Создание базы данных сотрудников (стр. 2 из 4)
· Определить связи между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.
· Еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.
· Добавить данные и создайте другие объекты базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
· Использовать средства анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их.
В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. В обоих случаях останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.
Есть две стратегии разработки баз данных: сверху вниз и снизу вверх. Разработка сверху вниз идет от общего к частному. Она начинается с изучения стратегических целей организации, способов, при помощи которых эти цели могут быть достигнуты. Отталкиваясь от этой общей модели, разработчики двигаются «вниз», к все более подробным описаниям и моделям.
При разработке снизу вверх уровень абстракции меняется в обратном направлении: исходным пунктом является необходимость в конкретной системе.
На практике считается наиболее рациональным сочетание обоих подходов.
3. Построение модели данных предметной области
Предметной областью в данном случае являются кадры организации. Любая фирма стремится к наиболее эффективному управлению персоналом и достижению поставленных целей. Для этого необходимо иметь полную и достоверную информацию о сотрудниках, иметь возможность пользователям решать свои функциональные задачи.
4.1. Назначение и функции базы данных кадров
В каждой организации есть отдел кадров. Это функциональный отдел в структуре управления организацией. Одна из функций отдела – ведение базы работников: ведение учета претендентов на вакантные должности, отбор претендентов для приема на работу, оформление документов при приеме на работу, ведение наличия вакантных должностей, ведение учета поощрений, наказаний, отслеживание квалификационного движения, должностные перемещения, утверждение разрядов.
Пользователями баз данных являются руководители верхнего уровня, работники отдела кадров и бухгалтерии. В любой организации составляются штатное расписание, которое запланировано для работы.
4.2 Концептуальное проектирование
База данных является моделью части реального мира, которая представляет интерес для данного исследования. Часть реального мира, модель которой разрабатывается, называется предметной областью. Полнота описания предметной области зависит от целей создаваемой информационной системы. Для описания предметной области может использоваться естественный язык, но его использование имеет много недостатков. Наиболее важные – громоздкость описания, неоднозначность трактовки. Поэтому для этих целей используются формализованные языковые средства. Формализованное описание предметной области является концептуальной моделью.
Основными компонентами концептуальной модели являются:
· Данные, циркулирующие в данной предметной области;
· Описание классов, объектов предметной области и связей между ними;
· Описание информационных потребностей пользователей.
Среди методов концептуального моделирования наибольшей популярностью пользуется ER-моделирование. ER-модель представляет собой графическое описание предметной области в терминах «объект-свойство-связь». Основными понятиями модели являются класс объектов (совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств), свойства (атрибуты объекта) и связи (зависимость между атрибутами классов объектов), а так же класс принадлежности является обязательным, если все экземпляры этого класса обязательно участвуют в рассматриваемой связи, в противном случае класс принадлежности является необязательным.
Для представления классов, экземпляров классов и связей между ними используются графические средства:
· Диаграммы ER-экземпляров;
· ER-диаграммы.
Диаграмма (Рис.2) показывает, какую конкретную должность занимает каждый из работников. При этом связь М:1 (многие - к одному) указывает, что одну должность может занимать несколько работников, а класс принадлежности О-О (обязательный-обязательный) показывает, что каждый должность должна быть занята работниками.
Рис. 2. Диаграмма ER-экземпляров
На рисунке 3 представлена диаграмма ER-типа, соответствующая рассмотренной диаграмме ER-экземпляров.
Рис.3. Диаграмма ER-типа
Пример концептуальной модели данных предметной области представлен на рисунке 4.
Рис. 4. Концептуальная модель предметной области
4.3 Разработка даталогической и физической моделей данных
Даталогическая модель базы данных является моделью логического уровня и строится для конкретной СУБД, в среде, в которой проектируется база данных, в данном случае это СУБД Access.
При даталогическом моделировании необходимо спроектировать структуру таблиц с учетом требований к реляционным моделям в среде СУБД Access.
Обычно исходная реляционная модель формируется из ER-модели путем преобразования классов объектов и процессов в самостоятельные отношения – таблицы.
В результате моделирования может быть получена реляционная модель следующего вида:
КАДРЫ (Табельный номер, Фамилия, Имя, Отчество, Дата Рождения, Образовании)
Должность (Код Должности, Название, Оклад, По Штату)
Зарплата (ТабНомер, Фамилия, Имя, Отчество, Оклад, ДоплСложн, ДоплУдален, НадбКласс, Премия, НазваниеДолжн, Зарплата)
ДоплатаСложность (КодСложн, Название, Надбавка)
ДоплУдаленность (КодВредности, Название, Надбавка)
Архив Удаленных (ТабНомер, Фамилия, Имя, Отчество, Дата Найма)
НадбавкаКласс (КодКласс, Класс, Надбавка)
Претенденты (КодПретед, ФИО, Образование, ДатаРождения, Адрес, На должность)
На следующем этапе реализуется физическая модель в СУБД Access. Создаются таблицы классов объектов с соответствующими типами данных и свойствами полей (Рис.5).
Рис.5. Структура таблиц с типами данных
С помощью инструментальных средств в окнах Схема данных и Изменение связей устанавливаются связи между полями таблиц (Рис.6.1 и Рис. 6.2).
Рис. 6.1. Схема данных
Рис. 6.2. Установка связи «один-ко-многим»
При формировании таблиц следует рационально использовать внешнюю память. Для этого указываем Размер поля необходимый для нашего случая 20 символов, а не 50 (Рис.7).
Рис.7. Размер текстового поля «Название»
5. Загрузка данных
После создания всех полей и определения их свойств в таблицу можно вводить информацию. Для этого необходимо войти в режим таблицы. Новая таблица Access состоит из одной пустой записи. Чтобы её заполнить, необходимо ввести несколько строк с данными.
После ввода данных пустая запись смещается в конец таблицы. На листе данных активная запись обозначается треугольным маркером, а пустая - звездочкой.
Для обозначения записи, в которой выполняется ввод, используется изображение карандаша. Все маркеры появляются в левой части листа данных.
Запись таблицы активизируется при выполнении на ней щелчка. Переходить от записи к записи и от поля к полю таблицы позволяют также клавиши управления курсором.
С помощью клавиш Tab и Enter можно перемещаться по полям слева направо, а посредством клавиш Shift+Tab – в обратном направлении.
В активном поле появляется мерцающий курсор ввода, свидетельствующий о том, что можно начинать ввод. Переход в другое поле расценивается программой как подтверждение ввода, выполненного в предыдущем поле.
После активизации любого поля записи в строке состояния появляется комментарий, который введен пользователем в поле Описание при составлении таблицы.
Также загрузка данных на этапе проектирования может производиться с помощью форм.
Довольно часто в таблицу вводятся некорректные данные. Чтобы избежать таких ошибок, можно задать условия и значения. Например, на рисунке 8 для ввода корректных данных используется маска ввода.
Рис. 8. Маска ввода для поля Дата Рождения
6. Разработка запросов и способы обработки данных запросами
6.1 Конструирование запросов, виды запросов
Запросы предназначены для отбора данных, которые удовлетворяют заданным критериям. В виде таблицы появляется временный набор записей. Здесь отображаются также записи, добавляемые, удаляемые или изменяемые в исходных таблицах.