Применение информационных систем в колледже (стр. 3 из 6)
Исходя из основных назначений учебная часть, определяем, что основной вид его деятельности – это делопроизводственная деятельность. Основной функцией учебная часть является координация и административное обеспечение учебного процесса.
Исследуя предметную область учебная часть, наблюдаем выполнение большого числа процессов, которые можно условно сгруппировать в несколько пунктов:
1. Организация и управление учебным процессом.
2. Заполнение учётных документов.
3. Контроль успеваемости студентов.
Кроме того, за выполнение (или не выполнение) учебного плана студентов поощряют (или наказывают).
Следует отметить, что процессы, выполняемые в учебной части, расположены по степени важности (по убывающей).
Организация и управление учебным процессом включает общий контроль над учебным процессом, что подразумевает распределение дисциплин по семестрам и специальностям для планирования расписаний и экзаменационных сессий; статистический учет студентов; организация учебной и производственной практики.
Основными документами, функционирующими в учебной части, являются: матрикульная книга, карточка студента, сводная ведомость на каждого студента. Все эти документы требуют своевременного заполнения, для обеспечения учётной работы в учебной части.
Контроль успеваемости студентов производится в результате экзаменационных сессий, где анализируется успеваемость каждого студента.
В результате контроля успеваемости становится возможным выявление лучших студентов и начисление им стипендии, материальной помощи, премии и т.п. (например, за успехи в учёбе, участие в соревнованиях, олимпиадах, написание научных работ и т.п.)
В учебном процессе принимают участие студенты, а контролирует учебный процесс учебная часть.
Анализ предметной области выявил основные недостатки существующего делопроизводства учебной части:
- Устаревшие бумажные технологии регистрации, обработки и хранения информации.
- Дублирование информации в различных подразделениях, отчетах, сводках и т. п.
- Рутинные повторяющиеся операции обработки.
- Закрытость информации ряда подразделений (бухгалтерии, отдела кадров и др.).
Матрикульная книга – основной документ контроля учебного процесса
Учебная часть участвует в оперативном формировании различных видов документов. Основными из них являются зачётно-экзаменационные ведомости, сводные ведомости, личные карточки, проекты приказов, статистические отчеты по успеваемости, матрикульная книга и др.
Отчётные документы создаются для получения любой требуемой информации по конкретным студентам, а также по архивным данным.
Для оперативной работы со студентами (контроль над успеваемостью, выдача экзаменационных листов, назначение стипендии, перевод на следующий курс и т. д.) в учебная часть ведется матрикульная книга.
Матрикульная книга является одним из учётных документов, контролирующих учебный процесс. Она формируется на основе зачётно-экзаменационных ведомостей, содержащих оценки студентов по определённой дисциплине. Матрикульная книга – основа для формирования других документов, таких как сводная ведомость и учебная карточка студента.
Сводная ведомость составляется на одного студента и является одной из форм контроля успеваемости студента. Она содержит такие основные данные: ФИО, курс, факультет, форма обучения, специализация (для 5 курса), название предмета, количество часов по каждому предмету отдельно, общее количество часов по всем предметам, общая успеваемость.
Учебная карточка тоже составляется на отдельного студента. Она содержит основные сведения о студенте из его личной карточки и сведения об успеваемости из матрикульной книги.
Таким образом, матрикульная книга является важным документом контроля учебного процесса каждого студента. А учебный процесс (как упоминалось выше), является предметной областью среды учебная часть.
Благодаря созданию АИС (и БД как её части), формирование отчётной документации может значительно упроститься.
Так все данные, поступающие в учебную часть (входящая документация) могут вводиться в базу данных, затем можно составить стандартный набор запросов для упрощения выборки данных и на основе составленных запросов сгенерировать отчёты, которые бы выводили определённые данные. Естественно, эти отчёты можно распечатать и таким образом получить готовые отчётные документы.
2.АНАЛИЗ СТАТИСТИЧЕСКИХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
«МК ДГМА»
Для полной и качественной характеристики объекта исследования проанализируем основные статистические показатели его деятельности, причем каждый показатель рассмотрим детально, в совокупности с выявлением величины каждого фактора, влияющего на него.
Показатели деятельности колледжа в предыдущие годы неуклонно улучшались: стабильно увеличивалось количество абитуриентов и выпускников. Данные показатели приведены в табл. 1.
