MS Ассеss - создание простой базы данных (стр. 2 из 2)

4. Щелкнуть мышью на другой ячейке.

Если ввод данных в ячейку еще не закончен, и его нужно аннулировать, то нужно щелкнуть по кнопке Отмена или нажать <Esc>. Нажатие на кнопку

в строке формул вызывает появление Палитры формул, которая облегчает ввод и редактирование формулы, в которой используются функции Excel.

Данные типа формула. Это то, что делает электронную таблицу электронной таблицей. Без формул Excel был бы лишь усовершенствованным для работы с таблицами текстовым процессором. Основное правило – ввод формулы нужно начинать со знака "=" (иначе это будет текст). Excel позволяет вводить сложные формулы длиной до 1024 знаков. Формула может содержать: адреса ячеек таблицы, числа, математические функции и знаки операций: + (сложение), - (вычитание), * (умножение), / (деление), Ù (возведение в степень). Порядок их выполнения определяется приоритетом: 1 – функции 2 – "Ù" 3 – "*" и "/" 4 – "+" и "-"

Повысить приоритет можно, применяя круглые скобки.

Пример. В ячейку записана формула: = 2*А7 – 0.09*С12 + СУММ(С1:С7), что означает: из удвоенного содержимого ячейки А7 отнять девять сотых от значения ячейки С12 и к полученному значению прибавить сумму содержимого всех ячеек, начиная с С1 по С7 (по столбцу). После ввода формулы в ячейку в ней будет высвечиваться результат вычислений по ней (при соответствующей настройке Excel). Этот результат зависит от текущих значений, хранящихся в ячейках, адреса которых входят в формулу. Если в них данные изменяются, то автоматически будет пересчитан и результат в ячейке. (В чем и заключается все прелесть электронных таблиц!). Если в наборе формулы сделаны ошибки, например, обнаружены непарные скобки, то появится диалоговое окно с предупреждением об этом. После закрытия окна (кнопка ОК) Excel вернется к строке формул, где и нужно будет исправить ошибку. Следует отметить, что если в формуле будет ссылка на ячейку, содержащую текст, то это может привести к непредсказуемым результатам. Если необходимо, чтобы в таблице вместо результатов расчета по формулам были показаны сами формулы, нужно выполнить следующие действия

1. Выполнить команду Сервис® Параметры.

2. На вкладке "Вид" установить флажок Формулы

(Вместо действий 1,2 можно нажать комбинацию клавиш < Ctrl > < >). В противном случае увидеть формулу можно только в строке формул, если ячейка с формулой является выделенной (активной).

Набор встроенных функций.

Это можно осуществить двумя способами: вручную и при помощи Мастера функций Вручную набор производится так: набирается имя функции и далее без пробелов аргумент(ы), заключенный(ые) в круглые скобки. Если аргументов несколько, то друг от друга они отделяются знаком ";". Аргумент может быть числом, адресом ячейки или блоком ячеек, например,

СРЗНАЧ (А7; В12; С7: С20) Мастер функций можно вызвать кнопкой

на панели инструментов Стандартная или в строке формул. Ввод функции осуществляется в 2 этапа:

1. В диалоговом окне Мастер функций: шаг 1 из 2 нужно выбрать требуемую функцию из предлагаемого списка (после чего она будет внесена в формулу, а внизу диалогового окна будут видны ее аргументы) и нажать кнопку Далее.

2. В окне Мастер функций: шаг 2 из 2 нужно задать значения аргументов для выбранной функции. Их можно задавать вручную, или непосредственно выделяя соответствующие ячейки в таблице (окно Мастера функций, если оно Вам мешает, сдвиньте в сторонку!).

Если таких аргументов несколько, то для перехода к следующему (новая строка в окне) нажмите клавишу <TAB> или щелкните мышью.

Если аргументом функции является другая функция, то для ее вставки нужно нажать кнопку

, изображенную в начале строки.

Автосуммирование. Excel позволяет упростить использование функции СУММ (суммирование ряда значений). Для этой цели нужно использовать инструмент

(Автосуммирование), расположенный на панели Стандартная.

Порядок действий:

1. Поставить курсор в ячейку, где должна находится сумма, и щелкнуть по кнопке

.

2. Убедиться, что Excel правильно определил диапазон данных для суммирования (вокруг него движется пунктирная линия, и он вписан в качестве аргумента) и при необходимости изменить его.

3. Нажать клавишу <Enter>.

Примечание. Для снятия пунктирной отметки нужно нажать клавишу <Esc>.