Создание домашней фонотеки в MS Access (стр. 2 из 2)

Главной задачей для форм под номером 3 и 4 является просмотр и корректировка (внесение изменений в существующие данные) данных о движении фонотек и данные о том кому была передана фонотека. В качестве исходных данных используются таблицы: «Выдача-возврат», «Пользователи».

Кнопки в этих формах работают так же как и в формах 1 и 2.

Главная кнопочная форма является как бы обложкой базы данных. Именно с ней непосредственно работает пользователь и получает возможность доступа к объектам базы данных. Это обыкновенная форма с кнопками, обеспечивающими возможность открытия других форм. Создать кнопочную форму позволяет специальное средство Access – диспетчер кнопочных форм.

Главная кнопочная форма состоит из четырех страниц:

1) Первая страница создается по умолчанию диспетчера – главная страница

2) Движение фонотек

3) Карточка пользователя

4) Магазин

5) Фонотека

8. Отчеты

В MSAccess получать твердые копии результатов обработки данных можно путем распечатки таблиц, запросов и форм, представленных в виде отчетов. Отчет – это тип объектов в Access, который используется для просмотра и печати данных. Отчет создается в тех случаях, когда необходимо наглядно представить на экране или на бумаге сводную информацию, хранящуюся в Базе Данных. Главное назначение отчета – формирование выходных документов, которые будут представлять собой копию форм реальных документов предприятия, с которыми непосредственно работает пользователь.

Одним из способов создания отчета является, создание отчета с помощью мастера отчетов, а затем необходимые коррективы возможно внести находясь в режиме конструктора.

В данной курсовой работе представлены два отчета:

1. Альбомы

2. Должники

Данные отчеты построены на основании данных трех таблиц: «Альбомы», «Выдача возврат», «Пользователи». Такого рода отчеты носят название многотабличных отчетов. Данные отчеты представлены в виде таблиц с занесенными в них данными.

Созданные отчеты будут распечатываться по мере надобности

9. Макросы

Макросы – это небольшие программы, в которых содержатся макрокоманды Access (для которых можно определить условие, если условие выполняется, то выполняется и сама макрокоманда), предназначенные для выполнения одного или нескольких действий. Макрос можно запускать из окна базы данных или связывать с событием.

Основным назначением макроса является создание элементов для пользовательского интерфейса.

В данной базе данных содержатся следующие макросы:

1. Открыть движение фонотек.

2. Открыть фонотеку.

Данные макросы связаны с кнопками на формах.

Каждая кнопка имеет свой значок и «всплывающую» подсказку, которые позволят пользователю без труда понять о назначении данных кнопок.

10. Руководство для пользователя по применению базы данных

Для успешной работы с созданной Базой Данных необходимо знать следующую информацию:

Главный элемент, с которого начинается работа с базой данных, и который Вы увидите при открытии базы данных, – главная кнопочная форма. Она необходима для открытия форм и отчетов. На ней находятся следующие кнопки:

- Открытие формы «Фонотека» – позволяет перейти к форме «Фонотека»

- Открытие формы «Движение фонотек» – позволяет перейти к форме «Движение фонотек»

- Открытие формы «Карточка пользователя» – позволяет перейти к форме «Карточка пользователя» и внести необходимые коррективы.

- Выход из базы данных – непосредственный выход из базы данных. Также выйти из базы данных можно, нажав на кнопку с изображением открытой двери, которая находится на панели элементов.

При нажатии кнопки «Фонотека» открывается форма «Фонотека». На ней находятся следующие кнопки:

- Кнопки управления,

которые позволяют просматривать, а так же добавлять новые записи.

А так же кнопки перехода, позволяющие быстро перейти в другие формы.

- Переход на главную кнопочную форму – позволяет перейти к главной кнопочной форме.

Заключение

В данной курсовой работе создана и описана база данных «Домашняя фонотека», для облегчения учета и быстрого получения информации о домашней фонотеки.

Данная база данных состоит из пяти таблиц, которые содержат информацию об альбомах находящихся в коллекции. Трех запросов, пяти форм, которые преобразуют имеющиеся данные для выдачи необходимой информации пользователю; двух отчетов, которые позволяют просмотреть отобранную информацию.

С помощью данной базы данных была сделана попытка создать оптимальное управление данными о домашней фонотеке. Она обеспечивает целостность хранимых данных, препятствует их потере и искажению. Обеспечивает быстрый поиск необходимой информации, наглядность (т. к. все данные представлены в удобном виде для пользователя). Позволяет пользователю вносить изменения (добавлять, удалять ненужную информацию).

На основании вышесказанного, понятно, что использование базы данных намного упрощает работу с данными и делает ее эффективной.

Список используемой литературы

1. Рубен А., Горев А., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. – СПб: Питер, 1997

2. Пасько В. Access 97. – Киев: BHV, 1997

3. Робинсон С. MSAccess 2000. – СПб: Питер, 2001