Реферат з теми:
ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ АІС і АІТ
1. Зміст і структура інформаційного забезпечення
В автоматизованих інформаційних мережах розробка ІС включає наступні роботи:
• визначаються склад економічних завдань і система показників для кожного рівня обробки (індивідуальних АРМ, локальних обчислювальних мереж, розподілених мереж);
• установлюються склад та способи обміну інформацією, ведеться створення інформаційного фонду та розподіл його елементів між різними рівнями обробки;
• створюються різні форми введення інформації на ПЕОМ з урахуванням багаторівневої обробки даних;
вираз, а ознаки - буквено-цифрове або цифрове (цифрові коди). До таких ознак можна віднести, наприклад, назва установи (підрозділу), прізвище працюючого, які не завжди зручні для автоматизованої обробки.
Щоб зробити ці дані зручними для сприйняття людиною і машиною, потрібно було створити спеціальних засобів формалізованого опису економічної інформації. Ці кошти включають цілий ряд розроблених класифікаторів, що входять в Єдину систему класифікації та кодування (ЕСКК).
Систематизація економічної інформації викликає необхідність застосування найрізноманітніших класифікаторів:
1. Загальнодержавних, що розробляються в централізованому порядку і є єдиними для всієї країни.
2. Галузевих, єдиних для якоїсь галузі діяльності. 3.Локальних, які складаються на номенклатури, характерні для даного підприємства, організації, банку (коди табельних номерів, підрозділів, клієнтів та ін.) Кодуванню в документах підлягають ті ознаки, за якими виконується угрупування інформації при її машинній обробці. Розробка кодів здійснюється на етапі технічного проектування. Поряд з фахівцями по машинній обробці в цьому процесі помітну роль відіграють кінцеві користувачі (в основному, професійні).
Складання класифікаторів виконується в два етапи: I етап-класифікація інформації, II - кодування.
I Класифікація
Послідовність проведення етапів класифікації схематично виглядає наступним чином. Спочатку виявляються номенклатури, що підлягають кодуванню.
Номенклатурою називається упорядкований список значень, тобто повний перелік однорідних найменувань, що відноситься до області значень певного реквізиту, що підлягає кодуванню, і складається з окремих рядків - позицій.
Кодуванню підлягають ті реквізити-ознаки, які використовуються для складання угруповань. За кожною номенклатурою складається повний перелік всіх позицій, що підлягають кодуванню. При цьому дотримується логічна залежність різних ознак в розглянутій номенклатурі. Наприклад, при кодуванні територіальних одиниць райони розташовуються по тих суб'єктах федерації, до яких вони належать. У кожній номенклатурі передбачається певна кількість резервних позицій на випадок появи нових об'єктів.
Таким чином, можна відзначити, що класифікація полягає в розподілі елементів множини на підмножини на підставі ознак і залежностей усередині ознак.
II Кодування
Під кодуванням розуміється процес присвоєння умовного позначення різних позицій номенклатури.
Код - це умовне позначення об'єкта знаком або групою знаків за певними правилами, встановленими системою кодування. Слід зазначити, що в багатьох випадках під кодом розуміють усі безліч кодових позначень, наприклад, код Морзе, код букв латинського (або кириличного) алфавіту. Кодові позначення можуть бути цифровими, літерними, буквено-цифровими і складатися з одного або декількох знаків. При машинній обробці перевага віддається цифровій формі кодування, як найбільш зручною для автоматичної угруповання.
Після присвоєння кодів створюється класифікатор-систематизований звід однорідних найменувань та їх кодових позначень. Класифікатори мають подвійне застосування.
У першому випадку - для ручного проставлення кодів у документах. У цьому випадку класифікатори оформляються у вигляді довідників і використовуються для підготовки первинних і зведених документів до машинної обробці. Так, у зведених бухгалтерських звітах (баланс, звіту прибутки і збитки та ін) в заголовній частині бланка проставляються коди постійних ознак звітує організації: ідентифікаційний номер платника податків (ІПН), код організації за ЄДРПОУ, галузь (вид діяльності) за ЗКГНГ, організаційно- правова форма за КОПФ, орган управління державним майном за ЄДРПОУ. Для перевірки правильності проставлених кодів вводиться рядок «Контрольна сума», яка являє собою штучний підсумок за всіма кодами. У процесі введення кодів на ПК здійснюється контроль по контрольних сумах, який дозволяє виявити наявність помилок кодування. На підставі кодів відбувається звід і угруповання надійшли бухгалтерських звітів та іншої документації для податкових інших органів.
