11. Система получения справочной информации
Табличный процессор имеет электронный справочник, представляющий пользователю инструкции о возможности выполнения основных операций, информацию по конкретным командам меню я другие справочные данные. Особенность получения справочной информации с помощью электронного справочника в том. что она выдается в зависимости Щ% ситуации, в которой оказался пользователь. Так, если в меню пользователем выбрана определенная команда, то после обращения к справочной системе (F1) на экране будет представлена страница справочника, содержащая информацию о выделенной команде.
12. Использование графики
Представления данных в графической форме повышает наглядность полученных результатов и показывает соотношение различных значений и динамику их изменения. Табличный процессор располагает рядом команд для построения различных диаграмм, с помощью которых можно по-разному интерпретировать числовые значения.
Диаграммы - Это графическое представление данных. Они используются для анализа и сравнения данных, представления их в наглядном виде.
Диаграмма состоит из элементов: линий, столбиков, секторов, точек и т.п. Каждому элементу диаграммы соответствует число в таблице. Числа и элементы диаграммы связаны между собой таким образом, что при изменении чисел автоматически изменяется изображение элементов диаграммы и наоборот. Различают два вида диаграмм:
· внедренные диаграммы - сохраняются на рабочем листе вместе с данными. Внедренная диаграмма рассматривается как графический объект и сохраняется в качестве части листа, на котором она создана. Внедренные диаграммы следует использовать в случаях, когда требуется отобразить или напечатать одну или несколько диаграмм вместе с данными листа.
· лист диаграммы - это отдельный лист в книге, имеющий собственное имя. Листы диаграмм следует использовать в случаях, когда требуется просмотреть или изменить большие или сложные диаграммы отдельно от данных или когда требуется сохранить пространство экрана для работы с листом.
Диаграмма создается с помощью Мастера диаграмм, вызываемого командой Вставка - Диаграмма или кнопкой Диаграмма на Стандартной панели инструментов.
Мастер диаграмм позволяет строить диаграммы 14 стандартных типов плоскостного и объемного представления и 22 нестандартных типов.
Мастер диаграмм осуществляет построение новой диаграммы за несколько шагов 4 или 5) для выделенного блока ячеек - диапазона данных для построения диаграммы.
В зависимости от выбранного типа диаграммы вы можете получить различное отображение данных. Линейные диаграммы и гистограммы удобны для сравнения величий в рядах данных. Линейные диаграммы обычно используют для сравнения по некоторым статьям или признакам, а гистограммы – для наблюдения во времени. Круговые диаграммы наглядно отображают соотношение частей и целого.
Имена рядов отображаются в легенде диаграммы. Легенда – это список символов или обозначений, используемых в качестве маркеров данных на диаграмме, а также соответствующих названий категорий.
Кроме легенды, диаграммы имеют оси. Ось – это линия с делениями на границе области построения диаграммы, позволяющая определить численные значения данных, представленных на диаграмме. Плоские диаграммы имеют две оси, ось Х (категорий) и ось У (значений). Объемные диаграммы имеют третью ось (Z). Круговая и кольцевая диаграммы не имеют осей.
Можно выделить на диаграмме отдельный элемент данных или придать какой-либо диаграмме, можно сделать это, внося в диаграмму дополнительные линии, стрелки и вынося элементы диаграммы различными цветами.
Маркеры отдельных данных можно выделить стрелочкой или линией, а также изменив цвет ряда данных или отдельных его значений. В диаграмму можно также вносить текстовые поля, менять шрифты и атрибуты уже имеющихся текстовых фрагментов.
В некоторых типах диаграмм бывает нужно выявить общую тенденцию изменения значений отдельного ряда данных. Для этого в диаграмму можно ввести линию тренда для ряда данных.
Линии тренда позволяют графически отображать тенденции данных и прогнозировать их дальнейшие изменения. Линиями тренда можно дополнить ряды данных, представленные на линейчатых диаграммах, гистограммах, графиках, биржевых, точечных и пузырьковых диаграммах. Нельзя дополнить линиями тренда ряды данных на объемных, лепестковых, круговых и кольцевых диаграммах. При замене типа диаграммы на один из вышеперечисленных линии тренда, соответствующие данным будут потеряны.