Приведенная классификация не в полной мере отражала многообразие технических средств управления: например, в ней не упоминались средства выполнения вычислительных операций, прежде всего персональные компьютеры, которые получали все более широкое распространение. Все вышеуказанные классификации основаны на принципе функциональности, который можно считать традиционным.
В настоящее время номенклатура технических средств управления претерпевает существенные изменения. На российском рынке появляется разнообразная офисная техника ведущих мировых фирм-производителей. Повышается скорость и качество работы, расширяются функции и сервисные возможности офисных аппаратов. Появились принципиально новые, экологически безопасные технологии, позволяющие использовать современные технические средства непосредственно в офисе, на рабочих местах сотрудников. Появляются мощные интегрированные системы, сочетающие различные технологии. Технические средства оснащаются процессорами, памятью. Появляется возможность их подключения к персональным компьютерам или включение в корпоративные вычислительные сети в качестве отдельных терминалов.
В связи с расширением и усложнением номенклатуры технических средств пользователи испытывают определенные затруднения при выборе технических средств и конкретных моделей офисных аппаратов для определенных управленческих, в первую очередь делопроизводственных процессов. Появляется необходимость теоретического осмысления возможностей современных офисных технологий, наиболее эффективного использования технических средств. Вместе с тем баланс между теоретическими исследованиями и практическими методическими разработками смещается в пользу методических пособий. В последнее десятилетие появляются различного рода издания - руководства, справочники, адресованные управленческому персоналу. Они содержат разделы, посвященные современным офисным технологиям и техническим средствам.
В конце 1990-х гг. коллективом сотрудников кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Российского гуманитарного университета предложена новая, более полная классификация технических средств, в основе которой также заложен функциональный принцип. Предложенная классификация предполагает деление средств организационной техники на девять классов:
- Носители информации: носители информации на бумажной основе несветочувствительные; носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.).
- Средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника; принтеры, графопостроители; специализированные программные продукты для персональных компьютеров.
- Средства репрографии и оперативной полиграфии: средства фотокопирования; средства диазокопирования; средства электрофотографического копирования; средства термографического копирования; машины электронно-искрового копирования; средства микрографии; средства ризографического копирования (дупликаторы); машины для гектографической (спиртовой) печати; машины для трафаретной (ротаторной) печати; оборудование для оперативной офсетной печати.
- Средства обработки документов: фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры); машины и устройства листоподборочные и сортировальные; скрепляющее и склеивающее оборудование; конвертовскрывающие и резательные машины; машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки; адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины; машины для уничтожения документов (шредер); агрегатированные линии для обработки корреспонденции.
- Средства хранения, поиска и транспортирования документов: первичные средства хранения (папки, коробки и т.п.); вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т.п.); картотеки и картотечное оборудование; тележки для транспортирования документов; лифтовое оборудование; транспортеры и конвейеры; пневматическая почта; оборудование для хранения носителей информации,
- Средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; средства и системы телеграфной связи; средства и системы факсимильной передачи информации; электронная почта.
- Банковскаяоргтехника: машины для чета купюр; детекторы валют; машины для упаковки банкнот; банкоматы.
- Другие средства оргтехники: сканеры; компьютерные аксессуары.
- Офисная мебель и оборудование: мебель служебных помещений специализированная; оборудование служебных помещений специализированное; оборудование и приборы для исследования условий труда.
