Менеджеру, як керівнику, доводиться за робочий день створювати, редагувати, перекладати, видаляти безліч документів різної складності. В цьому йому допомагає текстовий процесор.
Не дивно, що всі підприємства чи установи обирають для роботи саме текстові процесори фірми Microsoft. Користуватися іншим це все одно, що ходити на руках, коли весь світ ходить на ногах – в принципі можливо, але незручно.
Але що робити, коли необхідно створити, наприклад, список працівників і прослідкувати зростання чи спад їхньої заробітної плати. В цьому менеджерам допомагає таблиця, яка створюється за допомогою редактора електронних таблиць MicrosoftExcel.
Програмним продуктом, незамінним в офісній роботі менеджера, є електронна таблиця Microsoft Excel.
За допомогою цього продукту можна аналізувати великі масиви даних. В Excel можна використовувати більше 400 математичних, статистичних, фінансових та інших спеціалізованих функцій, зв'язувати різні таблиці між собою, вибирати довільні формати подання даних, створювати ієрархічні структури. Значними є також методи графічного подання даних: крім декількох десятків вбудованих типів діаграм, можна створювати свої, що допомагають наочно відбити тематику діаграми. Ті, хто тільки освоює роботу з Excel, оцінять допомогу "майстрів" – допоміжних програм, що допомагають при створенні діаграм.
У таблиці можна вводити інформацію будь-якого типу: текст, числа, дати і час, формули, малюнки, діаграми, графіки і т.д. Вся введена інформація може бути оброблена за допомогою спеціальних функцій.
Наприклад, у таблиці можуть знаходитися дані про працівників фірми: прізвище, ім’я, по-батькові, дата народження, стаж роботи, сімейний стан, об’єм виконуваної роботи. Із введеної інформації за допомогою функцій Excel можна отримувати відповіді на найрізноманітніші запитання. Скільки в організації співробітників у віці від 35 до 40 років? Який об’єм роботи виконують працюючі молодше 30 років? Чи є зв’язок між сімейним станом і об’ємом виконуваної роботи? У скількох робітників стаж роботи більше 10 років?
А якщо підприємство займається продажем товарів? Нехай в таблиці наявні дані про результати продажу мережі магазинів. Із введеної інформації за допомогою функцій Excel можна з’ясувати, який із товарів найкраще всього продавався у певному періоді, яка група товарів із асортименту погано продається, який із магазинів дає найбільшу виручку і у якого магазину найбільш високе співвідношення між отриманою виручкою і витратами. Також ви маєте можливість дослідити тенденцію продажу будь-якої групи товарів.
Функція AutoCalculate (Автоматичне обчислення) дозволяє побачити результат проміжного підсумовування в рядку, просто виділивши необхідні ячейки таблиці. При цьому ви можете вказати, якого типу результат ви бажаєте побачити – суму або середнє арифметичне.
Також в Excel є можливим при заповненні великої таблиці не витрачати час на введення із клавіатури тексту, що вже втримується в якій-небудь ячейці, заповненій раніше. При введенні тексту відбувається автоматичне сканування введених раніше ячейок, і, якщо є відповідність, Excel пропонує автоматично помістити знайдений вміст ячейки в нову. Для цього досить просто нажати клавішу Enter.
При запуску Excel на екрані з’являється робоча книга “Книга 1”, яка містить декілька робочих листків. Кожен лист являє собою таблицю, яка складається з рядків і стовпчиків. У цих таблицях містяться дані, які необхідно обробляти.
Система управління базами даних (СУБД) MicrosoftAccess
СУБД Access при обробці інформації розглядає базу даних як набір декількох структурних елементів, кожний з яких може включати один або декілька об’єктів. Серед основних складових бази даних з точки зору Access можна виділити наступні об’єкти:
1. Таблиці. Являють собою об’єкти, які створюються користувачем для зберігання інформації про предмети чи суб’єкти в певній структурі. Будь-яка таблиця складається з полів (стовпчиків) и записів (рядків)
2. Запити. Є об’єктами, які призначені для отримання потрібних даних з таблиць, які містяться у базі даних. За допомогою запитів можна створювати вибірки даних, добавляти чи видаляти інформацію в певній таблиці. Крім того, за допомогою запиту можна також створювати нові таблиці на основі однієї чи декількох таблиць, які вже є в базі даних.
