Исследование, анализ и оценка возможностей и особенностей табличных процессоров (стр. 7 из 8)

Все новые дополнительные пункты меню расположены в линейке меню в последовательности выполняемых действий. Называется новый дополнительный пункт главного меню "Надстройки"(см.рис.2.7).

При этом появляется дополнительный пункт (один) в главном меню и серия новых дополнительных пунктов в подменю (более 80 шт) открывающих дополнительные возможности.

Рис.2.7 Надстройки

Малоиспользуемые новые дополнительные пункты меню Excel 2007 можно убрать (с возможностью последующего восстановления) вручную (или все сразу одной кнопкой), выбрав тем самым наиболее подходящий вариант для удобной повседневной работы.

Новые дополнительные возможности представлены также и новыми функциями Excel 2007 Microsoft office:

- файловые функции, дисковые функции

- функции адресов электронной почты и гиперссылок

- функции чисел: миллионы, тысячи, случайные числа в указанном диапазоне, извлечения чисел из текстовых ячеек или извлечения только текста

- функции адресов и перечня адресов ячеек, диапазонов по условию

- функции формул

- функции шрифтов, размера строки, колонки, цвета

- функции поиска крайних значений, уникальных значений, примечаний

- функции определения типа объекта

- функции реверса, транслитерации текста, проверки кодировки русских символов.

Модифицированная формула поиска в таблице данных (ищет значение во всей таблице, а не только в первой колонке, находит указанное, а не обязательно первое вхождение данных в таблице, возвращает значение ячейки по найденной строке по указанному номеру столбца для вывода данных) функции сортировки и конкатенации значений указанных ячеек

функции звукового и цветового контроля за правильностью заполнения ячеек данными по установленному условию. Всего более 70 новых дополнительные функций Excel.

Все новые дополнительные возможности офисной программы доступны без всякой инсталляции, справочная информация прямо в файле, при желании справка может быть удалена в целях сокращения размера файла.

3. Использование возможностей Excel 2007

3.1 Анализ данных

Мощная программа Excel 2007 дает возможность анализировать, совместно использовать и обрабатывать данные для принятия более обоснованных решений. Office Excel 2007 содержит новый, ориентированный на результаты интерфейс, представления сводной таблицы, которые можно легко создавать и использовать, улучшенное средство составления формул, мощные возможности визуализации данных и значительно ускоряет создание профессионально оформленных диаграмм и таблиц. Службы Excel Services и сервер Microsoft Office SharePoint Server 2007 обеспечивают совместное использование и управление электронными таблицами, содержащими важную деловую информацию.

Ниже приведен пример анализа учета рабочего времени сотрудников офиса. В лист1 записаны коды и фамилии сотрудников, в лист2 расписаны рабочие время и занесены формулы подсчета количеств отработанных часов (Рис.3.1-3.2).

Рис.3.1 Лист1. Таблица подстановки

Рис.3.2 Лист 2. Анализ данных

В Office Excel 2007 стало проще выполнять анализ данных благодаря усовершенствованному созданию сводных таблиц, условному форматированию и полной поддержке служб аналитики SQL Server 2005 Analysis Services. Новые средства анализа данных и визуализации помогают выполнять анализ данных, выявлять тенденции, а также облегчают доступ к данным компании.

В состав Office Excel 2007 входит полностью переработанное средство создания диаграмм, которое помогает представлять результаты анализа в виде выразительных диаграмм.Построение диаграмм и работа с ними выполняется единообразно во всех приложениях, поскольку средство построения диаграмм Office Excel 2007 совместимо с программами Microsoft Office Word 2007 и Microsoft Office PowerPoint 2007.

3.2 Выпадающий список на листе Excel

Рассмотрим задачу: Необходимо сделать так, чтобы в одной из ячеек листа был выпадающий список с наименованиями, при выборе из которого, товар отображался бы рядом в виде фотографии: позволяющий выбирать изображение (например, фотографию товара).

