База даних послуг підприємства зв'язку (стр. 4 из 5)

Аналогічно створюємо наступне поле за допомогою будівника. Для цього вибираємо таблицю “Види послуг ” та вибираємо поле “Назва послуги”. Натискуємо “ok" і змінюємо “Выражение” на “Назва послуги”, маємо: Назва послуги: [Види послуг]! [Назва_послуг].

Для того, щоб створити поле “Виконавець”, натискуємо два рази на полі “Прізвище" таблиці “Виконавці послуг”. Для того. щоб поле “Виконавець" складалося з імені та прізвища натискуємо на “+” і з цієї ж таблиці виділяємо поле “Ім’я”. Але прізвище та ім’я повинні відділятися, тому після плюса ставимо пробіл. Натискуємо на кнопку “ok”, змінюємо “Выражение” на “Виконавець" та отримуємо вираз: Виконавець: [Виконавці послуг]! [Прізвище] + ‘ ‘ + [Виконавці послуг]! [Ім’я]. Далі з таблиці “Замовлення послуг” почергово переносимо поля “Кількість”, “Дата замовлення”, “Примітка”. Зберігаємо запит під назвою “Виконані послуги”.

Для того, щоб створити запит про замовлення на послуги для клієнтів “Grand” і "Eurosouv Telecom" за 2010 рік додамо в запит таблиці “Замовлення послуг”, “Довідник клієнтів”, “Види послуг”, “виконавці послуг”. Перше поле “Номер замовлення” беремо з таблиці “Замовлення послуг”, наступне поле “Найменування клієнта" з таблиці “довідник клієнтів”, поля “Назва послуги" “Ціна” та з “Види послуг”, “Прізвище" з “Виконавці послуг”. Поле “Вартість" створюємо через “Построитель”, помноживши кількість на ціну. Останні два поля “Дата замовлення” та “Примітка" з таблиці “Замовлення послуг”. Оскільки нас цікавлять лише послуги для клієнтів "Grand" та "Eurosouv Telecom”, то в полі “Найменування клієнта" вводимо умову: “GRAND” or “EUROSOUV TELECOM”. Оскільки нас цікавлять лише замовлення за 2010 рік, то в полі “Дата замовлення” вводимо умову: Between #01.01.2010# And #01.01.2011#. Для того, щоб дані впорядкувати по зростанню вартості послуг, в полі “Вартість" вводимо сортування по зростанню. Отримали запит:

Прейдемо до створення запиту про не виконані замовлення на послуги, що замовлені до 25.12.2010. Поле “Номер замовлення” беремо з таблиці “Замовлення послуг”, поля “Назва клієнта" і “Телефон” з таблиці “Довідник клієнтів”, поля “Дата замовлення” та “Примітка" з “Замовлення послуг”. Оскільки нас цікавлять замовлення до 25.12.2010, то ставимо умову <#25.12.2010# в полі “Дата замовлення”. Але замовлення повинні бути не виконані, тому в полі “Примітка" накладаємо умову Нет. Зберігаємо запит під назвою “Не виконані замовлення”.

Створимо груповий запит, який визначає для всіх видів послуг загальну вартість замовлень усіма клієнтами. На вкладці “Запросы” натискаємо кнопку “Создать” і вибираємо конструктор. Додаємо таблицю “Довідник клієнтів” і переносимо її поля “Код клієнта" та “Найменування клієнта”. В будівнику створюємо поле “Вартість" (так само, як і в попередніх запитах). Виконуємо меню “Вид/Групповые операции”. З’являється ще одна комірка “Групповая операция”. В полі “Вартість" зі списку групових операцій обираємо “Sum”. Зберігаємо запит під назвою “Усіма клієнтами" і натискаємо на кнопку “Режим таблицы”.

Конструктор. Режим таблиці.

Створимо груповий запит, який визначає для всіх видів послуг загальну вартість замовлень клієнтам “Grand”. Для цього перенесемо поле “Найменування клієнта" з таблиці “Довідник клієнтів” і введемо умову Like “G*”. Створимо поле “Вартість" як і в попередніх запитах. Виконаємо меню “Вид/ Групповые операции” і в полі “Вартість" виберемо зі списку “Sum”. Зберігаємо запит під назвою “Grand”.

Для створення запиту “За деякий проміжок часу” у вікно запиту додаємо таблиці “Замовлення послуг”, “Види послуг”, “Довідник клієнтів”. Поля “Номер замовлення”, “Код клієнта”, “Дата замовлення”, “Кількість” беремо з таблиці “Замовлення послуг”. Поле “Найменування клієнта" з таблиці “Довідник клієнтів”, а поле “Ціна" з “Види послуг”. Поле “Вартість" створюємо так само, як і в попередніх запитах. Оскільки нас цікавить вартість замовлень за деякий проміжок часу, то в полі “Дата замовлення” задаємо умову: >#01.01.2011#And#15.02.2011#<. Оскільки нас цікавить загальна вартість, то в полі “Вартість" зі списку групових операцій вибираємо “Sum”. Але це нічого не змінює, бо в один день робилося одне замовлення. Маємо запит:

Для перегляду запиту натиснемо на режим таблиці.

