Информационная система для учета материалов на складе (стр. 2 из 2)

Параметрический запрос.

3.5 Формирования сводной таблицы

Сводная таблица при проектирование.

Сводная таблица.

3.6 Создания диаграмм

Диаграмма при проектирование.

Диаграмма.

3.7 Формирования отчета

Отчет при проектирование.

Отчет.

4. Информация о внесении изменений

Добавление, изменение, удаление информации производится по мере поступления карточек учета материалов на складе и по мере их обработки.

4.1 Алгоритм решения задачи

Алгоритм решения можно представить следующей последовательностью этапов:

1. Сбор информации

2. Создание и ведение нормативно-справочной информации.

3. Создание и ведение баз данных

4. Обработка информации

5. Формирование выходных документов

6. Распечатка выходных документов

На этапе сбора информации происходит выборка, доставка, визуальный контроль входных документов и выделение реквизитов, используемых в системе.

Создание массивов нормативно-справочной информации происходит автоматически при первом входе в систему.

Ведение нормативно-справочной информации включает в себя:

Добавление новой записи в справочник

Изменение записи

Удаление записи

Все эти операции проводятся в диалоговых окнах, вызываемых по соответствующим командам из меню Access.

После создания справочников начинается формирование основной таблицы, в которой используется данные из этих справочников. Также заносится информация из поступающих на предприятие первичных входных документов.

Затем вся входная информация обрабатывается (группировка, сортировка, подведение итоговых сумм). После этого формируются выходные документы - отчеты. На последнем этапе осуществляется их распечатка.

4.2 Технологическая схема решения задачи

4.3 Проектирование документа, постановка и алгоритм решения задачи

П₁ - преобразователь описания экономико-организационной сущности автоматизируемой задачи;

Вход: Д₁ - материалы предпроектного обследования;

Д₂ - требования заказчика;

Д₃ - техническое задание;

U₁ - знания в области бухгалтерского учета.

Выход: Д₄ - описание организационно-экономической сущности задачи.

П₂ - описание входной информации.

Вход: Д₄, Д₅ - форма карточки учета материалов на складе;

Д₆ - перечень входных реквизитов;

Д₇ - объемные характеристика входных документов.

Выход: Д₈ - сформированная форма карточки учета материалов на складе.

П₃ - описание нормативно-справочной информации

Вход: Д₁, Д₈, Д₉ - выбор и формирование системы классификации и кодирования.

Выход: Д₁₀ - сформированная система классификации и кодирования;

Д₁₁ - сформированные справочники товаров, организаций, складов, ед. измерения, городов, областей.

П₄ - описание выходной информации

Вход: Д₁, Д₃, Д₁₀, Д₁₁

Выход: Д₁₂ - сформированные формы выходных документов.

П₅ - алгоритм решения задачи

Вход: Д₁, Д₂, Д₃, Д₄, Д₈, Д₁₁, Д₁₂, U₁

Выход: Д₁₃ - постановка и алгоритм решения задачи.

П₆ - формирование документа "Постановка и алгоритм решения задачи".

Вход: Д₁₃, Д₁₁, Д₈, Д₄, Д₁₂

Выход: Д₁₄ - сформированный документ "Постановка и алгоритм решения задачи".

5. Описание программы

5.1 Условия применения программы

Проектируемая система предназначена для внедрения и эксплуатации на складах, работа с ней осуществляется одним работником склада.

6. Расчет экономической эффективности

Определение капитальных затрат, необходимых для создания системы

Основные показатели расчета экономической эффективности:

1. Годовая экономия текущих затрат, полученная от функционирования задачи.

2. Дополнительные капитальные вложения, необходимые для создания системы.

3. Срок окупаемости дополнительных капитальных вложений.

4. Расчетный коэффициент эффективности дополнительных капитальных вложений.

5. Годовой экономический эффект.

6. Годовая экономия затрат труда.

Годовая экономия текущих затрат рассчитывается по формуле:

DСт= DСп + DСк,

где DСп - прямой эффект, DСк - косвенный эффект.

Сп=Сб-Сср

Сб - базовый вариант затрат

Сcр - сравниваемый вариант затрат

Сcр = С1 + С2 + СЗ + С4 + С5 + Спр

Сб = С1 + С2 + СЗ + С4 + С5

Спр - предпроизводственные затраты

С1 - затраты на оплату труда работающих

С2 - затраты на материалы

СЗ - амортизация информационных средств

С4 - отчисления от ФОТ

С5 - прочие затраты

Расчет предпроизводственных затрат предполагает расчет затрат на обучение персонала. Спр = 200 руб.

Затраты	Базовый год (ручная обработка)	Текущий год (автоматизированная обработка)
С1	4000 руб.	2500 руб.
С2	150 руб.	300 руб.
СЗ	0 руб.	1500 руб.
С4	2000руб.	800 руб.
С5	400 руб.	400 руб.
Итого	6550руб.	5500руб.

Сcр = 5500+200 =5700 руб.

DСп = 6550-5700=850

Косвенная годовая экономия не подвергается прямому подсчету и представляет собой экономию в косвенных признаках.

Годовая экономия составила примерно 22%.

Дополнительные капитальные вложения рассчитываются по формуле: К=К1+К2+КЗ, где К1 - затраты, связанные с приобретением оборудования, К2 - затраты на ремонт, КЗ - предпроизводственные затраты, необходимые для создания АЭИС. В данном случае не требуется приобретать оборудование, а также его ремонтировать, поэтому и затраты, связанные с этим, не возникают. Таким образом, К=КЗ.

КЗ = 400 руб., т.к. проект создавался на данном предприятии его сотрудниками. В связи с тем, что задача, решаемая данной системой, небольшая, то, соответственно, не потребовалось больших трудовых затрат.

Срок окупаемости капитальных вложений:

Определяется по формуле:

, где Т - срок окупаемости капитальных вложений, Кд - предпроизводственные затраты, DСт - годовая экономия текущих затрат на обработку данных. Имеем: Т = 400/850=0,47 года.

Расчетный коэффициент эффективности дополнительных капитальных вложений:

Определяется по формуле:

где Ер - расчетный коэффициент эффективности капитальных дополнительных вложений Ер = 1/0,47 = 2,12

Заключение

Проведенный расчет экономической эффективности показывает, что автоматизация учета материалов на складе позволяет повысить эффективность обработки информации, при этом годовая экономия затрат по обработке информации составляет 850 руб., т. е 22%. Расчетный коэффициент эффективности капитальных дополнительных вложений Ер=2,12, что больше нормативного коэффициента 0,10, поэтому внедрение проектируемой системы в эксплуатацию экономически целесообразно.

С внедрением программы появляется возможность значительно повысить производительность труда работников, а также значительно снизить трудоемкость учета, путем максимального использования ресурсов ПЭВМ.

Таким образом, внедрение комплекса значительно облегчает работу по учету материалов и позволяет рационально организовать обработку данных.