Действия для решения поставленной задачи:

Шаг 1. Создаем список и даем ему имя

1) Создаем на Листе 1 мы каталог с фотографиями товаров, состоящий из двух столбцов (Модель и Фото) и шапки (рис. 3.3):

Рис.3.3 Список товаров с фотографиями

2) Теперь надо дать имя нашему списку, чтобы ссылаться на него в будущем. Идем в меню Вставка - Имя - Присвоить (Insert - Name - Define)(рис.3.4), вводим имя (например Фотоальбом) и в качестве адреса указываем:

=СМЕЩ (Лист1!$A$1;1;0;СЧЁТЗ(Лист1!$A:$A)-1;1)

Рис.3.4 Присвоение имени списку

Эта формула определяет последнюю занятую ячейку в столбце А и выдает на выходе диапазон с А2 до этой найденной ячейки. Такая относительно сложная конструкция нужна, чтобы впоследствии дописывать новые модели к нашему списку и не думать об исправлении диапазона. Если дописывать точно ничего не придется, то можете вместо ввода этой страшноватой формулы просто указать =A2:A5

Шаг 2. Выпадающий список для выбора модели

1) Перейдем на Лист 2 и создадим там ячейку с выпадающим списком для выбора пользователем модели телефона (пусть это будет A1). Выделяем ячейку и идем в меню Данные - Проверка (Data - Validation), далее в поле Допустимые значения выбираем Список, а в качестве Источника указываем наш Фотоальбом:

Рис.3.5 Сопоставление из списка

Шаг 3. Копируем фотографию

Перенесем первую фотографию из фотоальбома к выпадающему списку. Выделите ячейку с первой фотографией и, удерживая Shift, откройте меню Правка (рис.3.6). Там должен появиться невидимый ранее пункт Копировать рисунок:

Рис.3.6 Копировать рисунок

Копируем, переходим на Лист 2 к выпадающему списку и в любую пустую ячейку недалеко от него вставляем (меню Правка - Вставить).

Шаг 4. Создаем динамическую ссылку на выбранную фотографию

Теперь необходимо сделать ссылку, которая будет указывать на ячейку с выбранной фотографией. Открываем меню Вставка - Имя - Присвоить и вводим:

Рис.3.7 Ссылка

Имя нашей ссылки, допустим, будет Фото, а формула

=СМЕЩ(Лист1!$B$2;ПОИСКПОЗ(выбор;Фотоальбом;0)-1;0;1;1)

Шаг 5. Привязываем фотографию к ссылке

Осталось выделить скопированную фотографию на Листе 2 и вписать в строку формул= Фото

и нажать Enter. Получим результат выбора из списка (рис.3.8)

Рис. 3.8 Результат выбора из списка

Заключение

Электронные таблицы в настоящее время стали неотъемлемой частью программного обеспечения персональных компьютеров. Это объясняется большим набором функций для работы с данными, простотой освоения и работы, благодаря наличию разнообразных инструментальных средств – табличных процессоров. Большой выбор табличных процессоров позволяет пользователю выбрать наиболее подходящий к данной задаче.

Электронные таблицы позволяет автоматизировать процесс обработки информации, осуществлять сложные вычисления, анализировать их и представлять в наглядном виде (графики, диаграммы). В настоящее время, когда пользователь все больше обращает внимание на оперативность, наглядность предоставляемой информации, а для инженерно – технических работников все важнее становится обработка и хранение больших объемов данных, играют большую роль такие функции табличного процессора, как составление списков, сводных таблиц, возможность использования формул, копирование данных, форматирование и оформление, анализ и предоставление данных с помощью диаграмм и сводных таблиц, извлечение информации из внешних баз данных, обеспечение безопасности.

Этим же объясняется широкое применение их в различных областях деятельности человека. Они являются неотъемлемой частью информационных систем, которые облегчают доступ пользователя к информации по практически любой области науки, техники, культуры, здравоохранения, обучения, а в будущем – к знаниям, накопленным человечеством за время его существования. Кроме того, табличные процессоры, как составная часть автоматизированных информационных систем применяются на производстве: в них вводится информация о ходе выполнения производственных заказов, о наличии инструментов, сырья и т.д. В деловой сфере, где постоянно обновляются сведения о товарах и фирмах, биржевая и банковская информация без таблиц и средств работы с ними так же не обойтись.

Перспективные направления в разработке электронных таблиц основными фирмами-разработчиками определены по-разному. Фирма Microsoft уделяет особое внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel, и в этом ее пакет явно лидирует среди всех электронных таблиц. Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы. Пакет Quattro Pro в результате тестирования получил достаточно высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания. Наиболее привлекательными оказались лишь возможности сортировки данных.

Ситуация, сложившаяся на рынке электронных таблиц, в настоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft – 80% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж – Lotus 1-2-3, затем Quattro Pro. Доля других электронных таблиц, например SuperCalc, совершенно незначительна.

Постоянное совершенствование имеющихся пакетов электронных таблиц, появление новых делают работу с данными все более и более простой, доступной для пользователя любой квалификации.