Предложенная классификация не отрицает ранее существовавших, а уточняет и конкретизирует их с учетом современных тенденций развития офисных технологий и состояния отечественного рынка офисной техники. Вместе с тем приведенная классификация вызывает ряд вопросов. С учетом деления офиса на три составляющих, представляется неправомерным внесение в классификацию технических средств текстовых и табличных процессоров и электронной почты, поскольку они являются программными продуктами и относятся к программному обеспечению. Ряд включенных в классификацию технических средств (средства термографического копирования, машины электронно-искрового копирования, машины для гектографической и трафаретной печати) в офисной деятельности сегодня практически не используется, поскольку они не обеспечивают необходимого качества, сложны в эксплуатации, небезопасны для персонала, вследствие чего не могут использоваться непосредственно на рабочих местах сотрудников. Не вполне понятно, почему класс средств связи органичен только средствами электросвязи, поскольку сегодня в системах административно-управленческой связи в той или иной мере используются все современные средства связи, включая спутниковую и радиопоисковую. В приведенной классификации отсутствует такой важный компонент офисной техники, как персональные компьютеры, упомянуты лишь компьютерные аксессуары в восьмом классе. Классификация не свободна и от терминологических неточностей. Термин средства ризографического копирования (дупликаторы) не вполне правомерен, поскольку аппараты электронно-трафаретной печати (ризографы, дупликаторы) изготавливают тираж с промежуточной печатной формы (рабочей матрицы) и, следовательно, относятся к средствам оперативной полиграфии.
Таким образом, на сегодняшний день не существует единой, признаваемой всеми специалистами, полностью отвечающей требованиям практики научной классификации технических средств управления.
Параллельно существуют системы классификации программных продуктов, в основе которых лежат различные принципы систематизации, имеющие серьезные терминологические расхождения.
Программное обеспечение можно в основном подразделить на две группы в соответствии с двумясоставляющими делопроизводства:
- Программные продукты для автоматизации документирования - т.е. автоматизация процессов составления, оформления и изготовления документов.
- Программные продукты для автоматизации процессов работы с документами и содержащейся в них информацией.
Сегодня для создания документов используют исключительно текстовые и табличные редакторы (процессоры) ведущих фирм-производителей.
По принципу реализации офисные программные продукты можно подразделить на однопользовательские и сетевые. Однопользовательские программные продукты реализуются на отдельном персональном компьютере. Сетевые системы реализуются в корпоративных вычислительных сетях. Конечно, современные системы автоматизации делопроизводства и управления могут реализоваться только в вычислительных сетях. Но к системам автоматизации процессов работы с документами, кроме сетевых офисных систем, следует отнести и некоторые однопользовательские программные продукты. Эти программы установлены на отдельном компьютере, в однопользовательском режиме и предназначены для использования различными категориями управленческого персонала (например, персональные информационные системы).
Пишущая машинка - механический, электромеханический или электронно-механический прибор, оснащённый набором клавиш, нажатие которых приводит к печати соответствующих символов на носителе (в большинстве случаев это бумага). Широко использовалась в XIX-XX веках. В настоящее время пишущие машинки по большей части вышли из употребления, их функцию стали выполнять персональные компьютеры, оснащённые принтерами.
Принцип работы большинства пишущих машинок заключается в нанесении символов на бумагу при помощи специальных рычагов, заканчивающихся площадками с металлическими или пластиковыми литерами. При нажатии соответствующей клавиши рычаг ударяет по пропитанной чернилами ленте, оставляя, таким образом, отпечаток литеры на подводимом листе бумаги. Перед печатью следующего символа выполняется автоматический сдвиг бумажного листа (а также, как правило, прокручивание ленты). Для печати нескольких копий одного и того же документа используются листы копировальной бумаги, прокладываемые между обычными бумажными листами.
Работающих с пишущими машинками, и занимающихся печатью или перепечаткой текстов называли машинистками, так как большая их часть была женщинами отсутствовала мужская форма, ранее их также называли ремингтонистками или ремингтонистами в зависимости от пола. Работы по печати документов на пишущих машинках называются машинописными работами.
Если в середине XX века невозможно было представить себе контору или офис организации без пишущей машинки, то к настоящему времени лишь небольшое количество традиционных компаний-производителей, таких как Смит-Корона, Оливетти, Адлер-Рояль, Олимпия, Бразер, Накадзима и др. продолжают выпуск такого рода устройств. Причём, большинство из перечисленных компаний сегодня занимается выпуском электронных моделей пишущих машин.