Программа Проводник Windows. Принципы работы функции слияния в Word (стр. 6 из 6)
При вставке поля «IF...THEN...ELSE» в основной документ открывается специальное окно, в котором указываются два альтернативных действия и задается условие.
Рисунок 18 Пишем электронные письма
Рассмотрим еще одну ситуацию: нужно подготовить поздравления и отправить их не через почтовое отделение связи, а с помощью электронной почты.
При подготовке таких поздравлений желательно избегать общих обращений типа «Уважаемые женщины», «Дорогие коллеги» и не включать в строку «Кому» сразу всех адресатов. Ведь Вы согласитесь, что электронное поздравление приятнее получать, когда оно персональное, т.е. адресовано лично Вам.
При подготовке электронных поздравлений функция «Слияние» тоже может сослужить вам добрую службу. При этом подготовка электронных поздравлений будет мало чем отличаться от создания поздравлений в виде писем или открыток на бумажном носителе. Основных отличий будет всего два:
– Во-первых, при создании нового основного документа нужно будет выбрать тип «электронные письма», а не «обычный документ Word» (Рисунок 4).
– А во-вторых, когда основной документ будет готов, нужно осуществить слияние не в новый документ, а нажать на пиктограмму «Слияние по электронной почте» (
). Нажатие на эту пиктограмму приведет к открытию окна «Составные электронные письма» (Рисунок 19). В нем необходимо:– указать категорию данных (или столбец источника данных), который содержит адреса электронной почты, и
– напечатать тему для электронных сообщений.
В результате будут созданы электронные сообщения с поздравлениями (Рисунок 20). Их количество будет равняться числу строк, используемых при слиянии.
Рисунок 19
Рисунок 20 Электронные сообщения, созданные в MS Outlook
Рисунок 21 Одно из подготовленных электронных сообщений
Итак было рассмотрено, как с помощь функции «Слияние» можно подготовить поздравления, почтовые конверты и электронные сообщения. Попробовав использовать данную функцию в своей работе, мы сможем самостоятельно убедиться, что это просто, удобно и существенно экономит время при осуществлении массовых рассылок писем или информационных материалов.
3 Комментарии к выполнению задачи Excel
1. Создала документ Excel с именем Контрольная Румия.
2. Переименовала лист1 на 1.
3. Ввела таблицу 1 «Журнал продаж аудио-видео продукции за май 2004г.» с помощью клавиатуры на листе 1.
4. Ввела таблицу 2 «Цены аудио-видео продукцию» с помощью клавиатуры на листе 1.
5. Переименовала лист2 на 2.
6. Ввела таблицу 3 «Соотношение одной условной единицы к рублю» с помощью клавиатуры на листе 2.
7. В таблице 1 «Журнал продаж аудио-видео продукции за май 2004г.» рассчитала общую стоимость в рублях с использованием таблицы 2 используя функцию ВПР: =ВПР(B4;$H$4:$I$6;2;0)*C4
8. С помощью автозаполнения скопировала эту формулу во все ячейки столбца D.
9. В таблице 1 «Журнал продаж аудио-видео продукции за май 2004г.» рассчитала общую стоимость в $, используя функцию ВПР и данные таблицы 3: =D4/ВПР(A4;'2'!$A$4:$B$6;2;1)
10. Столбец «Общая стоимость стоимость со скидкой» рассчитала, учитывая следующее условие: если покупается больше 15 единиц одного наименования, то на общую сумму покупки даётся скидка 15% с использованием функции ЕСЛИ: =ЕСЛИ(C4>15;D4*0,85;D4)
11. Создала на таблице 1 автофильтр с помощью которого можно отобразить данные только по отдельным группам товаров: выделена шапка таблицы 1 затем в меню Данные в команде Фильт выбрана подкоманда Автофильтр.
12. Переименовала лист3 на 3.
13. На листе 3 создала таблицу «Отчет».
14. Заполнена таблица таблица 3 с использованием функции СУММЕСЛИ. Столбец Итого продано, шт.: =СУММЕСЛИ('1'!$B$4:$B$33;A4;'1'!$C$4:$C$33). Столбец Общая стоимость в руб.: =СУММЕСЛИ('1'!$B$4:$B$33;A4;'1'!$D$4:$D$33). Столбец Общая стоимость в $: =СУММЕСЛИ('1'!$B$4:$B$33;A4;'1'!$E$4:$E$33). Строка Всего рассчитана суммированием.
15. На листе 3 построена секторная диаграмма отображающая количество продаж по видам товара.
16. Распечатала полученные таблицы и диаграмму.
Литература
1. Гарнаев А.. Excel, VBA, Internet в экономике и финансах. Санк-Петербург, БХВ-Петербург, , 2001.
2. Пикуза В., Гаращенко А. Экономические и финансовые расчёты в Excel. – СПб.: «Питер», 2002 г.
3. Демидова Л., Пылькин А. «Программирование в среде Visual Basic for Application», Москва, “Горячая линия-Телеком”, 2004.
[1]Поле слияния – то же самое, что поле-заполнитель.
[2]Размер ячеек таблицы можно посмотреть, а также задать в окне «Свойства таблицы», которое отрывается при нажатии в строке меню на команду «Таблица», далее – «Свойства таблицы».
[3]В данном случае пол – это один из столбцов в файле источника данных (Рисунок 3).