Порядок створення останнього запиту аналогічний попередньому, але замість поля “Дата замовлення” створюємо поле “Рік”. Зайдемо в “Построитель выражений”, натиснувши на відповідну кнопку на панелі інструментів. Вибираємо “Встроенные функции”, два рази натиснувши на “Функции”, і зі списку вибираємо “Year”. Виділяємо “number" і зі списку полів таблиці “Замовлення послуг” вибираємо поле “Дата замовлення”. Натискаємо “ok" і зберігаємо запит під назвою “За деякий рік”.

Модифікація даних.

1. З таблиці “Замовлення послуг” видалимо записи, в яких замовлення виконано. Дані, що підлягають видаленню, збережемо в окремій таблиці.

Спочатку збережемо записи, в яких замовлення виконано, в окремій таблиці. На вкладці “Запросы” натиснемо кнопку “Создать”. Додамо в запит таблицю “Замовлення послуг”. На панелі інструментів натиснемо кнопку “Запрос" і виберемо тип запит “Создание таблицы”. Відкривається діалогове вікно “Создание таблицы”, в якому задаємо ім’я таблиці. Натискуємо кнопку “ok”. Перенесемо в поле запиту з таблиці “Замовлення послуг” знак “*”. В наступне поле перенесемо поле “Примітка" таблиці “Замовлення послуг”. Знімемо галочку з цього поля “Вывод на экран" та поставимо умову “Виконано”. Переглянемо створену таблицю, натиснувши кнопку “Вид”. Оскільки все правильно натискаємо кнопку “Запуск" на панелі. На запитання натискуємо “Да”. Закриваємо запит не зберігаючи. Отримали таблицю:

Тепер видалимо записи, в яких замовлення виконано з таблиці “Замовлення послуг”. На вкладці “Запросы” натиснемо кнопку “Создать”. Додамо таблицю “Замовлення послуг”. Натиснемо на кнопку “Запрос" і виберемо “Удаление”. В запиті з’явилася строка “Удаление”. Перемістимо символ “*” з таблиці “Замовлення послуг” в бланк запиту. В комірці “Удаление" в цьому полі з’явилось “Из”. Перемістимо тепер поле “Примітка" в бланк запиту. Для цього поля введемо умову “Виконано”. Натискаємо кнопку “Запуск" і не зберігаємо запит. Отже маємо таблицю “Замовлення послуг”:

Створення звітів.

Звіт “Аналіз замовлень послуг в розрізі місяців”. Звіт повинен містити такі поля: номер замовлення, назва послуги, прізвище, найменування клієнта, телефон, дата замовлення, примітка, кількість, ціна. Дані звіту згрупувати по полю дата замовлення (по місяцях). В межах однієї групи дані згрупувати по полю назва послуги.

Звіт “Аналіз виконаних замовлень в розрізі виконавці послуг”. Звіт повинен містити такі поля: дата замовлення, прізвище, номер замовлення, назва послуги, примітка, кількість, ціна. Дані звіту згрупувати по полю дата замовлення (по місяцях). В межах однієї групи дані згрупувати по полю прізвище.

Звіт - це засіб для організації даних при виведенні на друк. Створення звіту, в деякій мірі подібне створенню форм. В Ассеss для створення звіту використовують наступні засоби:

Конструктор звітів - самостійна розробка звіту на базі вибраних полів з заданими властивостями.

Майстер звітів - автоматичне створення звіту на базі вибраних полів.

Автозвіти - автоматичне створення звіту у вигляді стовпців або стрічки.

Поштові наклейки - створення звіту для поштових наклейок.

Діаграма - створення звіту, який відображає дані у вигляді діаграми.

Створення звіту за допомогою майстра виконується за допомогою вибору таблиць, визначення списку полів та порядку їх розташування. В процесі створення та модифікації запитів конструктор звітів дозволяє видаляти, додавати, переміщати розділи звіту разом з розташованими в них об'єктами.

Розпочнемо зі створення звіту “Аналіз виконаних замовлень в розрізі виконавці послуг”. Перейдемо на вкладку “Отчеты" і натиснемо кнопку “Создать”. Відкривається діалогове вікно “Новый отчет”, в якому вибираємо “Мастер отчетов" і натискаємо “ok”. Відкривається діалогове вікно “Создание отчетов”, в якому вибираємо поля для звіту. Поля можуть бути вибрані з декількох таблиць або запитів. З комірки “Таблицы/запросы” вибираємо таблицю “Замовлення послуг”. Зі списку допустимих полів виділяємо “Дата замовлення” і натискаємо “>”. Таким чином ми додали в звіт поле “Дата замовлення”. Тепер вибираємо таблицю “Виконавці послуг” і додаємо поле “Прізвище”. Далі поступово додаємо поля “Номер замовлення” з таблиці “Замовлення послуг”, “Назва послуги" з таблиці “Види послуг”, “Примітка”, “Кількість” з таблиці “Замовлення послуг”, “Ціна" з “Види послуг”.