База даних послуг підприємства зв'язку (стр. 3 из 5)

Поле Номер замовлення;

Поле зі списком Клієнт для вводу даних у поле Код клієнта;

Поле зі списком Послуги для вводу даних у поле Код послуги;

Розрахункове поле Вартість - елементи поля вартість замовлення розраховуються як добуток ціни послуги на кількість виконаних послуг;

Поле Дата замовлення;

Поле Примітка.

В Access існує декілька засобів створення форм:

проста форма. Кнопка “Простая форма" розташована на панелі інструментів і створює для робочої таблиці або запиту форму, яка складається з однієї колонки та відображає закінчену форму з даними в режимі форми;

порожня форма. Access дозволяє користувачеві розробити форму в режимі конструктора.

Майстри форми. За їхньою допомогою створюються форми за шаблонами.

Майстри форм генерують готову форму на базі заданих користувачем описів. Кожний майстер форм задає ряд питань для того, щоб визначити, яку таблицю ви хочете використати та форму якого типу ви намагаєтеся створити. Існують чотири майстри форм:

В один стовбець. Відображає один запис у вертикальному форматі - надпис для кожного поля та його значення розміщені в окремому рядку.

Таблична форма. Відображає одночасно декілька записів у форматі стовпець-рядок.

Підпорядкована форма. Комбінує в одній формі просту та табличну. Використовується для одночасного відображення даних з двох таблиць, які мають зв’язок “один-ко-многим”.

Діаграма. Відображає дані у вигляді графіка.

Розпочнемо зі створення форми “Види послуг”. Перейдемо на вкладку “Формы” і натиснемо кнопку “Создать”. Відкривається діалогове вікно “Новая форма”. В комірці “Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос” вибираємо таблицю “Види послуг”. Зі списку вибираємо “Автоформа: ленточная" і натискуємо “ok”.

Відкривається вікно форми “Види послуг”. Для її корегування перейдемо в конструктор. На панелі інструментів для того, щоб викликати діалогове вікно “Автоформат”, натиснемо на відповідну кнопку. Також підкоригуємо колір, розмір написів та розмір між ними.

Для створення відповідно форм “Клієнти” та “Виконавці послуг” натискаємо кнопку “Создать” на вкладці “Формі” і в якості джерела даних вибираємо відповідно таблиці “Довідник клієнтів” та “Виконавці послуг”. З списку форм обираємо “Автоформа: в столбец”. В конструкторі підбираємо колір, розмір, відстань і маємо форми:

Для того, щоб створити форму “Замовлення_послуг” для одночасного введення в таблиці Виконавці послуг та Замовлення послуг спочатку створимо запит “Замовлення послуг*”. Для цього перейдемо на вкладку “Запросы” і натиснемо на кнопку “Создать”. Відкривається діалогове вікно “Новый запрос”, в якому обираємо конструктор. Натискуємо “ok”. Відкривається діалогове вікно “Создание таблицы”. Оскільки ми створюємо запит на основі таблиць, то натискаємо на вкладку таблиці (ця вкладка повинна відкритися по умовчанню). Виділяємо таблицю “Замовлення послуг” і натискаємо кнопку “Добавить”. Оскільки ієрархічна форма “Послуги та виконавці" повинна містити таблицю “Виконавці послуг”, то для зв’язку цієї таблиці з запитом “Замовлення послуг*" додамо поле “Код виконавця”. Тому виділимо на вкладці “Таблицы” таблицю “Виконавці послуг” і додамо її в запит, натиснувши кнопку “Добавить”. Після чого у цьому вікні натискаємо кнопку “Закрыть” для переходу в конструктор запиту. Тепер почнемо переносити у бланк запиту поля з вибраних таблиць. З таблиці “Замовлення послуг” почергово перенесемо поля “Номер замовлення”, “Код клієнта”, “Код послуги”. Поле “Код виконавця" перенесемо з таблиці “Виконавці послуг”. Наступні два поля “Кількість” і “Ціна" перенесемо з таблиці “Замовлення послуг”. Для того, щоб створити поле “Вартість" скористаємось будівником виразів. Для цього на панелі інструментів натиснемо кнопку “Построить”, відкривається вікно “Построитель выражений”. Натискаємо на “Таблицы” і вибираємо таблицю “Види послуг”. Справа висвічуються поля, які має ця таблиця. Два рази натискуємо на “Ціна" і у верхню частину вікна “Построителя выражений”, де зображується побудований вираз, додається задане поле. Натискаємо на кнопку “*”, щоб перемножити ціну на кількість, яку вибираємо з таблиці “Замовлення послуг” і маємо вираз: [Види послуг]! [Ціна] * [Замовлення послуг]! [Кількість]. Натискаємо кнопку “ok" та змінюємо надпис “Выражение1" у полі на “Вартість”. Тепер додамо останні два поля “Дата замовлення” та “Примітка" з таблиці “Замовлення послуг”. Отже отримали запит “Замовлення послуг*”.

