Содержание:
1. Классификация программ офисного назначения
2. История возникновения и назначения электронных таблиц
3. Связные листы. Построение диаграмм
Литература
Приложение 1
Приложение 2
1. Классификация программ офисного назначения
Программы офисного назначения – это те программы, которые применяются практически во всех деловых применениях компьютеров. Это редакторы текстов, табличные процессоры, программы подготовки презентаций и всякие полезные мелочи – записные книжки, организаторы рабочего времени и т.д. Именно такой набор программ (иногда с небольшими вариациями) обычно входит в комплекты офисных программ MicrosoftOffice, LotusSmartSuite, PerfectOffice фирмы Corel и т.д.
Редакторы документов – это наиболее широко используемый вид прикладных программ. Ведь практически каждый пользователь компьютера встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов – писем, статей, служебных записок, отчетов и т.д. Редакторы документов позволяют делать это гораздо удобнее и со значительно лучшими результатами, чем с помощью пишущей машинки.
Редакторы документов ориентированы на работу с документами, то есть с текстами, состоящими из разделов, страниц, абзацев, предложений, слов и т.д. Они позволяют использовать различные шрифты символов, абзацы произвольной формы, автоматически переносят слова на новую строку, позволяют делать сноски, включать рисунки, автоматически нумеруют страницы и сноски и т.д. Наиболее мощные редакторы документов позволяют проверять правописание, набирать тексты в несколько столбцов, создавать таблицы и диаграммы, строить оглавления, предметные указатели и т.д. Всего существует несколько сотен редакторов текстов, от самых простых до весьма мощных и сложных. При работе в DOS можно порекомендовать несложный, хотя и обладающий ограниченными возможностями, редактор ЛЕКСИКОН, а также более мощные редакторы MicrosoftWord или WordPerfect фирмы Corel. При этом WordPerfect 6.0 работает в режиме WYSIWYNG (WYSIWYN – сокращение английской фразы «что Вы видите, то и получите», то есть что на экране, то и на печати), то есть выводит на экран страницу точно в том виде, в котором она будет печататься.
При работе в Windows, Windows 95, WindowsNTи OS/2 можно использовать очень мощные и удобные редакторы MicrosoftWord и CorelWordPerfect. Они, естественно, работают в режиме WYSIWYNG, то есть могут выводить на экран страницу точно в том виде, в котором она будет печататься. По возможностям эти редакторы лишь немного уступают профессиональным издательским системам. Кроме того, эти редакторы содержат множество средств автоматизации делопроизводства – рассылку стандартных писем, заполнение бланков по шаблонам и т.д. Имеются и более простые редакторы документов – WordPro фирмы Lotus, JustWrite фирмы Symantec и др.
Табличные процессоры обеспечивают работу с большими таблицами. При работе с табличным процессором на экран выводится прямоугольная таблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительные тексты и формулы для расчета значения в клетке по имеющимся данным. Все распространенные табличные процессоры позволяют перевычислять значения элементов таблиц по заданным формулам, строить по данным таблицы в таблице различные графики и т.д. Современные табличные процессоры поддерживают трехмерные таблицы, позволяют создавать собственные входные и выходные формы, включать в таблицы рисунки, использовать средства автоматизации – макрокоманды, работать с базами данных и т.д. Множество возможностей современных табличных процессоров носит чисто декоративный характер – включение звуковых эффектов, создание слайд-шоу и т.д., здесь фантазия разработчиков неисчерпаема. Наибольшей популярностью пользуются табличные процессоры MicrosoftExcel (для Windows), Lotus 1 – 2 – 3 и QuattroPro (для DOS и Windows).
Программы подготовки презентаций у нас популярны гораздо меньше, чем на Западе, что отражает недостаточную развитость деловой культуры. На Западе же презентации применяются очень широко – на деловых совещаниях, в рекламе, при обучении и т.д. Программы подготовки презентаций могут оформлять слайды для презентаций, помещая туда красивые диаграммы, рисунки, надписи и т.д., после чего эти слайды можно напечатать на специальном слайд-принтере или же на обычном струйном или лазерном принтере, если Вы используете слайд-проектор большого формата. Но слайд-проектор применять не обязательно – программы подготовки презентаций позволяют, и показать презентацию с помощью компьютера (на мониторе большого размера или специальной демонстрационной панели). В этом случаи Вы можете управлять презентацией, выбирая те или иные варианты её продолжения, использовать заранее подготовленное звуковое сопровождение и т.д. Примером таких программ являются PowerPointфирмы Microsoft, FreelanceGraphics фирмы Lotus, Charisma фирмы Micrografx, HarvardGraphicsфирмы SoftwarePublishing.
