Применение информационных систем в колледже (стр. 5 из 6)

Единый архив документов и справочной информации

· Ведение справочников, хранящих контактную информацию о предприятиях и субъектах: адресная книга, контрагенты и контактные лица, физические лица.

· Регистрация первичных документов и хранение их электронных копий.

· Внутренний документооборот, создание каталога файлов, шаблонов.

· Организация ввода и хранения нетипичных документов – справки, анкеты, формы с настраиваемым составом реквизитов.

· Возможность работы с электронной почтой и хранение всей корреспонденции. Система позволяет работать с письмами электронной почты, отправлять и принимать электронную почту с серверов электронной почты в Интернет, независимо от других почтовых служб.

· Возможности каталогизации документов, хранения структуры взаимосвязей и состояний документов, дополнительные реквизиты, поиск по реквизитам и содержанию.

Возможности совместной работы с документами

· Организация очередей обработки документов, описание маршрутов движения

· Управление документами - блокировки, отслеживание версий, движения документов по маршрутам

· Работа со списками документов - группировки документов в дела, по темам

· Возможность использования внешних справочников через Интернет, обмена и совместной работы над документами из несвязанных друг с другом информационных баз (из разных организаций)

Программа выполнена в виде конфигурации для технологической платформы 1С: Предприятие 8. Платформа позволяет организовать работу в файл-серверном и в клиент-серверном варианте. Файл-серверный вариант характеризуется простотой в установке и обслуживании. В клиент-серверном варианте информационная база хранится на SQL сервере, что позволяет обеспечить безопасность в системе и работать с очень большими массивами данных. Конфигурация поставляется с исходными текстами модулей, что позволяет вносить в нее изменения учитывающие специфику работы конкретной организации.

5. ОПИСАНИЕ СИСТЕМЫ ОХРАНЫ ТРУДА В «МК ДГМА»

1. Общие положения

При выполнении работ на компьютерах необходимо соблюдать требования настоящей инструкции по охране труда. Настоящая инструкция разработана на основании «Правил охраны труда при эксплуатации электронно-вычислительных машин».

1.1. К самостоятельной работе на компьютерах допускаются лица, прошедшие медицинский осмотр, обучение по профессии, вводной инструктаж по охране труда и первичный инструктаж по охране труда на рабочем месте. В дальнейшем они проходят повторные инструктажи по охране труда на рабочем месте один раз в полугодие, периодические медицинские осмотры – один раз в два года.

1.2. При работе на компьютерах, в состав которых входят видеодисплейные терминалы (ВДТ), на работников могут действовать следующие опасные и вредные производственные факторы:

· физические:

· повышенный уровень шума на рабочем месте (от вентиляторов, процессоров и аудиоплат);

· повышенный уровень статического электричества;

· повышенный уровень электромагнитного излучения;

· повышенная напряженность электрического поля;

· прямая и отраженная от экранов блесткость;

· психофизиологические:

· физические перегрузки статического и динамического действия;

· нервно-психические перегрузки (умственное перенапряжение анализаторов, монотонность труда, эмоциональные перегрузки).

1.3. Основным оборудованием рабочего места пользователя компьютера являются: ВДТ, клавиатура, рабочий стол, стул (кресло); вспомогательными – пюпитр, подставка для ног, шкафы, полки и др.

1.4. Рабочие места с ВДТ должны быть расположены на расстоянии не менее 1,5 м от стены с окнами, от других стен – на расстоянии 1 м, между собой – на расстоянии не менее 1,5 м. Относительно окон рабочее место целесообразно размещать таким образом, чтобы естественный свет падал на него сбоку, преимущественно слева.

1.5. Рабочие места, оборудованные ВДТ, следует располагать так, чтобы избежать попадания в глаза прямого света. Источники освещения рекомендуется располагать с обеих сторон экрана параллельно направления взгляда.

1.6. При работе с текстовой информацией (в режиме ввода данных, редактирования текста и чтения с экрана ВДТ) наиболее физиологическим является изображение черных знаков на светлом (белом) фоне.

1.7. Размещать ВДТ на рабочем месте необходимо так, чтобы поверхность экрана находилась в центре поля зрения на расстоянии 400-700 мм от глаз пользователя. Рекомендуется размещать элементы рабочего места таким образом, чтобы поддерживалось одинаковое расстояние от глаз пользователя от экрана, клавиатуры, пюпитра.

1.8. Работа компьютеров сопровождается электромагнитным излучением низких уровней, интенсивность которого уменьшается пропорционально квадрату расстояния от экрана. Оптимальным для работающего является расстояние 50 см от рабочего экрана ВДТ.

1.9. Удобная рабочая поза при работе на компьютере обеспечивается регулированием высоты рабочего стола, кресла и подставки для ног. Рациональной рабочей позой может считаться такое положение тела, при котором ступни работника расположены горизонтально на полу или на подставке для ног, бедра сориентированы в горизонтальной плоскости, верхние части рук – вертикально, угол локтевого сустава колеблется в пределах 70°-90°, запястья согнуты под углом не более 20°, наклон головы – в пределах 15°-20°.