Для створення ієрархічної форми “Послуги та виконавці" перейдемо на вкладку “Формы” і натиснемо на кнопку “Создать”. Відкривається вікно “Новая форма”, де обираємо “Мастер форм” і натискуємо “ok”. Відкривається діалогове вікно “Создание форм”. В комірці “Таблицы/запросы” вибираємо таблицю “Виконавці послуг” і переносимо всі її поля в комірку “Выбранные поля”, натиснувши на кнопку “>>”. Але нас цікавить і запит “Замовлення послуг*”, тому в комірці “Таблицы/запросы” вибираємо запит “Замовлення послуг*" і також переносимо всі його поля. Натискаємо кнопку “Далее”, виділяємо “Подчиненные формы" і натискаємо “Далее”. В наступному вікні вибираємо зовнішній вигляд форми табличний і натискаємо “Далее”. Вибираємо стиль форми “Обычный” і натискаємо “Далее”. В комірці “Форма” вводимо “Послуги та виконавці”, в комірці "Подчиненная форма" вводимо “Замовлення послуг*" і натискаэмо кнопку “Готово”. З’являється ієрархічна форма. Перейдемо в конструктор, змінимо фон, шрифт, розмір форми.

Пошук даних.

1. Побудуємо динамічний набір записів, що містить:

1.1 Інформацію про послуги, що були виконані. Динамічний набір записів повинен містити поля, що співпадають з полями таблиці "Замовлення на послуги". Поля, що містять коди, замінити відповідним найменуванням.

1.2 Замовлення на послуги для клієнтів "Grand" та "Eurosouv” за 1999 рік Динамічний набір записів повинен містити такі поля: номер замовлення, найменування клієнта, назва послуги, ціна, прізвище виконавця, вартість, дата замовлення, примітка. Елементи поля дата замовлення повинні бути представлені у такому форматі "уууу" де "уууу" означає рік. Дані впорядкувати по зростанню вартості послуг.

1.3 Визначимо не виконані замовлення на послуги, що замовленні до 25.12.99. Динамічний набір записів містить такі поля: код замовлення, назва клієнта, телефон, дата.

2. Створимо групові запити, які визначають для всіх видів послуг загальну вартість замовлень:

2.1 усіма клієнтами;

2.2 деяким клієнтом;

2.3 за деякий проміжок часу;

2.4 за деякий рік.

Відбір даних з бази даних та їхня обробка виконуються за допомогою запитів. В запиті виконується відбір з бази даних записів, які відповідають необхідним умовам, або формується команда на виконання визначених дій з записами. За допомогою запитів можна аналізувати та змінювати дані, які знаходяться у різних таблицях.

Для вирішення таких задач призначені майстри запитів та конструктори запитів, за допомогою яких можливо:

формування складних критеріїв для вибору запитів з однієї або декількох таблиць;

вказувати поля, які повинні бути відображені для вибраних записів;

виконувати обчислення з використанням вибраних даних.

В МS Ассеss існують наступні головні типи запитів - запит вибірку, запит з параметрами, перехресні запити, запити на зміни, запити SQL.

Запит на вибірку. Запит на вибірку повертає дані з однієї або декількох таблиць, виконує групування записів для обчислення середніх значень та інше.

Запит з параметрами. Запит з параметрами дозволяє користувачеві задати умови, за якими виконується повернення записів або значень, що повинні знаходитися в полі.

Перехресні запити. Перехресний запит відображає результати статистичних розрахунків, виконаних за даними одного поля таблиці.

Запити на зміни. Існують чотири типи запитів на зміни - видалення, оновлення, додавання записів, створення таблиці.

Запит на видалення виконує видалення групи записів з однієї або декількох таблиць.

Запит на оновлення вносить загальні зміни в групу записів однієї або декількох таблиць.

Запит на додавання записів додає групу записів з однієї або декількох таблиць у кінець однієї або декількох таблиць. Використовується у разі додавання полів з однієї таблиці, які не існують в іншій.

Запит на створення таблиці створює нову таблицю на базі всіх або частини даних з однієї або декількох таблиць. Використовується при створенні таблиці для експорту в іншу базу даних Ассеss, створенні звітів на даний момент часу, створенні резервної та архівної таблиці, підвищення швидкодії форм та звітів.

Запити SQL створюються за допомогою інструкції SQL і виконують запит на об'єднання, запит до сервера, перехресні та підпорядковані запити.

Запити створюють на вкладці “Запросы”. Перейдемо на цю вкладку і натиснемо кнопку “Создать”. Відкривається діалогове вікно “Новый запрос”.

Виділяємо “Конструктор” і натискаємо кнопку “ok”. Відкривається діалогове вікно “Добавление таблицы”, в якому на вкладці “Таблицы” виділяємо таблицю “Замовлення послуг” і натискаємо кнопку “Добавить”. Після цього натискаємо кнопку “Закрыть” для закриття цього вікна та подальшого створення запиту. З таблиці “Замовлення послуг” переносимо поле “Номер замовлення”. Наступним полем повинно бути “Код клієнта”, але оскільки його потрібно замінити відповідним найменуванням, то перейдемо в наступне поле і на панелі інструментів натиснемо кнопку “Построить”. Відкривається “Построитель выражений”, в якому два рази натискаємо на “Таблицы” для того, щоб розкрився список існуючих таблиць. Натискаємо правою кнопкою мишки на “Довідник клієнтів”. В наступній комірці з’являється перелік всіх полів цієї таблиці. Два рази натискаємо на “Найменування клієнта" і натискаємо кнопку “ok”. В полі змінюємо “Выражение” на “Клієнт" і маємо вираз: Клієнт: [Довідник клієнтів]! [Найменування_клієнта].