База даних послуг підприємства зв'язку (стр. 2 из 5)

послуга зв'язок база access

Після переходу у режим конструктора відкривається вікно конструктора таблиці. У верхній частині вікна діалогу знаходиться таблиця, яка має атрибути для її створення - "Имя поля", "Тип данных", "Описание". Крім таких атрибутів, кожне поле таблиці має додаткові “Свойства поля”, які відображені у нижній частині конструктора та визначають умови вводу даних. Найменування поля вводиться у стовпець “Имя поля” і може мати до 64 символів; складатися з будь-яких символів за винятком крапки (.), окликового знаку (!), прямих дужок ([]), символів коду ASC_31; не може починатися з пробілу; однакові назви полів в одній таблиці відсутні.

Для створення структури таблиці “Замовлення послуг” у вікні конструктора таблиці в стовпці “Имя поля” вводимо ім’я “Номер замовлення”. За допомогою клавіши TAB або ENTER переходимо в стовбець “Тип данных”. Натискаємо на кнопку розкриття списку типів даних та обираємо "Счетчик", завдяки якому послідовно збільшуючі числа вводяться автоматично при доданні кожного нового запису в таблицю. Вводимо наступне ім’я поля “Код клієнта”, для якого обираємо тип даних “Числовой”, який задає числові дані для проведення розрахунків. Для імен “Код послуги”, “Код виконавця”, “Кількість” також вводимо тип “Числовой”. У властивостях числових типів полів “Код клієнта”, “Код послуги”, “Код виконавця" в індексованому полі обираємо “Да (Допускаются совпадения)". Для імені “Дата замовлення” обираємо тип “Дата/время”, який дозволяє вводити дату і час, які відносяться з 100 до 9999 включно. Для імені “Примітка" обираємо “Мастер подстановок”. Відкривається вікно “Создание подстановки”, в якому створюється стовбець підстановки, з якого допускається вибір значень. Задаємо спосіб, яким стовбець підстановки отримує свої значення. В нашому випадку виділяємо “будет введен фиксированный набор значений”. Натискаємо “Далее”, обираємо кількість стовпців і значення для кожного стовпця. Біля трикутничка вводимо “Виконано”, нижче вводимо “Не виконано”. Натискуємо “Далее”, задаємо підпис який містить стовбець підстановки “Примітка" і натискуємо кнопку “Готово”. В типі даних отримали “Логический”. Після створення таблиці виконаємо її збереження командою “Файл/Сохранить" та введемо її ім’я “Замовлення послуг”. Проте кожна таблиця в MS Access повинна мати первинний ключ, тому MS Access запитає створення первинного ключа. В діалоговому вікні натискаємо кнопку “Да" і Access автоматично встановить первинний ключ та виконає зберігання таблиці під вказаним ім’ям. Рис.1

Первинний ключ - одне або декілька полів, які одночасно визначають запис у таблиці. Якщо первинний ключ складається з одного поля, то він називається простим, якщо з декількох полів - складеним ключем.

Вторинний ключ - таке поле, значення якого може повторюватись у декількох записах файлів.

Первинний ключ має інформацію, яка визначає запис бази даних. Визначення первинного ключа дозволяє кожному запису таблиці поставити відповідний ідентифікаційний номер. MS Access автоматично створює поле “Код” с типом даних “Счетчик”, тобто при створенні нового запису значення лічильника буде збільшуватись на одиницю. Цей номер і буде первинним ключем для кожного запису таблиці.

Створимо таблицю Довідник клієнтів. Для поля “Код клієнта" обираємо “Числовой" тип даних, індексоване поле - “Да (Совпадения не допускаются”. Це поле робимо ключовим, оскільки через нього дана таблиця буде зв’язана з таблицею “Замовлення послуг”. Для поля “Найменування клієнта" тип даних - “Текстовый” з розміром поля 30. Тип даних поля “Телефон” обираємо також “Текстовый” розміром 15. Обов'язково обираємо ключове поле, яким буде поле “Код клієнта" для зв’язку з таблицею “Замовлення послуг”.

Тепер перейдемо до створення таблиці “Види послуг”. На вкладці “Таблиці” знову ж таки натискуємо Кнопку “Создать”. В конструкторі в поле “Имя поля” вводимо “Код послуги”, тип даних вибираємо “Числовой”, індексоване поле - “Да (Совпадения не допускаются”. Це поле робимо ключовим, оскільки через нього дана таблиця буде зв’язана з таблицею “Замовлення послуг”. В наступне ім’я поля вводимо “Назва послуги”, тип даних - “Текстовый”, який задається по умовчанню, дає можливість вводити текст або числа, які не потребують розрахунків, наприклад, номер телефону, і задаємо розмір поля 60. Наступне ім’я поля - “Ціна, грн.". Тут тип поля задаємо “Денежный”, який дає можливість вводити грошові значення і числові дані, які використовуються в числових розрахунках, приведені з точністю до 15 знаків в цілій і до 4 знаків в дробовій частині. Зберігаємо таблицю під назвою “Види послуг”.

