |
Таблицы отображаются в представлениях, причем есть представления, в которых таблицы совмещены с диаграммой, например диаграммой Ганта (GanttChart). Существуют и представления, состоящие только из таблицы. Какая из таблиц загружается по умолчанию при загрузке программы, определяется в настройках.
Переключение между таблицами осуществляется с помощью команды Вид→Таблица (View→Table). В пункте меню Вид→Таблица перечислены наиболее часто используемые таблицы для текущего представления. Если в этом пункте меню нет нужной таблицы, то ее можно найти в пункте Другие таблицы (Moretables).
3 Подготовка к составлению плана
Управление проектом заключается в составлении плана и отслеживании хода работ по нему. Проекты могут осуществляться в любой области деятельности. Так проектом может быть разработка информационной системы, выполнение курсового или дипломного проекта, постройка здания, проведение предвыборной компании и т.д.
Проект предпринимается для достижения определенного результата в определенные сроки и за определенные деньги. План проекта составляется для того, чтобы определить, с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди и оборудование будут нужны для выполнения работ, в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой по проекту. Поэтому проектный план содержит три основных элемента: задачи (tasks), ресурсы (resource) и назначения (assignment).
Задачей называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. Поскольку проект обычно содержит много задач, то для удобства отслеживания плана их объединяют в группы, или фазы. Совокупность фаз проекта называется его жизненным циклом.
Фаза проекта состоит из одной или нескольких задач, в результате выполнения которых достигается один или несколько основных результатов проекта. Если для достижения результатов задачи нужно выполнить только ее, то для достижения результата фазы нужно выполнить группу других задач. В этом заключается отличие фазы от задачи – ее результат суммирует результаты других задач. Поэтому в MSProject фазы называются суммарными задачами (summarytask). Фазы могут состоять как из задач, так и других фаз.
Проект разбивается на фазы для удобства контроля хода работы. По завершении проектной фазы обычно осуществляется анализ полученных результатов, чтобы с минимальными затратами определить и исправить ошибки.
Задачи, в результате выполнения которых достигаются промежуточные цели, называются завершающими задачами. В MSProject они называются вехами (milestone). Обычно результатом фазы является достижение некоторой промежуточной цели, поэтому вехой в плане проекта принято обозначать последнюю задачу фазы, в результате которой достигается ее результат. Если такой задачи нет, а фазовый результат достигается, например, одновременным завершением нескольких задач, то создается фиктивная завершающая задача, длительность которой устанавливается равной 0 дней, и на нее не выделяются исполнители. Она присутствует в плане исключительно для обозначения момента завершения фазы, что облегчает отслеживание плана проекта.
Длительность задачи - это период рабочего времени, необходимый для выполнения задачи. Длительность задачи может не соответствовать трудозатратам занимающегося задачей сотрудника. Длительность (duration) соответствует времени, через которое будет получен результат работы, а трудозатраты (work) – времени, затраченному сотрудниками на получение результата.
Задачи в плане проекта взаимосвязаны, например, часто одна задача не может начаться до тех пор, пока не будет закончена другая. На плане проекта зависимости (dependencies) обозначаются с помощью связей (links). Оба этих термина – зависимость и связь - используются с одним и тем же смыслом, обозначая логику, определяющую последовательность выполнения работ в плане проекта.
Под ресурсами понимаются сотрудники и оборудование, необходимые для выполнения проектных задач. Каждый сотрудник, участвующий в проекте, получает определенную роль, соответствующую его квалификации. При составлении списка ресурсов часто используется ролевое планирование. Например, сначала определяется, что для исполнения работ требуются три программиста и один менеджер, а затем, когда план проекта утвержден, подбираются конкретные сотрудники для этих ролей.
Важное свойство ресурсов – стоимость (cost) их использования в проекте. В MSProject существуют два типа стоимости ресурсов: повременная ставка (rate) и стоимость за использование (costperuse). Повременная ставка выражается в стоимости использования ресурса за единицу времени. Обычно почасовая ставка используется для учета стоимости не материальных ресурсов. Величина затрат на использование обозначает стоимость использования оборудования или сотрудника в задаче, которая не зависит от того, сколько времени задействован в задаче сотрудник или материальный ресурс. Общие затраты на использование такого ресурса определяются путем умножения стоимости использования на число задач, в которых он задействован. У ресурса может быть указана стоимость как одного из двух типов, так и обоих.
Назначения – это связь определенной задачи и ресурсов, необходимых для ее выполнения. На одну задачу может быть назначено несколько ресурсов, причем как материальных, так и нематериальных. Назначения объединяют в плане задачи и ресурсы, делая план целостным. Благодаря назначениям решается целый ряд задач планирования:
- определяются ответственные лица за исполнение задач;
- когда определены задачи, за которые отвечает ресурс, можно рассчитать общий объем времени, затрачиваемый им на проект, а значит и его стоимость;
- определив стоимость участия всех ресурсов в проекте, можно определить общую стоимость проекта;
- назначая ресурсы на задачи, можно сокращать срок выполнения работ, выделяя на них больше ресурсов, и тем самым, сокращая общую длительность проекта.
Большинство проектов имеют определенную дату окончания, бюджет и объем работ. Тройку «время», «деньги», «объем работ» часто называют проектным треугольником потому, что при внесении изменений в один из этих элементов, меняются оба другие. Хотя для проекта в равной степени важны все три элемента, один из них, как правило, имеет наибольшее влияние на другие в зависимости от выбранного приоритета. Например, если изменить план проекта, укоротив расписание, то либо возрастает стоимость проекта, либо уменьшается объем выполненных работ. Если изменить план проекта с целью уменьшения его бюджета, то может возрасти длительность выполнения проекта и уменьшиться объем работ. Если увеличить объем работ, то проект будет длиться дольше и стоить дороже. В общем случае изменения в плане зависят от специфики проекта. В некоторых случаях сокращение времени увеличивает стоимость, а в других – уменьшает ее.