Якщо при машинній обробці на підприємствах (організаціях, фірмах) здійснюється введення даних з первинних документів, то документи попередньо кодуються, коди проставляються вручну відповідно до інструкції у спеціально відведені місця документа, в зони постійних і змінних ознак документа. Контроль правильності проставлення кодів здійснюється методом включення контрольних сум або введенням додаткового захисного коду.
У другому випадку застосування кодів передбачається зберігання всіх класифікаторів у пам'яті машини, на машинних носіях у банку даних, в якості словникового фонду або умовно-постійної інформації.
Зберігання класифікаторів в ЕОМ дозволяє автоматично формувати необхідну текстову інформацію у вихідних зведеннях. Наприклад, в БД постійно зберігається довідник працюючих. Він містить такі реквізити, як прізвище, ім'я, по батькові, табельний номер, професія та ін При автоматизованому розрахунку заробітної плати з первинних документів про нарахування і утримань в ЕОМ вводяться лише дані про суми. Табельний номер працюючого (і його прізвище, а також особисті дані) зазвичай вже знаходяться в АіФ. У процесі обробки прізвище, ім'я, по батькові вводяться з довідника до кожного табельної номером і друкуються.
Коди повинні відповідати наступного ряду вимог:
• вони повинні охоплювати всі номенклатури, що підлягають кодуванню;
• бути єдиними для різних завдань усередині одного економічного об'єкта (наприклад, коди матеріалів, підрозділів повинні бути єдиними для завдань бухгалтерського обліку та матеріально-технічного постачання);
• відрізнятися стабільністю;
• мати резерв вільних номерів (але не зайвий, оскільки це може призвести до збільшення значності коду);
• довжина кодового позначення повинна проектуватися мінімально достатньою для відображення відповідної номенклатури;
• значності кодів даної номенклатури є однаковою для всіх позицій;
• код повинен бути в достатній мірі перешкодозахищеність. Остання вимога (перешкодозахищеності) є дуже істотним практично. Для досягнення цієї мети іноді до основного коду додають контрольний розряд, який забезпечує автоматичне знаходження помилки при невірному проставлені користувачем будь-якого знака в коді або при перестановці цифр. Практика показує, що ці помилки найбільш часто допускаються при кодуванні.
Кодування інформації здійснюється за певною системою кодування - сукупності правил, що визначають побудову коду.
Найбільшого поширення набули наступні системи кодування: порядкова, серійна, позиційна і комбінована. Вибір системи кодування залежить від цілого ряду факторів, головними з яких є кількість виділених ознак в номенклатурі, число позицій у кожну ознаку і ступінь стійкості номенклатури.
При побудові порядкової системи всі позиції номенклатури кодуються по молодшому ознакою, без урахування старших ознак. Всім позиціях присвоюються порядкові номери без пропуску номерів. Це код малозначний, простий з побудови. У ньому враховано лише молодший ознака, що ускладнює автоматичне отримання підсумків по старших ознаками. Інший недолік даної системи - відсутність в номенклатурі резервних позицій. Тому порядкова система має обмежене застосування і використовується при кодуванні стійких однопрізначних номенклатур.
Серійна система нагадує порядкову, з тією різницею, що в ній можна закодувати номенклатури, що мають два і більше ознак.
Кожній групі старших ознак номенклатури присвоюється серія номерів. У межах цієї серії кожна позиція молодших ознак номенклатури кодується порядковим номером. Серійна система передбачає резервні номери для старших ознак номенклатури. Ця система зручна для обробки на ЕОМ в тому випадку, якщо в БД містяться числові значення серії номерів, що характеризують старші ознаки.
Відповідне ПО забезпечує автоматичне кодування всіх старших ознак і отримання зведених підсумків по всіх групувальні ознаками. Код за серійної системі створюється наступним чином:
• визначається число групувальних ознак;
• встановлюється число позицій у кожному групувальних ознак;
• дається серія номерів старшим ознаками з урахуванням резерву;
• виробляється порядкове кодування молодших ознак у межах серій номерів старших ознак з урахуванням резерву;
• складається класифікатор.
При позиційній системі кодування чітко виділяється кожний ознака і йому відводиться один або кілька розрядів залежно від його значності. Потім кожна ознака кодується окремо, починаючи з 1, 01, 001 і т.д. (Залежно від значності коду ознаки). Цей код забезпечує автоматичне формування в ЕОМ всіх необхідних підсумків відповідно до виділених ознаками.
Комбінована система так само, як і позиційна, передбачає чітке виділення всіх ознак номенклатури. Але при цьому кожна ознака може кодуватися по порядкової, серійної або позиційній системі. Комбінована система більш гнучка і широко застосовується при вирішенні економічних завдань, оскільки забезпечує автоматичне отримання всіх необхідних підсумків відповідно до виділених ознаками.