Створимо таблицю Довідник клієнтів. Для поля “Код клієнта" обираємо “Числовой" тип даних, індексоване поле - “Да (Совпадения не допускаются”. Це поле робимо ключовим, оскільки через нього дана таблиця буде зв’язана з таблицею “Замовлення послуг”. Для поля “Найменування клієнта" тип даних - “Текстовый” з розміром поля 40. Тип даних поля “Телефон” обираємо також “Текстовый” розміром 9. Обов'язково обираємо ключове поле, яким буде поле “Код клієнта" для зв’язку з таблицею “Замовлення послуг”.

І нарешті створюємо таблицю “Виконавці послуг”. Поле “Код виконавця" з типом даних “Числовой”, індексоване поле “Да (Совпадения не допускаются) ”, робимо ключовим для зв’язку з таблицею “Замовлення послуг”. Для полів “Прізвище”, “Ім’я”, “Підрозділ”, “Телефон” обираємо текстовий тип даних розміром 20, 13, 30, 9 відповідно.

Для того, щоб заповнювати таблиці спочатку створимо схему.

В MS Access можливо встановити постійні зв’язки між таблицями, які підтримуються при створенні форм, звітів та запитів. Зв’язки між таблицями встановлюються по полю, яке має однакову інформацію. Так можливо встановити зв’язок між первинним ключем однієї таблиці зі збіжними полями іншої таблиці. Створення зв’язків між таблицями в MS Access виконується у вікні діалогу “Схема данных”.

Відкриємо вікно діалогу “Схема данных” командою “Сервис/Схема данных” або за допомогою кнопки “ Схема данных” на панелі інструментів. Додаємо у вікно діалогу послідовно всі таблиці за допомогою команди “Связи/Добавить таблицу" або кнопкою “Добавить таблицу" на панелі інструментів. Відкривається вікно діалогу “Добавление таблицы”. У списку таблиць виділяємо і додаємо всі таблиці, почергово виділяючи кожну і натискаючи кнопку “Добавить”. Далі натискаємо кнопку “Закрыть” для закриття вікна діалогу “Добавление таблицы”. У вікні діалогу “Схема данных” з’являються чотири таблиці. Для того, щоб зв’язки було краще видно, розмістимо таблиці”Види послуг”, “Довідник клієнтів”, “Виконавці послуг” в одну колонку, а таблицю “Замовлення послуг” поряд (див. Рис.5). Тепер для зв’язування таблиць виділимо поле “Код послуги" таблиці “Види послуг” і перемістимо його за допомогою миші на відповідне поле таблиці “Замовлення послуг”. На екрані відкривається вікно діалогу “Связи”. В даному вікні діалогу перевіряється правильність імен полів. Виділяємо “Обеспечение целостности данных”. Натискаємо кнопку “Создать”. Відбувається повернення у вікно “Схема данных”. Аналогічно перетягуємо поля “Код виконавця”, “Код клієнта" з двох інших таблиць у таблицю “Замовлення послуг” і забезпечуємо цілісність даних.

Заповнимо таблиці даними. Для введення даних в таблицю “Види послуг” відкриємо її і поступово заповнюємо ячейки. Для переходу між ячейками натискуємо Tab. Таким чином уважно заповнюємо таблиці “Види послуг”, “Довідник клієнтів”, “Виконавці послуг” і “Замовлення послуг”.

Ми розглянули спосіб введення даних у таблицю “Замовлення послуг” з клавіатури, проте набагато простіше і швидше було б введення даних у поля “Код клієнта”, “Код виконавця”, “Код послуги" за допомогою майстра підстановок. Для цього при створенні таблиці тип даних поля “Код клієнта" обираємо “Мастер подстановок”. Відкривається вікно “Создание подстановки”, обираємо “столбец подстановки использует значения из таблиці или запроса”. Натискаємо кнопку “Далее”, із списку таблиць вибираємо “Довідник клієнтів”. Натискаємо кнопку “Далее”, у вікні “Доступные поля” вибираємо “Код клієнта" і за допомогою кнопки “>” перекидаємо його у “Выбранные поля”. Натискаємо кнопку “Далее”, отрамали коди клієнтів з таблиці “Довідник клієнтів”. Підправимо розмір поля і натискаємо кнопку “Готово”. Отримали “Числовой" тип даних. Аналогічні операції виконуємо для полів “Код послуги”, “Код виконавця”, вибираючи відповідно таблиці “Види послуг” і “Виконавці послуг” із списку таблиць.

Для вводу, модифікації та перегляду даних БД створимо такі форми:

1 Форму Види послуг для вводу та модифікації даних з таблиці Види послуг;

2 Форму Клієнти для вводу та модифікації даних з таблиці Довідник клієнтів;

3 Форму Виконавці послуг для вводу та модифікації даних з таблиці Виконавці послуг;

4 Ієрархічну форму Замовлення_послуг для одночасного введення даних в таблиці Виконавці послуг та Замовлення послуг. Елементи управління форми аналогічні елементам управління форми Виконавці. У підпорядкованій формі Замовлення послуг передбачити наступні поля: