Анализ системы автоматизации розничной торговли (стр. 4 из 10)
признак персонализации, показывает что учет должен вестись по каждому экземпляру отдельно. Заносятся характеристики каждого экземпляра (номера, цвет, дефекты и прочие данные)
Штрх коды
| Вид штри кода | Примечание |
| Штрих код с упаковки | Готовый штрихкод, проставленный на упаковке - является идентификатором товара. |
| Штрихкод, формируемый системой | Штрихкод содержит код товара, по которому сразу определяется путь карточки в картотеке. |
| Штрихкод, формируемый торговым оборудованием (электронные весы) | Штрихкод должен содержать короткий код и количество товара |
При считывании штрих кода анализируются первые две цифры кода.
Если они равны 21, то это значит, что штрих код сформирован электронными весами и код раскладывается следующим образом:
| О1 | О2 | К1 | К2 | К3 | К4 | К5 | В1 | В2 | В3 | В4 | В5 |
| Признак весов (21) | Короткий код товара | Вес товара в граммах | |||||||||
Если первые две цифры штрих кода 22, то это внутренний код системы, в противном случае штрих код сформирован изготовителем.
Процедура продажи товаров
Процедура продажи состоит из ввода необходимых данных покупки, печати фискального чека и создания документа чека (рисунок 7) и формирования проводок.
Данные покупки:
код товара - вводится в систему одним из трех способов, считывается сканером штрих кодов, вводится вручную короткий код, выбирается из картотеки товаров.
количество, по умолчанию 1, вводится с клавиатуры либо, если товар весовой, считывается со штрих кода.
цена считывается с карточки товара
считается сумма
применяется скидка, если она есть
рассчитывается НДС
вводится сумма полученных денег
рассчитывается сдача.
Рисунок 7 Формирование чека
Процедура возврата товара.
Процедура идентична процедуре продажи, только печатается возвратный чек, и товар приходуется в магазин.
Модуль Торговый Дом настраивается и имеет свой код инициализации. После инициализации модуля становятся доступными рабочие места менеджеров по продажам и кассиров.
Учет товаров ведется в отдельных журналах торгового дома. Журналы торгового дома:
1. Приход товаров
2. Приход товаров в удаленную торговую точку (УТТ)
3. Реализация товаров
4. Реализация товаров в УТТ
5. Перемещение товаров в ТД
6. Расход, порча, списание
7. Расход, порча списание в УТТ.
8. Пересортица
9. Пересортица в УТТ.
10. Переоценка товаров в ТД
11. Переоценка товаров в УТТ.
12. Приход готовой продукции (ГП)
13. Розничная торговля в ТД (10 журналов на каждого кассира)
14. Розничная торговля в УТТ.
15. Заявки на изготовление ГП
16. Заявки на услуги и принятое оборудование на ремонт
17. Журнал гарантийного обслуживания.
18. Журнал входящих документов из УТТ
19. Журнал исходящих документов в УТТ
20. Журнал передачи документов из ТД в бухгалтерию (БУХ)
Все операции, связанные с товаром, дают возможность использовать сканер штрих-кодов для считывания товаров. При наличии "персонализации" учета, на товар дополнительно наклеивается штрих код серийного номера, что позволяет учитывать каждый экземпляр товара в отдельности. Принятое оборудование на ремонт или переданное специализированным ремонтным организациям, для его сохранности и учета, снабжается внутренним серийным номером.
При инициализации модуля торгового дома становятся открытыми и доступными следующие автоматизированные рабочие места:
Главный менеджер
Менеджер
Кассир
Каждое рабочее место настраивается "Главным менеджером" на доступ к различным операциям в учете.
Доступ к журналам регистрации:
1. Регистрация документа (создание)
2. Корректировка документа
3. Удаление документа
4. Проведение документа
5. Откат документа
6. Просмотр документа
Доступ к картотекам:
1. Создание карточки
2. Корректировка параметров
3. Удаление карточки.
Для назначения кодов доступа каждому рабочему месту из "Главного менеджера" запускается процедура "Организация доступа", которая обеспечивает доступ каждому рабочему месту модуля ТД. Процедура пропишет "подвязку" на все документы и картотеки по индексам рабочих мест, в зависимости настройки, установленной "Главным менеджером".
"Персонализация" товара.
Модуль торгового дома дает возможность учитывать каждый экземпляр (партию) товара в отдельности. Если при вводе товара на карточке стоит признак "персонализировать", то создается узел в картотеке с полным кодом ZZ.YYYYY.XXXXX на каждый экземпляр (партию) товара, в котором отражаются его характеристики и все операции с ним.
Внутренний серийный номер (ВСН)
Структура ВСН 29XXXXXYYYYY
где 29 признак ВСН
YYYYY-уникальный индекс зависит от карточки товара (матрица)
XXXXX-узел в картотеке экземпляров (партий).
Создается узел в картотеке, на котором будет храниться вся информация по конкретному экземпляру (партии) товара.
ВСН обязательный атрибут любого экземпляра (партии) товара, он может распечатываться в виде штрих кода на этикетке. Помимо ВСН экземпляр (партия) может иметь и внешний серийный номер, который нанесен на упаковку или корпус товара. Внешний серийный номер заносится в систему либо в операции прихода, либо отдельной процедурой.
Система по серийному номеру (внешнему или внутреннему) находит товар и выдает всю информацию о нем.
С карточки товара можно легко перейти на узел экземпляров (партии) и с карточки экземпляра (партии) можно перейти на карточку товара.
Модуль Торговый Дом. Общие положения
Модуль содержит все операции по работе с товаром, а также несколько рабочих мест (не ограничено) кассиров розничной продажи.
Все документы Торгового Дома в конце месяца передаются в бухгалтерию, для проведения учета их бухгалтером. Проводки, связанные с товаром, проводятся на счете 3\222 третьего плана счетов. В первом плане счетов формируется только дебиторская и кредиторская задолженность, а проводки по товару проводятся на транзитном счете 1\223 "Товары в торговом доме", который является синтетическим.
Документы, передаваемые в бухгалтерию по движению товаров, имеют только количественное отражение и продажные цены. Себестоимость товара формируется в бухгалтерии специальными процедурами в автоматическом режиме (аналогично готовой продукции).
Удаленная торговая точка (УТТ)
Учет в УТТ включает в себя операции розничной торговли в торговом зале и работу менеджера по приходу, перемещению, списанию и продаже товаров. Удаленная точка может работать как полностью самостоятельно, так и в составе общего торгового дома. При работе в составе ТД информация по движению товара передается из УТТ в ТД ежедневными почтовыми посылками.
Картотека товаров
Бухгалтерия и модуль ТД, работая в единой базе данных, имеют единую картотеку товаров с кодом "4."
Картотека товаров в УТТ имеют автономную кодировку. При приеме данных из УТТ необходимо прописать соответствие карточки товара в удаленной картотеке и в картотеке центральной базе данных, по индексу УТТ. Такое соответствие прописывается один раз и передается в УТТ, как "код в центральной базе данных (ЦБД)". Дальнейшее движение товара отражается в кодах ЦБД. Во время приема кода ЦБД также корректируется и имя карточки товара в удаленной базе.
При получении "посылки" с УТТ проверяется, есть ли товар без кода ЦБД, и если таковой найдется, предлагается либо найти соответствие в уже существующей базе данных, либо создать новую карточку.
Картотека юридических лиц
Бухгалтерия и модуль ТД, работая в единой базе данных, имеет одну и туже картотеку юридических лиц с кодом "50.1."
Юридические лица в УТТ имеют автономную кодировку. При приеме данных из УТТ проверяется наличие кода ЦБД и при его отсутствии ищется юридическое лицо по РНН, если такое юридическое лицо не найдено, то создается новая карточка и ее код передается в автономную базу как код ЦБД (рисунок 8).
Рисунок 8 Карточка юридического лица
Перемещение товаров в ТД и УТТ
Операции по перемещению товаров внутри ТД или УТТ не передаются в бухгалтерию и отражаются в учете только менеджеров. В бухгалтерии весь товар ТД привязывается только к одному складу, настроенному на торговый дом.
В ТД товар по УТТ отражается только по одному удаленному складу, без разбивки на внутренние склады в удаленной базе.
Перемещение товаров между ТД и УТТ
Товар может передаваться из ТД в УТТ и из УТТ в ТД. Для этого создается посылка, которая поможет автоматизировать приход товара в УТТ. Товар передается в кодах УТТ, который записан по индексам УТТ на карточке товара. Если передаваемого товара в УТТ нет, то входная процедура в УТТ предложит выбрать соответствие между товаром в ЦБД и УТТ либо, создать новую карточку. Подтверждающая посылка запишет новый код товара в ЦБД.
Перемещение товаров между УТТ
Товар может передаваться из УТТ в УТТ. Для этого формируется посылка в УТТ, которая поможет автоматизировать процесс прихода товара. Такие посылки не отражаются в ТД, а попадают туда через ежедневную передачу хозяйственных операций.
Заявка на изготовление Готовой Продукции (ГП)
Менеджер ТД принимает заказ на изготовление ГП с заданными параметрами. Заказ регистрируется в соответствующем журнале. Каждая ГП состоит из группы комплектующих материалов. Группы комплектующих материалов хранятся в отдельной картотеке и содержат узел в картотеке ТМЗ, в котором надо выбирать конкретный материал, устраивающий заказчика.