Многозначные поля для сложных данных
Можно создать поле, содержащее несколько значений, также называемых сложными данными. Предположим, что вам нужно назначить задачу одному из сотрудников или подрядчиков, но вы хотели бы назначить эту задачу нескольким людям. В большинстве систем управления базами данных и в ранних версиях Access в таком случае нужно было бы создать связь типа «многие-ко-многим», чтобы избежать ошибок.
В Office Access 2007 самая сложная часть работы делается автоматически, когда выбирается поле для ввода нескольких значений. Многозначные поля особенно удобны при использовании Office Access 2007 для работы со списком SharePoint, который содержит один из типов многозначных полей, используемых в компоненте «Windows SharePoint Services». Приложение Office Access 2007 совместимо с этими типами данных [12].
Новый тип данных «Вложение» позволяет хранить все типы документов и двоичные файлы в базе данных, при этом не происходит ненужного увеличения размера базы данных. Office Access 2007 автоматически выполняет сжатие вложений, когда это возможно, чтобы оставить как можно больше свободного пространства. Нужно вложить документ Microsoft Office Word 2007 в запись или сохранить в базе данных несколько цифровых фотографий. Использование вложений значительно облегчает выполнение таких задач. Можно даже добавлять несколько вложений к одной записи.
Поля МЕМО теперь хранят форматированный текст и поддерживают журнал исправлений.
Теперь в Office Access 2007 поддерживается форматированный текст, который можно использовать в записях наряду с обычным текстом. Текст можно форматировать с помощью различных параметров (таких как полужирное и курсивное начертание, а также применять различные шрифты, цвета и другие обычные параметры форматирования) и хранить в базе данных. Форматированный текст хранится в поле МЕМО в формате на основе HTML, который совместим с типом данных «Форматированный текст» в компоненте «Windows SharePoint Services». Задайте для свойства TextFormat значение либо RichText, либо PlainText, и данные в текстовых полях и в режиме таблицы будут отформатированы должным образом.
Поля МЕМО удобно использовать для хранения больших объемов данных. С помощью Office Access 2007 можно задать свойство Только добавление, чтобы сохранить в поле МЕМО записи обо всех изменениях. Затем можно просмотреть журнал этих изменений. Эта функция также поддерживает функцию отслеживания в компоненте «Windows SharePoint Services». Таким образом, можно также использовать Access для просмотра журнала содержимого списка SharePoint.
Достаточно часто, особенно если над определенной проблемой работает не отдельный специалист, а коллектив, возникает необходимость упорядочить, отсортировать накопленную информацию. В общем, создать условия, при которых можно было бы с наименьшими затратами найти нужные сведения, внести в них изменения и затем предоставить эту информацию для общего пользования.
Такая технология существует давно и известна под названием «база данных для рабочих групп». Создать ее можно при помощи множества инструментов, которые отличаются возможностями и степенью сложности. Но в данном случае хотелось бы остановиться на проблеме организации базы данных небольшой организации, которая потребовала бы наименьших материальных и ресурсных затрат.
Выбор системы управления баз данных (СУБД) представляет собой сложную многопараметрическую задачу и является одним из важных этапов при разработке приложений баз данных. Выбранный программный продукт должен удовлетворять как текущим, так и будущим потребностям предприятия, при этом следует учитывать финансовые затраты на приобретение необходимого оборудования, самой системы, разработку необходимого программного обеспечения на ее основе, а также обучение персонала. Кроме того, необходимо убедиться, что новая СУБД способна принести предприятию реальные выгоды.
Во время написания курсовой работы рассмотрены основные особенности СУБД MS Access 2007, ее функциональные возможности и на основании этой информации можно определить сферу эффективного применения этой СУБД. [14]
Основополагающим фактором является использование платформы фирмы Microsoft – операционной системы Windows. Хотя MS Access применяется только под Windows, широчайшее распространение этой ОС не является препятствием для массового использования.
