Электронные таблицы Excel 2003 (стр. 6 из 12)
6. Нажать ОК.
Разделение листов на страницы.
Способы:
1. Установить флажок «Авторазбивка на страницы» во вкладке Вид окна Параметры (Сервис => Параметры) – разделитель страниц появится на экране при печати или предварительном просмотре листов.
2. Вставка => Разрыв страницы – установив курсор в ячейку, с которой будет начинаться новая страница:
В колонке А – для горизонтального распределителя,
В строке 1 – для вертикального разделителя.
Вставка => Убрать разрыв страницы, предварительно выделив диапазон в рамках которого убираются разделители.
Файл => Предварительный просмотр или кнопка «Просмотр» в диалоговых окнах «Печать» или «Параметры страницы».
Перед тем как распечатать готовый документ на бумаге, можно просмотреть на экране, как он будет выглядеть в результате распечатки. Для этой цели служит режим предварительного просмотра. В данном режиме документ выводится постранично, а не сплошным текстом. Расположение на странице данных, подписей, диаграмм и т. д. максимально соответствует тому, как будет выглядеть документ в напечатанном виде.
Перейти в режим предварительного просмотра можно либо с помощью команды Предварительный просмотр из меню Файл, либо нажав кнопку
в Стандартной панели инструментов.В режиме просмотра верхняя часть окна содержит ряд кнопок управления данным режимом.
-Далее - переход к следующей странице;
-Назад - возврат к предыдущей странице;
-Масштаб - переключение масштаба (крупный/мелкий);
-Печать - окончание просмотра с отображением диалогового окна Печать;
-Страница - вывод диалога Параметры страницы;
-Поля - включение/выключение режима визуального редактирования полей на макете страницы;
-Разметка страницы - включение режима разметки страницы (для возврата в обычный режим следует выполнить команду Вид => Обычный);
-Закрыть - окончание режима предварительного просмотра;
-Справка - отображение справочной информации по данной теме.
Файл => Печать или кнопка «Печать» панели «Стандартная» или окон «Параметры страницы»и «Предварительный просмотр».
Поля:
1. «Имя» - выбор типа принтера,
2. «Вывести на печать» - выбор опций:
1. «Выделенный диапазон» - печать выделенных диапазонов;
2. «Выделенные листы» - печать активных или выделенных листов;
3. «Всю книгу» - все листы книги;
3. «Печатать» - указать диапазон страниц,
4. «Число копий» - копии страниц,
5. «Печать в файл» - сохранение печати в виде файла, этот файл можно печатать вне среды Excel.
<Ctrl> - выделить группу листов.
11.7. Использование шаблонов рабочих листов.
Можно использовать готовые бланки таблиц и заполнить своими данными.
Пустые листы – «шаблоны»; с ними легко создать отсчеты, счета, заказы и платежные формы. Для создания листа на основе шаблона:
1. Файл => Создать.
2. Вкладка «Решения»; отобразится список доступных шаблонов для их просмотра – щелкнуть по пиктограмме.
3. Выбрать шаблон и нажать «ОК». внеся свои данные можно создать рабочий лист и на его основе свой собственный шаблон.
В основном используются два типа данных:
1. Величины – задают некоторое фиксированное вводимое значение: дату, число, время, имя, цену товара и т. д.
Данные такого типа составляют неизменяемую часть рабочего листа. При вводе используемой буквы или цифры.
2. Формулы – введенные величины, используются для вычисления значений формул. При изменении величины готовые значения формул пересчитываются автоматически.
Формат => Ячейки (Ctrl+1) вкладка «Число» - просмотр всех форматов чисел: Общий, Все форматы, Финансовый, Денежный, Процентный, Экспоненциальный в виде основания и показателя степени (1,03Е+05-1,03*105), числовой формат, формат простыми дробями (33
); дата, время, текстовый; 7-значный почтовый индекс (1234567), индекс + 4 знака (1234567+1234), номер телефона (123-4567).Можно создать свой формат, он появится в разряде «Все форматы». Надо в строке Код (Тип) записать:
0-на месте цифр (напр.: 000 000,00)
#- там, где в числе нет цифры, соответствующей разряд останется пустым.
«название»- наименование, появится после числа
Дата – время:
Г – год, Д – число, ММ – месяц числом, МММ – буквами сокращенно, ММММ – полностью, ч – часы, м – минуты, с – секунды.
- формат по образцу: 1 ряд щелкнуть – 1 ячейка, 2 раза – несколько ячеек. 1. Выделить ячейку.
2. Ввести текст в строке формул появится крестик и галочка – метка. <Esc> или крестик – прекращение ввода без внесения изменений.