3. Форми. Являють собою об’єкти, які використовуються для розробки інтерфейса, за допомогою якого відбувається введення даних користувачем, а також відображення інформації бази даних на екрані
4. Звіти. Є об’єктами, які використовуються для підведення яких-небудь підсумків на основі створених даних і виводу цих підсумків в певному форматі на друк.
5. Сторінки. Являють собою об’єкти, які забезпечують доступ до інформації, яка наявна в базі даних, із мережі за допомогою браузера, наприклад InternetExplorer. Кожна сторінка, як правило, представляє собою HTML-файл, за посередництвом якого користувачі Internet отримують доступ до наявних баз даних.
6. Макроси. Є об’єктами, призначеними для виконання певних дій при виникненні тої чи іншої події. Наприклад, за допомогою макросів можна створювати запити, формувати звіти, відкривати таблиці, обробляти форми і т.д.
7. Модулі. Являють собою об’єкти, які містять одну чи декілька процедур, написаних мовою Visual Basic. За допомогою модулів можна реалізовувати широкий спектр можливостей по обробці даних, які недоступні розробнику у випадку використання макросів.
Редактор презентацій MicrosoftPowerPoint
Ще декілька років назад презентації представляли собою доповіді з ілюстраціями, виконані на папері чи плівках, і демонстровані за допомогою проекторів. При цьому створення яскравих і переконливих презентацій було доволі трудомісткою справою.
За допомогою програми PowerPoint створення презентації стало простою та захоплюючою справою. Для проведення презентації в невеликій аудиторії достатньо мати комп’ютер зі звичайним монітором. За достатньо великої кількості глядачів у наш час використовують проектор, який дозволяє відображати інформацію, яка висвічується на моніторі, на великий настінний екран. Також презентації можуть проводитися для користувачів локальної мережі та мережі Internet.
PowerPoint – це графічний пакет підготовки презентацій і слайд-фільмів. Він надає користувачеві все необхідне – потужні функції роботи з текстом, включаючи довільне створення контуру тексту, засоби для малювання, побудову діаграм, широкий набір стандартних ілюстрацій і т.п.
Презентація – це набір слайдів і спецефектів, що супроводжують їхній показ на екрані, роздавальний матеріал, а також конспект і план доповіді, що зберігаються в одному файлі, створеному за допомогою PowerPoint.
Слайд – це окремий кадр презентації, що може містити в собі заголовок, текст, графіку, діаграми і т.д. Створені засобами PowerPoint слайди можна роздрукувати на чорно-білому або кольоровому принтері, або за допомогою спеціальних агентств виготовити 35-міліметрові слайди на фотоплівці.
Основними можливостями PowerPoint по створенню презентації є наступні:
1. управління процесом проведення презентації, тобто відображення слайдів, в ній наявних;
2. управління переходами між слайдами, тобто визначення порядку відображення слайдів презентації під час її показу;
3. установка параметрів зовнішнього вигляду, відображення і появи слайдів;
4. робота с текстом, таблицями, графікою, анімацією, звуком, відео, а також об’єктами Word, Excel та Internet.
Електронний органайзер MicrosoftOutlook
Однією з основних задач прикладної програми MicrosoftOutlook є надання користувачу можливості спілкуватися з іншими користувачами за допомогою електронної пошти. Крім того, дана програма являє собою універсальний електронний органайзер, кий дозволяє керувати календарем (тобто створювати діловий розклад на кожен день, вказуючи у ньому назначені зустрічі), вести облік задач, які потребують виконання, записувати різні замітки и т.д.
Усі дані в MicrosoftOutlook зберігаються в папках. При першому запуску програми відображається вміст папки Входящие, яка використовується для читання і відправки повідомлень, а також дозволяє розсилати запрошення на збори.
Якщо для прикладу взяти MicrosoftOutlook ХР, то порівняно з попередніми версіями, в ній з’явилися нові можливості, які роблять роботу в ньому більш зручною та ефективною. Зокрема, особисті і повторювані зустрічі розбиваються на групи та маркуються окремими маркерами. Наприклад, всі зустрічі, які призначає старший менеджер, маркуються червоним кольором, а зустрічі директора – синім.
Крім того, всі нагадування, які стосуються одного часового проміжку,Outlook відображає в одному вікні. Це особливо зручно за умови довгої відсутності користувача на робочому місці через хворобу або відпустку. Нагадування при цьому можна відключати по одному чи всі разом, скориставшись при цьому спеціальною кнопкою Прекратить все.