Анализ данных в среде СУБД Access (стр. 2 из 4)
Ввод данных в таблицу Access мало чем отличается от ввода в таблицу Excel. Для перехода между полями вы можете использовать клавишу <Таb>. Данные, введенные в текущую строку, сохраняются при переходе к следующей строке.
Создание таблиц с помощью Мастера таблиц
Для этого необходимо:
Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью мастера.
В диалоговом окне Создание таблиц (рис.5) выбрать назначение таблицы: Деловые (для иных целей можно выбрать и Личные).
В поле Образцы таблиц выбрать подходящую таблицу - Список рассылки.
Переместить нужные поля из списка Образцы полей в список Поля новой таблицы. Для этого следует воспользоваться кнопками со стрелками: > - переместить одно поле, " - переместить все поля.
Рис.5 Диалоговое окно Мастера таблиц
Повторять описанные в пп.3-4 действия до тех пор, пока не будет создан подходящий перечень полей для новой таблицы.
При необходимости переименовать какое-либо поле, нужно выделить его в списке Поля новой таблицы и нажать кнопку Переименовать поле, затем ввести в диалоговом окне Переименование поля новое имя поля и нажать кнопку ОК (Рис.6). Нажать кнопку Далее.
Рис.6. Диалоговое окно Переименование поля.
В следующем диалоговом окне в поле Задайте имя для новой таблицы ввести имя новой таблицы "Список рассылки оповещений".
Выбрать способ определения ключа Microsoft Access автоматически определяет ключ (имеется альтернатива Пользователь определяет ключ самостоятельно). Тогда в таблицу будет добавлено поле автоматической нумерации. Нажать кнопку Далее.
В случае, если было выбрано самостоятельное определение ключа, в поле со списком Выберите поле с уникальными для каждой записи данными необходимо выбрать имя поля, которое станет ключевым. Затем нужно определить тип данных, которые будут содержаться в ключевом поле. Мастер предлагает выбрать один из трех вариантов:
Последовательные числа, автоматически присваиваемые каждой новой записи;
Числа, вводимые пользователем при добавлении новых записей;
Рис.7. Определение ключа
Сочетание чисел и символов, вводимое пользователем при добавлении новой записи. Нажать кнопку Далее.
В следующем окне Мастер таблиц предлагает установить связи между существующими таблицами и создаваемой таблицей. Он пытается сам создать связи между таблицами и предоставляет информацию о создаваемых связях пользователю в виде списка. При необходимости исправить связи нужно выбрать соответствующую строку списка и нажать кнопку Связи. Например, выберите в списке строку не связана с "Клиенты" и нажмите кнопку Связи.
Рис.8. Третье диалоговое окно Мастера таблиц
Рис.9. Диалоговое окно Связи
В окне Связи нужно выбрать тип связи с данной таблицей. Выберите переключатель Одной записи в таблице "Клиенты" будет соответствовать много записей таблицы "Список рассылки оповещений". Нажать кнопку ОК.
В диалоговом окне Мастера таблиц нажать кнопку Далее.
Открыв последнее диалоговое окно, можно решить, что вы будете делать с таблицей дальше. Выберите переключатель Изменить структуру таблицы, чтобы перейти в режим Конструктора таблиц, и нажмите на кнопку Готово. Откроется окно Конструктора таблиц.
Рис.10. Четвертое окно Мастера таблиц
5. Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц
В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:
Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора или нажать на кнопку Создать в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица элемент Конструктор и нажать кнопку ОК. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора таблиц.
В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля ввести имена полей создаваемой таблицы.
В столбце Тип данных для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.
В столбце Описание можно ввести описание данного поля (не обязательно).
В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.
После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).
На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>?, нажать кнопку Да.
В окне Сохранить как в поле Имя таблицы ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.
В ответ на. сообщение Ключевые поля не заданы и вопрос Создать ключевое поле сейчас? нажмите кнопку Да если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет если такого не требуется.
После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы.
Существуют также и другие варианты, создания таблиц. Можно, например, создать таблицу с помощью запроса на создание таблицы.
Можно создавать таблицы путем импорта из других баз данных или создавая связи с такими внешними таблицами.
6. Создание форм с использованием Авто формы
Access предлагает несколько способов создания форм. Самым простым из них является использование средств автоматического создания форм на основе таблицы или запроса. Автоматически создаваемые формы (автоформы) бывают нескольких видов, каждый из которых отличается способом отображения данных.
Автоформа, организованная "в столбец". В такой форме поля каждой записи отображаются в виде набора элементов управления, расположенных в один или несколько столбцов. Это компактное и, пожалуй, самое удачное представление для быстрого создания формы.
Табличная. Форма будет выглядеть так же, как обычная таблица Access.
Ленточная. В такой форме поля каждой записи располагаются в отдельной строке. Это очень удобно для работы с большими массивами данных, поскольку данные располагаются в таком же порядке, как в простой таблице. Преимуществом именно этого представления формы по сравнению с табличным является то, что каждое поле представлено в виде отдельного элемента управления, которое можно оформить в любом стиле по вашему вкусу и для которого можно определить функции обработки событий, т.е. "оживить" поле с помощью программирования.
Автоформа в виде сводной таблицы или сводной диаграммы - два новых варианта, появившихся в Access 2002.
Автоматически созданная форма включает все поля выбранного источника данных. Чтобы создать форму с помощью средства автоматического создания форм:
Щелкните по ярлыку Формы в окне База данных и нажмите кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новая форма, представленное на рис 11.
Рис.11. Диалоговое окно Новая форма
В списке диалогового окна Новая форма выделите один из вариантов автоформы, например: Автоформа: в столбец.
В поле со списком, находящимся в нижней части диалогового окна Новая форма, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для формы. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой, чтобы раскрыть список, и выберите в нем нужный элемент.
Нажмите кнопку ОК.
В результате будет автоматически создана и открыта форма выбранного вида. Чтобы созданную форму можно было использовать в дальнейшем, ее необходимо сохранить. Для сохранения формы выберите команду Файл, Сохранить или нажмите на кнопку Сохранить на панели инструментов Режим формы. В поле Имя формы появившегося диалогового окна Сохранение введите нужное название и нажмите кнопку ОК.
7. Ввод и добавление записей
Таблица, открытая в режиме таблицы, похожа на лист Excel, так что можно вводить или вставлять данные в одно или несколько полей - как в ячейки листа.
Ввод данных в таблицу:
В области переходов дважды щелкните нужную таблицу.
По умолчанию приложение Access открывает таблицу в режиме таблицы - в виде сетки, похожей на лист Excel.
Щелкните первое поле, которое требуется заполнить, или иным образом установите фокус на это поле, и введите данные.
Для перемещения на следующее поле в той же строке нажмите клавишу TAB, клавиши ВЛЕВО или ВПРАВО или щелкните ячейку следующего поля.
Если была нажата клавиша TAB, приложение Access по умолчанию использует региональные параметры Windows, чтобы определить, в каком направлении перемещать курсор: влево или вправо. Если используется язык с направлением письма слева направо, при нажатии клавиши TAB курсор перемещается вправо. В противном случае при нажатии клавиши TAB курсор перемещается влево.
Чтобы перейти к следующей ячейке в столбце, нажмите клавишу ВВЕРХ или ВНИЗ, или щелкните нужную ячейку.
8. Отчеты и способы их создания
Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Отчеты позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.
При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.