3. <Enter> завершает ввод или галочка. Осуществится переход на ячейку. Можно использовать клавиши управления курсором.
Текст по умолчанию выравнивается по левому краю. Длинные данные не помещаются в ячейку, то они выходят за пределы ячейки, подпись урезается, если соседняя (справа) ячейка заполнена, а содержимое ячейки не изменяется Можно:
1. Формат => Ячейки, вкладка «Выравнивание» поставить флажок «Переносить по словам» или Формат => Столбец => Высота или Формат => Строка => «Автоподбор высоты».
2. Увеличить ширину столбца - Формат => Столбец => Ширина или Формат => Столбец> Автоподбор ширины.
3. Увеличить высоту строки. Формат => Строка => Высота или Формат => Строка => «Автоподбор высоты».
Если текст не помещается в ячейке, то ячейка заполняется «#».
(числа: целые, действительные, с экспонентом, дроби).
1. выделить ячейку.
2. ввести число: «-» или в скобки – ввод отрицательных чисел. В строке формул появится крестик и галочка – метка.
3. < Enter > - завершение ввода (или щелчок по галочке).
Осуществится переход к следующей ячейке. Можно использовать ←, →, ↓ ,↑.
Числа выравниваются по правому краю (по умолчанию). Не помещается в ячейке числа отображенные в экспоненциальной форме.
Дату:
1. Выбрать ячейку.
2. Ввести дату (разделитель – точка или дефис: 09.05.02. Янв. – 2002.) (Формат 1/7/2000 или 01/07/2000 отображается 01/07/00).
3. Нажать <Enter>.
Время:
1. Выбрать ячейку.
2. Ввести время с использованием одного из следующих форматов: 15:30; 3:30 РМ (РМ – пополудни, РМ – латинские) 15:30:00; 3:30:00 РМ.
3. Нажать <Enter>.
Можно определить количество дней между датами – обычным вычитанием.
Дата определяется исходя из количества дней, прошедших с 1 января 1900 года. Время кодируется: время суток, выраженное в часах, делится на 24 часа – получается время, благодаря этому время можно +, -, (математические операции).
Правка окно Параметры список «Переход к другой ячейке после ввода информации» - направление курсора при нажатии <Enter>.
Ускоренный ввод:
1. автоматический ввод,
2. автоматическое заполнение,
3. копирование однотипных или повторяющихся данных, а затем вставка в нужное место.
Excel запоминает все, что было введено, и предугадывает желание пользователя. Можно не набирать одно и тоже несколько раз, достаточно ввести несколько первых символов и нажать <Enter>.
Автозаполнение: при включении флажка «Автозаполнение значений ячеек» вкладки «Правка» окна «Параметры».
1. последовательности чисел: занести первые два члена, выделить ячейки и протянуть за квадратик.
2. последовательности дат: ввести первую из них (на 1 сутки); 2 даты и протянуть.
3. одинаковый текст: скопировать фрагмент, а затем вставить.
4. увеличить число в тексте – протягиванием автоматически.
5. если ячейка содержит формулу, то в результате автозаполнения копия будет содержать все ячейки выбранного диапазона. Относительные ссылки настраиваются соответствующим образом, а абсолютные останутся неизмененными (см. Ссылки на ячейки).
Автозаполнение маркером:
1. заполнить 1-ю ячейку
2. заполнить 2-ю ячейку (1 и 2 – задают шаблон)
3. выделить эти две ячейки
4. навести мышь на маркер – маленький черный квадрат в правом нижнем углу 2-ой ячейки (указатель станет «+»)
5. перетащить маркер, выделяя необходимый диапазон
6. отпустить кнопку мыши
Данные можно редактировать (и формулы), можно модифицировать.
Для внесения изменений надо:
1. Выбрать ячейку.
2. Дважды щелкнуть по ячейке или нажать F2, предварительно выделив ячейку, или щелкнуть в строке формул. Появится курсор, станут активными кнопки строки формул.
(Del –удаление символа справа, Backspace – слева от курсора).
Для редактирования формул – щелкнуть по знаку «=» в строке формул – на экране отобразится палитра формул.
3. Внести изменения. Для перемещения исполнительной клавиши управления курсором или мышь.
4. <Enter> или галочка – метка в строке формул – завершение редактирования.
<Esc> - отмена редактирования.
Правка => Отменить – восстановление данных ячейки (или )
Для Удаления данных надо:
1. Выбрать ячейки или их диапазоны.
2. Нажать <Delete> или Правка => Очистить – появится подменю с пунктами: Все – форматы, значения, примечания.
Форматы – только форматы.
Содержимое – только значения.