Таблица 1.-Показатели деятельности колледжа 2008 - 2010гг
| Показатели | 2008 | 2009 | 2010 |
| Численность студентов | 1878 | 1964 | 2087 |
| темп роста, % | 104,5 | 106,2 | |
| Документооборот, норма-часов | 89 | 164 | 273 |
| темп роста, % | 184,3 | 166,5 |
Численность студентов постепенно с каждым годом увеличивается.
Однако если рассматривать темпы роста численность студентов, то можно заметить, что если по отношению к 2008 году этот объем заметно увеличился, то по отношению к 2009 году этот рост более замедлился. Это можно объяснить полной модернизацией всего парка компьютерной техники в 2009 году и полной автоматизацией производства, благодаря чему заметно сократились время и затраты на выполнение единицы работ. А к 2010 году этот рост заметно замедлился, что требует пересмотра установленных на предприятии норм времени на выполнение единицы отдельного вида работ. Динамику объема производства в соотношении с темпом роста объема производства представлены на рис.5.
Рис.5. Динамика показателей деятельности
3. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОГО ЦЕНТРА
3.1 Оформление студентов при поступлении
Приём документов регистрируется в журнале установленной формы с обязательной нумерацией страниц, прошнурованном и скреплённом печатью учебного заведения. В день окончания приёма документов записи в журнале закрываются итоговой чертой с росписью председателя и ответственного секретаря приёмной комиссии.
На каждого абитуриента заводится личное дело, в котором хранятся все сданные им документы и материалы сдачи вступительных испытаний. Необходимые для дальнейшей работы данные вносятся в базу данных. Журналы регистрации и личные дела поступающих абитуриентов хранятся как документы строгой секретности.
Каждому абитуриенту выдаётся расписка установленной формы о приёме документов.
Приёмная комиссия принимает решение о допуске к вступительным испытаниям абитуриента в недельный срок со дня регистрации документов и извещает об этом абитуриентов.
Вступительные испытания в техникум являются письменными.
Продолжительность письменного испытания составляет 3 астрономических часа (180 минут).
Лица, опоздавшие на вступительные испытания, допускаются к сдаче вступительных испытаний только с разрешения ответственного секретаря приемной комиссии.
Лица, не явившиеся на вступительные испытания по уважительной причине, подтвержденной документально, допускаются к сдаче пропущенных вступительных испытаний в параллельном потоке или индивидуально по разрешению председателя приемной комиссии в пределах установленных сроков проведения вступительных испытаний.
Абитуриенты, не явившиеся на вступительные испытания без уважительных причин, получившие неудовлетворительную оценку, а также забравшие документы по собственному желанию в период проведения вступительных испытаний, к дальнейшим испытаниям не допускаются и в конкурсе не участвуют.
Абитуриенты, забравшие документы по собственному желанию после вступительных испытаний до подведения итогов конкурса, не участвуют в конкурсе.
Абитуриенты, имеющие сертификат о сдаче вступительного экзамена не участвуют в процедуре вступительных испытаний. Данные баллов сертификата учитываются в рейтинге конкурса.
Лица, направленные для целевого приема, сдают те же вступительные испытания или предъявляют сертификат о государственной экзаменации. Количество мест для целевого приема определяются на основе заключенных договоров не позднее, чем за месяц до начала приема документов и доводятся до сведения абитуриентов.
Повторная сдача вступительных испытаний при получении неудовлетворительной оценки или с целью ее улучшения не допускается.
Абитуриенты при входе в аудиторию, где проводятся вступительные испытания, предъявляет экзаменационный лист. После проверки личности абитуриента взамен экзаменационного листа ему выдаётся комплект диагностических заданий письменной работы.
Письменные экзаменационные работы (в том числе их черновики) выполняются на заранее подготовленных бланках, на которых недопустимы никакие условные пометки, раскрывающие авторство работы.
Титульный лист работы подписывается полным шифром экзаменационного листа абитуриента. Экзаменатор сверяет с экзаменационным листом правильность заполнения титульного листа, собирает экзаменационные листы.
По окончании вступительного испытания все экзаменационные листы передаются ответственному секретарю до начала текущего вступительного испытания, а после окончания вступительных испытаний передает на хранение.
Проверка письменных работ производится только в помещении техникума и только членами утвержденной предметной экзаменационной комиссии.