Наиболее значимые характеристики сферы применения Microsoft Access заключаются в следующем:
наличие некоторого объема информации, который необходимо систематизировать и хранить централизованно. Этот объем информации не должен превышать некоторого предела, например, крупные корпоративные системы, хранилища данных OLTP или системы OLAP – это не вариант использования Access; ограниченность материальных и трудовых ресурсов для разработки системы хранения данных. В этом плане Access предоставляет довольно богатые возможности за небольшую стоимость. Цена разработки и сопровождения данной СУБД вполне доступна даже малым компаниям или предпринимателям; использование данных преимущественно в режиме однопользовательского доступа. Возможно, конечно, увеличение числа одновременно работающих пользователей, за счет возможностей ядра Access, однако при больших количествах (100 и более клиентских подключений) использование Access нецелесообразно, ввиду пропорционального увеличения сетевого трафика, и снижения скорости обработки данных; отсутствие жестких требований по защите информации. Access позволяет защищать данные лишь на пользовательском уровне. Чего, однако, вполне хватает для защиты от просмотра или неосторожных действий в среде сотрудников небольшой компании. Отсюда сделаем вывод, что доверять MS Access секретные или очень ценные данные не стоит; наличие потребности публиковать данные в сети Intranet или Internet, или редактировать их с помощью браузера. Если стандартных средств не достаточно, для редактирования HTML-кода можно использовать встроенный редактор сценариев Microsoft; факторы скорости работы программ не являются критическими. Если программа создана в Access не стоит ожидать от нее высокой производительности. Однако, существует огромный круг задач, в которых основное время при работе с программой приходится на ожидание действий пользователя. В таком случае невысокая скорость программы абсолютно не заметна; при использовании MS Access исключается необходимость иметь такую должность, как администратор БД. Все административные операции просты и автоматизированы; распространенность OC Windows, простота и стандартизированность интерфейса, наличие большого количества удобных Мастеров делают Access очень дружественной для большинства пользователей. И с другой стороны можно полагаться на стабильность производителя, компания Microsoft является одним из мировых лидеров в производстве ПО и обеспечивает свои продукты подробной документацией, технической поддержкой и локализацией [8–10].
Проанализировав характеристики области применения Microsoft Access можно выделить следующие структуры: применение в малом и среднем бизнесе (бухгалтерский учет, ввод заказов, ведение информации о клиентах, ведение информации о деловых контактах, кадрах и т.п.); при разработке программ и хранилищ данных на заказ (разработка внутриотраслевых приложений, разработка межотраслевых приложений, автоматизация некоторых функций предприятий); в крупных корпорациях (приложения для рабочих групп, системы обработки информации, документооборот); в качестве персональной СУБД (справочник по адресам, ведение инвестиционного портфеля, поваренная книга, каталоги книг, пластинок, видеофильмов и т.п.); в качестве средства хранения данных, которое используется в других приложениях. Например, один из лидеров среди геоинформационных систем – ArcGis, создает и использует файлы MDB в качестве «персональной геобазы», то есть хранилища данных, где не требуется одновременное многопользовательское редактирование.
Это сферы использования СУБД Microsoft Access, хотя их конкретных реализаций может быть неизмеримо много, как и областей применения информационных технологий в целом [13].
В данной работе были кратко описаны основные характеристики системы управления базами данных Microsoft Access, рассмотрены функциональные возможности этой СУБД. Определены основные классы объектов БД Microsoft Access, которые имеют значение при использовании этого средства для решения наиболее распространенных задач.
Затем были выявлены характеристики области использования систем подобного класса, выявлены требования к СУБД в разных сферах деятельности. Требования эти разносторонни и могут значительно различаться, а иногда и совершенно противоположны в каждом виде деятельности.
Система управления базами данных СУБД Microsoft Access, появившаяся в 1992 году, быстро завоевала популярность среди пользователей программ офисного направления в силу того, что она позволяет повысить производительность труда при работе с большим объемом табличных данных и помогает принимать более удачные деловые решения в бизнесе. Большой набор новых, удобных инструментов для работы с данными и, интуитивно понятный интерфейс, позволяют быстро создавать довольно сложные базы данных даже непрофессионалам.
MS Access 2007 можно использовать для создания простых или очень сложных приложений баз данных. В этой СУБД представлены новые эффективные способы организации, отслеживания, управления, обновления и распространения данных.
В итоге, на основании задач, поставленных в данной работе определены конкретные варианты и модели применения Microsoft Access, сферы деятельности, в которых Access предоставляет максимум возможностей при минимуме расходов, чем и достигается высокий уровень эффективности.