Кроме описанных форматов, Excel поддерживает массу других. Чтобы воспользоваться ими, нужно выделить диапазон ячеек для форматирования и в контекстном меню ячейки надо выбрать команду Формат ячеек. Можно поступить по-другому - выбрать команду Формат ª Ячейки (или нажать <Ctrl+1>).
Как только откроется диалоговое окно Формат ячеек, надо перейти на вкладку Число (Number), а затем в списке Числовые форматы (Categories) выбрать нужный формат. Некоторые наборы форматов - например, Дата, Время, Дробный (Fraction) и Дополнительный (Special) - дают возможность выбирать другие форматы в окне списка Тип (type). Денежный, есть свои окна, предоставляющие возможность более точного выбора формата. Если щелкнуть на каком-либо формате в этих окнах списков, то вверху, в области Образец (Preview), Excel продемонстрирует, какое действие окажет этот формат на первое значение текущего диапазона. И когда таким образом найдется нужный формат, просто надо щелкнуть на кнопке ОК или нажать клавишу <Enter>, чтобы применить его к выделенному диапазону.
Excel поддерживает набор числовых форматов под названием Дополнительный. В этом наборе содержится следующие четыре числовых формата, которые могут полезны:
Почтовый индекс (Zip Code). Сохраняет любое количество нулей, стоящих перед числом, что имеет значение для почтовых индексов (но не для арифметических операций), например 00123.
Индекс+4 (Zip Code+4). Автоматически последние четыре цифры от первых пяти и сохраняет любое число стоящих впереди нулей, например 00123-5555.
Номер телефона (Phone Number). Автоматически заключает первые три цифры в круглые скобки и отделяет дефисом последние четыре цифры от трех предыдущих, например (999) 555-1111.
Табличный номер (Social Security Number). Автоматически расставляет дефисы в числе, чтобы разделить его на группы из трех, двух и четырех цифр, например 666-00-9999.
Эти числовые форматы очень удобны при создании баз данных в Excel, в которых часто встречаются почтовые индексы, телефонные номера, а иногда даже номера социального обеспечения.
Если Excel 2002 автоматически не отрегулирует ширину столбцов, существуют, и другие возможности расширить или сузить столбцы. Проще всего это сделать методом "оптимальной подгонки" с помощью средства Автоподбор (AutoFit). Суть этого метода заключается в том, что Excel автоматически расширяет или сужает так, чтобы полностью отобразить самый длинный элемент в этом столбце.
Чтобы осуществить оптимальную подгонку, нужно выполнить следующие действия:
1) Установить указатель мыши на рамку столбца (букву над столбцом) по его правой границе, которая затем передвинется.
2) Дважды щелкнуть кнопкой мыши.
Excel расширяет или сужает столбец так, чтобы самый длинный элемент в нем был отображен полностью.
Установить ширину столбцов можно также с помощью диалогового окна. Ширина столбца (Column Width); необходимо ввести количество символов, которое должно поместиться в столбце. Чтобы открыть это диалоговое окно, в контекстном меню столбца надо выбрать команду Ширина столбца (Column Width) либо команду Формат ª Столбец ª Ширина (Format ª Column ª Width).
Чтобы выполнить оптимальную подгонку столбца с помощью меню, надо выбрать команду Формат ª Столбец ª Автоподбор ширины (Format ª Column ª AutoFit Selection). Так же нужно обратить внимание, что с помощью этой команды можно выполнить оптимальную подгонку столбца не по самой длинной записи в столбце, а по записям выбранных ячеек. С помощью оптимальной подгонки можно расширить столбец так, чтобы в нем помещались только заголовки строк, но не как не полное название рабочей таблицы (которое выходит за пределы своего столбца далеко вправо). Чтобы это сделать, надо выделить те ячейки указанного столбца, которые содержат заголовки строк, а затем выполнить команду Формат ª Столбец ª Автоподбор ширины.
Чтобы с помощью меню вернуть выбранным столбцам стандартную ширину (принятую по умолчанию), нужно выбрать команду Формат ª Столбец ª Стандартная ширина (Format ª Column ª Standard Width). Откроется диалоговое окно Ширина столбца, в текстовом поле Ширина столбца в котором можно увидеть значение. Чтобы вернуть всем выбранным столбцам стандартную ширину, надо щелкнуть на кнопке ОК в этом диалоговом окне или просто нажать клавишу <Enter>.
Процедура регулировки высоты строки мало, чем отличается от регулировки ширины столбцов; разве что со строками возникает гораздо меньше проблем. Excel автоматически изменяет высоту строк, чтобы приспособиться к изменениям их содержимому (например: выбор более крупного шрифта). В большинстве случаев изменение высоты строк выполняется для того, чтобы увеличить расстояние между заголовком таблицы и ее содержимым или между строкой с заголовками столбцов и самой информацией, не добавляя, пустую строку.
