Следующая задача — ведение структуры предприятия. Структуру предприятия целесообразно представить в виде дерева подчиненных подразделений. Кроме того, в дереве должны присутствовать и сотрудники. Изменение подчиненности подразделений и сотрудников должно выполняться интерактивно — при помощи процедуры Drag-and-Drop. Формирование подробной структуры предприятия необходимо для выяснения принадлежности компьютера (и его элементов) к тому или иному подразделению и сотруднику.
Состав компьютеров и структура каждого компьютера должны представляться в нескольких режимах, частично повторяющих функции друг друга.
Первый режим представлять собой список компьютеров без указания их принадлежности и без вывода дерева устройств. Этот режим позволяет просмотреть все компьютеры, содержащиеся в базе данных.
Второй режим - список компьютеров с указанием принадлежности тому или иному подразделению. Окно представления данного режима состоит из двух частей, В первой отображается структура предприятия ( с сохранением всей ее функциональности), а во второй отображаются компьютеры, закрепленные за выбранным в данный момент в структуре предприятия подразделением или сотрудником. При чем компьютеры могут отображаться как с деревом своих элементов, так и без него, должны присутствовать режимы отображения, как компьютеров данного подразделения, так и компьютеров подразделений, подчиненных данному подразделению. Также должны отображаться компьютеры, не закрепленные ни за каким сотрудником или подразделением.
Как из первого, так и из второго режима можно прейти в третий режим — отображение подробных данных о компьютере. Здесь в виде дерева показываются элементы компьютеры с указанием их типа, производителя, модели, серийного номера. Кроме того, для каждого элемента, а также компьютера целиком выводятся данные об их покупке с выводом документов, цен и сроков гарантии. Элементы, относящиеся к разным покупкам должны группироваться. Этот режим называется мастером структуры.
Интерфейс программы во всех окнах должен быть един и удобен для пользователя. Так в любом окне, в котором представлен состав элементов компьютера, должна присутствовать возможность добавления, удаления или редактирования элементов компьютера, а в списке компьютеров — возможность добавления, удаления компьютера или вызова мастера его структуры.
Четвертый режим служит для интерактивного изменения пользователем состава элемента компьютера путем переноса их из других компьютеров. В окне должны отображаться два дерева компьютеров с составом элементов и при помощи функции Drag-and-Drop пользователь может переносить элементы из одного компьютера в другой. Этот режим называется мастером перемещения.
Отдельно следует выделить случай покупки нового компьютера. В программе следует предусмотреть три режима покупки:
а) компьютер приобретается целиком, по одному документу, в котором нет разбиения на элементы;
б) компьютер приобретается целиком, по одному документу, но на каждый элемент указана цена и срок гарантии;
в) компьютер приобретается как совокупность элементов, каждый из которых или часть из которых имеют собственные документы покупки, т.е. были куплены в разное время, у разных поставщиков, по разным документам.
Отчеты должны содержать информацию о составе одного компьютера с указанием типа, производителя и модели элемента, а также информацию о закреплении компьютера за подразделением или сотрудником. Второй отчет должен предоставлять информацию о распределении всех компьютеров предприятия по подразделениям и сотрудникам.
Систематизация информации по оборудованию производится следующим образом. После того, как приобретенный компанией комплект оборудования поставлен на учет в бухгалтерии в качестве “основного средства” - ему присвоен инвентарный номер и указана первоначальная стоимость, - этот комплект под тем же номером и с той же стоимостью может быть зарегистрирован и в программе “Учет оборудования” (такая “параллель” обеспечивает возможность сверки различных форм учета и снижает вероятность ошибок при инвентаризации). далее, на каждую единицу оборудования создается электронный справочник. В него последовательно, в каждый момент перехода от одного этапа жизненного цикла оборудования к другому, путем заполнения и проведения соответствующих документов заносятся реквизиты оборудования, предусмотренные в конфигурации. Например, на этапе приобретения нового оборудования ему присваиваются и вносятся в формуляр инвентарный номер и персональное имя, регистрируются тип и стоимость, поставщик, гарантийный номер и срок гарантии, указываются ответственное лицо, принимающего оборудование на хранение, и подразделение, в котором пользователь будет работать на этом оборудовании. Дополнительные вкладки формуляра предназначены для занесения состава конфигурации оборудования (перечень комплектующих) и списка установленного программного обеспечения.