Персональные информационные менеджеры. Программ, используемых для организации работы, очень много. Хорошим примером может служить LotusOrganizerфирмы Lotus. Программа выводит на экран блокнот с перекидными страницами, имеющий 6 стандартных разделов: календарь, список текущих дел, адресную книгу, планировщик и записную книжку. Можно добавлять собственные разделы, а также создавать несколько таких блокнотов, защищая их с помощью пароля. Программа позволяет назначать разовые и повторяющиеся мероприятия, напоминать о делах, которые необходимо выполнять регулярно. Имеются средство набора телефонного номера, система регистрации звонков и многие другие функции. Аналогичные средства предлагает программа Sidekick фирмы Starfish Software.
Программы планирования. При необходимости составлять планы работ, требующие координации многих людей и ресурсов (пример – планирование работ по постройке дома), используются специальные программы планирования типа MicrosoftProjekt, TimeLine фирмы Symantec и др. Эти программы позволяют составлять планы в удобной и наглядной форме, учитывать множество ресурсов, необходимых для достижения поставленных целей, управлять несколькими задачами в рамках одного проекта, выводить разнообразные отчеты, диаграммы Гантта, календари, индивидуальные графики ресурсов, и т.д.
Среди прочих офисных программ отметим:
· Программы распознавания символов (FineReader фирмы Бит, Cunieform фирмы CognitiveTechnologies и др.) позволяют выводить с помощью сканера напечатанные тексты (машинописные, тексты книг, газет, журналов и т.д.), делая ненужным утомительный и трудоемкий ручной ввод текстов с клавиатуры. Программы распознают тексты на русском, английском, немецком и французском языках, в том числе смешанные тексты. Качество распознавания сильно зависит от качества текста;
· Программы-переводчики (Stylus фирмы ПроМТ, Сократ фирмы Арсеналъ и др.) позволяют переводить с более или менее пристойным качеством тексты с русского языка на английский и обратно (Stylus также позволяет переводить с немецкого и французского языка на русский и обратно);
· Программы-словари (Мультилекс фирмы МедиаЛингва, Контекст фирмы Информатик, Лингво фирмы Бит и др.);
· Программы проверки правописания и грамматики – ОРФО фирмы Информатик, Пропись фирмы Агама и др., - позволяют встроить проверку правописания и грамматики во многие редакторы документов и в издательские системы. Фирма Microsoft приобрела лицензию на использование ОРФО в русской версии MicrosoftWord для Windows 95. А Пропись позволяет встраивать функции проверки правописания и грамматики даже в такие программы, где эти функции вообще не было предусмотрено (скажем, Notepad из Windows).
2. История возникновения и назначения электронных таблиц
Идея создания электронной таблицы возникла у студента Гарвардского университета (США) Дэна Бриклина (DanBricklin) в 1979г. Выполняя скучные вычисления экономического характера с помощью бухгалтерской книги, он и его друг Боб Франкстон (BobFrankston), который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc.
VisiCalc скоро стала одной из наиболее успешных программ. Первоначально она предназначалась для компьютеров типа AppleII, но потом была трансформирована для всех типов компьютеров. Многие считают, что резкое повышение продаж компьютеров типа Apple в то время и было связано с возможностью использования на них табличного процессора VisiCalc. В скоропоявившихся электронных таблицах-аналогах (например, SuperCalc) основные идеи VisiCalc были многократно усовершенствованы.
Новый существенный шаг в развитии электронных таблиц – появление в 1982 г. на рынке программных средств Lotus 1 – 2 – 3. Lotus был первым табличным процессором, интегрировавшим в своем составе, помимо обычных инструментов, графику и возможность работы с системами управления базами данных. Поскольку Lotus был разработан для компьютеров типа IBM, он сделал для этой фирмы то же, что VisiCalc в свое время сделал для фирмы Apple. После разработки Lotus 1 – 2 – 3 компания Lotus в первый же год повышает свой объем продаж до 50 млн. дол. и становится самой большой независимой компанией – производителем программных средств. Успех компании Lotus привел к ужесточению конкуренции, вызванной появлением на рынке новых электронных таблиц, таких, как VPPlanner компании PaperbackSoftware и QuattroPro компании BorlandInternational, которые предложили пользователю практически тот же набор инструментария, но по значительно более низким ценам.
Следующий шаг – появление в 1987 г. табличного процессора Excel фирмы Microsoft. Эта программа предложила более простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, значительно расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации. Расширение спектра функциональных возможностей электронной таблицы, как правило, ведет к усложнению работы с программой.
Разработчикам Excel удалось найти золотую середину, максимально облегчив пользователю освоение программы и работу с ней. Благодаря этому Excel быстро завоевала популярность среди широкого круга пользователей. В настоящее время, несмотря на выпуск компанией Lotus новой версии электронной таблицы, в которой использована трехмерная таблица с улучшенными возможностями, Excel занимает ведущее место на рынке табличных процессоров.