Чтобы увеличить высоту строки, нужно перетащить ее нижнюю границу вниз по обрамлению окна до тех пор, пока она не станет достаточно высокой. Чтобы сузить строку, необходимо проделать обратную операцию, т.е. перетащить нижнюю границу строки вверх. Для выполнения оптимальной подгонки высоты строки надо дважды щелкнуть на нижней границе строки в обрамлении окна.
Как и при изменении ширины столбцов, высоту выбранных строк можно изменять с помощью диалогового окна Высота строки (Row Height). Для открытия этого окна надо выбирать команду Высота строки из контекстного меню строки (открывающегося при щелчке правой кнопки мыши, на, выбранной строки) либо команду Формат ª Строка ª Высота (Format ª Row ª Height). Чтобы задать новую высоту для выбранной строки (или строк), надо ввести соответствующее число (число пунктов) в текстовое поле Высоты строки и щелкнуть на кнопке ОК. Чтобы выполнить оптимальную подгонку конкретной строки, надо выбрать команду Формат ª Строка ª Автоподбор высоты (Format ª Rowª AutoFit).
Когда приступим к созданию новой рабочей таблицы, Excel назначает всем вводимым элементам ячеек единый шрифт одного размера. Этот шрифт варьируется в зависимости от используемого принтера; для лазерного принтера, например HP LaserJet или Apple Laser Writer, Excel использует шрифт Arial размером десять пунктов. Хотя он и хорош для обычных элементов, возможно, может понадобиться нечто более интересное для названия таблицы и заголовков столбцов.
С помощью инструментов панели форматирования можно выполнить большинство необходимых изменений шрифта, включая выбор нового шрифта и его нового размера.
Чтобы выбрать шрифт для выделенного диапазона ячеек, нужно щелкнуть на кнопке раскрывающегося списка, расположенной ряд с окном Шрифт (Font) на панели инструментов Форматирование, а затем из этого списка, надо выбрать нужный шрифт. Отмечено тем, что Excel 2002 отображает название шрифтов именно теми шрифтами, которые они обозначают (т.е. сразу показывает, как будут выглядеть данные после применения того или иного шрифта, по крайней мере, на экране).
Если надо изменить размер шрифта, нужно щелкнуть на кнопке раскрывающегося списка, расположенной рядом с окном Размер шрифта (Font Size) на панели инструментов Форматирование, а затем выбрать из этого списка нужный размер.
Также можно установить некоторые атрибуты шрифта: полужирный, курсив, подчеркнутый или зачеркнутый, (на панели инструментов форматирования есть соответствующие кнопки: Полужирный (Bold), Курсив (Italic) и Подчеркнутый (Underlined), которые служат не только для добавления, но и для удаления соответствующих атрибутов. Для включения одного из этих атрибутов необходимо щелкнуть на нем кнопкой мыши; пиктограмма приобретет более светлый оттенок серого цвета. При повторном щелчке на включенном атрибуте Excel возвращает пиктограмме первоначальный вид).
В большинстве случаев изменяют шрифты с помощью панели инструментов, но иногда удобнее воспользоваться вкладкой Шрифт (Font) из диалогового окна Формат ячеек (открыть окно можно с помощью комбинации клавиш <Ctrl+1>).
Вкладка Шрифт объединяет "под одной крышей" шрифты, стили шрифтов (такие, как полужирный и курсив), а также цвет шрифта. Изменить несколько атрибутов шрифта одновременно лучше всего с помощью параметров вкладки Шрифт. К тому же, эта вкладка имеет существенное преимущество - окно Образец (Preview), в котором можно увидеть, как будет выглядеть шрифт после внесения изменений.
Уже зная, что тип выравнивания элементов ячейки зависит от типа самих элементов: текстовые данные выравниваются по левому краю, а числа - по правому. Этот стандартный тип выравнивания можно изменить в любой момент.
Панель инструментов Форматирования содержит три инструмента выравнивания: По левому краю (Left), По центру (Center) и По правому краю (Right). С их помощью можно выровнять содержимое выбранных ячеек так, как удобнее и нужнее. Справа от кнопки По правому краю находится специальный инструмент выравнивания, который называется Объединить и поместить в центре (Merge and Center).
Кнопку Объединить и поместить в центре можно использовать для центрирования названия рабочей таблицы по всей ширины блока данных в считанные секунды (или еще быстрее, в зависимости от скорости работы компьютера).