Современные компании динамичны в своей организационной структуре. Поэтому часто возникает необходимость передачи оборудования из одного отдела в другой, от одного пользователя - другому, замены одного материально-ответственного должностного лица - на другое. Чтобы не утратить контроль над движением оборудования, конфигурация обеспечивает возможность изменения и сохранения в истории всех этих реквизитов. Даже если структурная реорганизация компании потребует изменения инвентарного учета, производственная необходимость будет реализована без потери учета оборудования.
Всё поступившее в компанию оборудование, запасные комплектующие, и программное обеспечение учитываются в перечнях резервов и автоматически исключаются из этого списка в момент передачи пользователю или установке на рабочие станции. Поэтому невозможно дважды “распределить” один и тот же компьютер или повторно “установить” уже израсходованные комплектующие. При проведении ремонтных работ демонтированные с оборудования неисправные комплектующие учитываются и сохраняются в конфигурации как “списанные”, таким образом их учет не теряется. Если же при модернизации оборудования идет замена исправных устройств, которые могут быть в будущем использованы для ремонта других комплектов, то программа “Учет оборудования” обеспечивает “возвращение” демонтированных комплектующих “на склад” и сохранение их в списках резервов. Аналогично в программе можно документально зарегистрировать разукомплектование исправной устаревшей модели оборудования на отдельные устройства и перевод их в категорию запасных. Соответствующие изменения вносятся в формуляр и сохраняются при регистрации других этапов жизненного цикла оборудования. Для хранения информации по учету оборудования в конфигурации предусмотрен ряд справочников по видам и типам комплектующих, видам характеристик комплектующих и единицам их измерений, производителям и поставщикам оборудования, а также по структурным подразделениям и сотрудникам своей компании. Кроме того, в программе “Учет оборудования” отдельно взят на учет большой перечень реквизитов программных продуктов по их стоимости и лицензиям. Разработан ряд справочников по программному обеспечению, обеспечена регистрация поступлений программных продуктов в организацию, а также возможность установить контроль над их установкой, заменой и удалением. В программе предусмотрена система авторизации и контроля прав, которая позволяет дифференцировать возможности использования различных функций для отдельных категорий пользователей. Например, сотрудник, работающий на персональном компьютере, может зафиксировать в электронном документе только факт и характер неисправности своей рабочей станции (этим он автоматически формирует заявку на ремонт оборудования в обслуживающее подразделение). Результат же выполненного ремонта, а также связанные с ним расход комплектующих со склада и изменение состава деталей компьютера заносится в базу данных только представителем подразделения технического обслуживания. Возможности программы позволяют организовать получение самой разнообразной отчетной и аналитической информации о состоянии и движении офисного оборудования компании. В отчетах могут быть представлены сведения об эксплуатации оборудования за любой выбранный промежуток времени. Например, можно сформировать отчет с перечнем всех рабочих станций выбранного отдела, на которых установлено интересуемое программное обеспечение. Или, все оборудование компании в стоимостном выражении, которое поступило за определенный период.
2.2 Выходная информация
Идентификатор: ИНФОРМАЦИЯ О КОМПЬЮТЕРЕ
Форма: видеокадр
Периодичность: по требованию
Получатель: инженер
Назначение: просмотр информации о компьютере
Состав реквизитов: Инвентарный номер, iр- адрес, Название, Цена,
Ответственное лицо, Пользователь
Вид: (Приложение Б)
Идентификатор: ИНФОРМАЦИЯ О КОМПЛЕКТУЮЩИХ
Форма: видеокадр
Периодичность: по требованию
Получатель: инженер
Назначение: просмотр информации о комплектующих
Состав реквизитов: Инвентарный номер, Название модель,
Производитель, Поставщик
Вид: (Приложение Б)
Идентификатор: ИНФОРМАЦИЯ О ПРОГРАММНОМ
ОБЕСПЕЧЕНИИ
Форма: видеокадр
Периодичность: по требованию
Получатель: инженер
Назначение: просмотр информации о программном обеспечении
Состав реквизитов: Инвентарный номер, Название, Версия,
Регистрационный ключ, Цена, ‚Web-сайт
Идентификатор: ИНФОРМАЦИЯ О ПОЛЬЗОВАТЕЛЕ