1.10. Для нейтрализации зарядов статического электричества в помещении, где выполняются работы на компьютерах, в том числе на лазерных и светодиодных принтерах, рекомендуется увеличивать влажность воздуха с помощью комнатных увлажнителей. Не рекомендуется носить одежду из синтетических материалов.

Продолжительность непрерывной работы за ВДТ без регламентированного перерыва не должна превышать 2 часов. Продолжительность обеденного перерыва определяется действующим законодательством о труде и правилами внутреннего трудового распорядка предприятия (организации, учреждения).

2. Требования безопасности

2.1. При внезапном прекращении электроэнергии выключить компьютер в такой последовательности: периферийные устройства, ВДТ, процессор, стабилизатор напряжения; вынуть штепсельные вилки из розеток.

2.2. При обнаружении признаков горения (дым, запах гари) отключить аппаратуру, найти источник возгорания и принять меры для его ликвидации, уведомить руководителя работ.

2.3. В случае возникновения пожара немедленно сообщить в пожарную часть, принять необходимые меры для эвакуации людей и приступить к тушению первичными средствами пожаротушения.

2.4. При пожаре работники должны действовать в соответствии с требованиями Инструкции по пожарной безопасности.

2.5. При несчастном случае оказать пострадавшему первую помощь согласно Инструкции по оказанию первой доврачебной помощи, вызвать врача или скорую помощь. Известить о несчастном случае непосредственного руководителя работ или специалиста по охране труда.

6. РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО ПОВЫШЕНИЮ

ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

6.1 Концептуальное проектирование

Целью работы является оптимизация деятельности анализируемого подразделения и поиск путей повышения его устойчивости с помощью создания автоматизированных информационных систем.

Задача администратора такой АИС заключается в своевременном принятии документов, представлении их руководителю отдела, контролем над работой, сроками сдачи, предоставлении отчётов по студентам, как руководству, так и преподавателям. Такого рода работа будет отнимать много времени и ресурсов, если не будет автоматизирована.

Существующая автоматизированная система должна содержать список всех студентов, базу преподавателей, список приказов, базу специальностей, предметов, расписание занятий, что позволит быстрее обработать и выдать нужную информацию. Цель функционирования системы заключается в экономии материальных и нематериальных затрат на оформление документов по студентам, облегчением поиска нужной информации по ним.

Задачи для разрабатываемого программного обеспечения:

- возможность создать новой записи;

- свободный доступ к информации;

- удобный и понятный интерфейс приложения;

- возможность редактировать базу данных;

- сортировка данных по выбранным полям;

- поиск информации с помощью запросов к системе;

- возможность печати отчётов.

Для лучшего представления значимости данной АИС её модель представлена на рис.6.

Рис.6 – Общая контекстная диаграмма потоков данных

Для более детального рассмотрения функционирования системы используется контекстная диаграмма уровней (рис.7), на которой можно увидеть какие процессы происходят с данными о студентах до их полной обработки. Изначально эти данные записываются в базу данных студентов, затем сортируются по группам и отделениям на основании приказов директора, затем полученные данные обрабатываются и связываются с базой дисциплин, преподавателей их ведущих, и расписанием, на выход подаются отчеты, как руководителю отдела, так и преподавателям.

Рис.7 – Контекстная диаграмма уровней

6.2 Разработка интерфейса для АИС

Для этого шага использовался такой пакет как MicrosoftAccess. Таблицы создавать в этом приложении удобней, чем в Database Desktop, приложении на базе платформы для создания программ Delphi. Таблицы хранятся не отдельно каждая в своём файле, а сразу в одном, что обеспечивает целостность базы, поскольку для этого файла не нужны дополнительные компоненты.

Наряду с традиционными инструментами доступа к данным Borland Database Engine и ODBC в приложениях Delphi можно применять технологию Microsoft ActiveX Data Objects (ADO), которая основана на возможностяхСОМ, а именно интерфейсов OLE DB. OLE DB представляет собой набор специализированных объектов СОМ, инкапсулирующих стандартные функции обработки данных, и специализированные функции конкретных источников данных и интерфейсов, обеспечивающих передачу данных между объектами. Технология ADO в целом включает в себя не только сами объекты OLE DB, но и механизмы, обеспечивающие взаимодействие объектов с данными и приложениями. На этом уровне важнейшую роль играют провайдеры ADO, координирующие работу приложений с хранилищами данных различных типов. Так как технология ADO основана на стандартных интерфейсах СОМ, которые являются системным механизмом Windows, это сокращает общий объем работающего программного кода и позволяет распространять приложения БД без вспомогательных программ и библиотек. Данная АИС сделана с помощью ADO-технологии, что позволяет данным динамически обновляться во время работы приложения. База данных подключена через системный драйвер Microsoft.Jet.OLEDB.4.0. В данном ПП при разработке использовался компонент ADOConnection. К его классу относятся также компоненты: ADOQuery и ADOTable. Связь между таблицами представлена рис.8.