Программа Проводник Windows. Принципы работы функции слияния в Word (стр. 5 из 6)

– на одной строке вставить поле «Фамилия в дательном падеже» и через пробел – поле «Инициалы» (или поле «Имя и Отчество»),

– а на следующей строке добавить поле «Почтовый адрес».

После этого основной документ для печати почтовых конвертов можно считать подготовленным.

Теперь с помощью операции предварительного просмотра оценим, как будут выглядеть готовые почтовые конверты. Для этого нажнем на пиктограмму «Поля/данные» (

), снимем затенение полей, отжав соответствующую пиктограмму ( ), и просмотрим готовые почтовые конверты, перелистывая их с помощью пиктограммы «Следующая запись» ( ) (Рисунок 13).

После предварительного просмотра подготовленных почтовых конвертов необходимо закончить процесс слияния, нажав на пиктограмму «Слияние в новый документ» (

).

Обратите внимание: подготовленный основной документ можно использовать еще много раз для печати почтовых конвертов. Для этого надо всего лишь сохранить файл перед закрытием.

Рисунок 12

Рисунок 13

Условные обозначения:

1 – пиктограмма «Поля/данные»;

2 – пиктограмма «Затенение полей»;

3 – пиктограмма «Следующая запись».

Говоря о подготовке почтовых конвертов, отметим, что почтовый адрес в источнике данных можно представлять как несколько категорий данных: «Улица, дом, квартира», «Населенный пункт», «Район, субъект РФ», «Почтовый индекс». Такое детальное разбиение почтового адреса на категории данных позволит аккуратнее оформить почтовые конверты, расположив разные реквизиты адреса на отдельных строках. При этом в основном документе поля-заполнители для адреса нужно располагать в следующей последовательности:

«Улица, дом, квартира»,

«Населенный пункт», «Район, субъект РФ»,

«Почтовый индекс»

А в готовых конвертах адрес будет выглядеть так:

ул. Октябрьской Революции, 3а,

г. Казань, Республика Татарстан,

4230000

Печатаем адреса на самоклеющихся этикетках

При печати конвертов может возникнуть следующий вопрос. Как быть, если конверт нужен формата С4 (229 х 324 мм), а принтер позволяет печатать только формат А4 (210 х 297 мм) и ради печати почтовых конвертов покупать другой принтер никто не будет. Можно ли использовать функцию слияния в данном случае?

Ответ на данный вопрос будет положительным. Мы можем использовать функцию «Слияние» для ускорения заполнения почтовых конвертов. Однако адрес при этом будем размещать не на самом конверте, а на самоклеящихся адресных этикетках, которые после печати будем наклеивать на почтовые конверты.

На стандартном листе формата А4 расположено несколько самоклеющихся этикеток. Есть разные модификации, которые отличаются размером этикеток (чем они мельче, тем их больше на листе) и цветом бумаги. На одной подложке формата А4 находятся одинаковые по размеру этикетки. После того как на них нанесен адрес, каждая из этикеток легко отделяется от подложки и наклеивается на почтовый конверт.

Рассмотрим, как использовать функцию «Слияние» для заполнения самоклеющихся этикеток.

Сначала откроем новый основной документ и выберем в качестве его типа «Наклейки» (Рисунок 4). После этого откроется окно «Параметры наклейки» (Рисунок 14), в котором выберем тип используемых наклеек. Практически всегда информация о типе и размере этикеток нанесена на их упаковку, поэтому в данном окне необходимо выбрать тот же тип, который указан на упаковке, и нажать на кнопку «ОК».

В результате в основном документе будет автоматически создана таблица с ячейками, равными по размеру самоклеющимся адресным этикеткам, а расположение ячеек таблицы будет такое же, как расположение этикеток на подложке (Рисунок 15). При этом размер ячеек указывается как точное значение[2] (а не как минимальное), поэтому границы таблицы будут постоянными и не будут автоматически сдвигаться в случае нехватки места для текста в какой-либо из ячеек.

Рисунок 14

Рисунок 15

Условные обозначения:

1 – созданная таблица;

2 – окно «Свойства таблицы»;

3 – поле, в котором указывается высота ячейки;

4 – поле, в котором указывается, какой размер должен быть: точный или минимальный.

Когда таблица создана, необходимо открыть источник данных. В данном случае будем делать этикетки для конвертов, отправляемых в другие организации (юридические лица), а не гражданам.

После открытия источника данных в ячейки автоматически добавится поле «NEXT». Это поле позволяет в одном готовом документе разместить данные нескольких записей, и при слиянии оно воспринимается как команда перехода к следующей записи источника данных. Т.е. для заполнения полей слияния, расположенных до поля «NEXT», будут браться данные из первой записи источника данных, для заполнения полей слияния, расположенных после первого поля «NEXT», – данные второй записи, для полей слияния, расположенных после второго поля «NEXT», – данные третьей записи и т.д.

Поэтому при добавлении полей-заполнителей в таблицу будем располагать их до поля «NEXT» (или после текста, но тогда поле «NEXT» нужно указывать только со второй ячейки). В противном случае первая запись данных при слиянии будет пропущена. А если программа встретит поле «NEXT» 2 или более раз подряд, то он перепрыгнет (пропустит) очередную запись данных при слиянии.

Для ускорения заполнения таблицы можно внести поля-заполнители только в первую ячейку, а затем автоматически скопировать их во все остальные ячейки, нажав на пиктограмму «Размножить наклейки» (

) (Рисунок 16).

Рисунок 16

Условные обозначения:

1 – основной документ для печати этикеток должен быть на одной странице.

После добавления полей-заполнителей наш основной документ полностью готов, мы можем его сохранить и провести слияние, нажав на пиктограмму «Слияние в новый документ» (

) (Рисунок 17). Затем остается лишь распечатать сформированный документ и наклеить этикетки на конверты.

Рисунок 17

Как видно из Рисунка 17, поле «NEXT» не отображается при печати. Его (как и другие специальные поля) можно добавить в основной документ с помощью меню «Добавить поле Word», расположенного на панели инструментов «Слияние» (Рисунок 2).

«Уважаемый» или все-таки «Уважаемая»?

Давайте рассмотрим еще одно специальное поле «IF...THEN...ELSE», которое осуществляет одно из двух альтернативных действий, в зависимости от того, выполняется ли заданное условие. Поле «IF...THEN...ELSE» часто используется для написания обращений в текстовой части писем, так как если письмо адресовано мужчине, то необходимо писать «Уважаемый», если женщине, то – «Уважаемая». Как видите, у нас появляется условие: если пол[3] мужской, то необходимо писать «Уважаемый», иначе – «Женский».