Автоматизированное рабочее место секретаря агентства "Репетитор" (стр. 4 из 5)

Запрос “Список группы”

При помощи запроса “Список группы” можно узнать список отдельной группы. При этом отображаются следующие данные:

· № группы

· Фамилия

· Имя

· Отчество

На результат выполнения запроса установлено условие отбора по номеру группы- [Forms]![отчеты]![группа].[Text]. Таким образом осуществляется проверка клиентов находящихся в одной группе.

Данный запрос был создан на основе двух таблиц: “Клиенты” и “Группа”.

Конструктор:

Рисунок 19- Запрос “Список группы” в режиме конструктора

Режим таблицы:

Рисунок 20- Запрос “Список группы” в режиме таблицы

Запрос “Список клиентов без группы”

Запрос “Список клиентов без группы” предназначен для отображения клиентов не занесённых ни в одну из групп. Все клиенты для которых не найдена группа для занятий заносятся в 0 группу. Следовательно условием отбора является равенство № группы 0. Для вывода данной информации используются таблицы: “Клиенты” и “Группа”. При этом отображаются следующие данные:

· № группы

· Фамилия

· Имя

· Отчество

Конструктор:

Рисунок 21 - Запрос “Список клиентов без группы” в режиме конструктора

Режим таблицы:

Рисунок 22- Запрос “Список клиентов без группы” в режиме таблицы

3.2 Создание форм

Следующим этапом при создании системы является создание форм. Формы в MicrosoftAccess являются пользовательским интерфейсом, то есть пользовательобщаетсяс СУБД посредством форм. Таким образом, насколько удачно спроектирована пользовательская форма, настолько удобной получится созданная СУБД.

При запуске файла базы данных, первой открывается “Главная форма”, которая является кнопочной. Данная форма представлена на рисунке 23.

Рисунок 23 – Главная форма

На данной форме отображаются следующие кнопки:

· КЛИЕНТЫ

· ПРЕПОДАВАТЕЛИ

· ГРУППА

· ЗАПРОСЫ

· ОТЧЁТЫ

· РАСПИСАНИЕ

· ЗАКРЫТЬ ФОРМУ

При нажатии на кнопки КЛИЕНТЫ, ПРЕПОДАВАТЕЛИ и ГРУППА открываются следующие формы:

Форма КЛИЕНТЫ предназначена для занесения данных о новых клиентах и внесения изменений в уже существующих записях. Кроме того, на ней имеется кнопка “ДОГОВОР”, при нажатии на которую открывается форма “Договор с клиентом”. Обе формы представлены на рисунке 24.

Рисунок 24 - Форма КЛИЕНТЫ и Договор с клиентом

Форма ПРЕПОДАВАТЕЛИ предназначена для внесения данных о преподавателях. Кроме того, на ней имеется кнопка “ДОГОВОР”, при нажатии на которую открывается форма “Договор с преподавателем”. Обе формы представлены на рисунке 25.

Рисунок 25 - Форма ПРЕПОДАВАТЕЛИ и Договор с преподавателем

Форма ГРУППА нужна для записи информации о группе (рисунок 26).

Рисунок 26 - Форма ГРУППА

Следующая группа кнопок ЗАПОСЫ и ОТЧЁТЫ. При нажатии на кнопку ЗАПРОСЫ открывается кнопочная форма с одноимённым названием.

Графическое представление данной формы представлено на рисунке 27.

Рисунок 27 – Форма ЗАПРОСЫ

На данной форме (ЗАПРОСЫ) располагаются две группы кнопок:

1.Списки

· Списки всех клиентов

· Списки всех преподавателей

· Список группы

· Список клиентов без группы

2.Поиск

· Поиск клиента

· Поиск преподавателя

При нажатии на каждую из перечисленных кнопок открывается соответствующий ее названию запрос.

При нажатии на кнопку ОТЧЁТЫ на “Главной форме”, на экране появляется одноимённая форма (рисунок 28).

Рисунок 28- Форма ОТЧЁТЫ

Данная форма (ОТЧЁТЫ) является практически зеркальным отражением формы ЗАПРОСЫ, с той лишь разницей, что при нажатии на кнопки этой формы открываются отчёты.

Кнопка РАСПИСАНИЕ открывает приложение MicrosoftOfficeExcel, которое содержит общее расписание. Данное расписание представлено на рисунке 29.

Кнопка ЗАКРЫТЬ ФОРМУ служит для закрытия главной формы.

Рисунок 29- Расписание

3.3 Создание отчётов

Источником данных для большинства отчетов являются одноименные запросы. Большинство отчётов однотипны. Один из отчётов представлен на рисунке 30

Рисунок 30- Отчёты

Отчёт “Договор с клиентом” и “Договор с преподавателем” идентичны и один из них изображён на рисунке 31.

Рисунок 31- Отчёт “Договор с клиентом”

Заключение

В результате проделанной работы были получены следующие результаты:

- проведен анализ работы агентства “Репетитор”

- составлено описание документооборота

- разработана инфологическая модель база данных, содержащая в себе информацию о клиентах, преподавателях, договорах.

В данной дипломной работе разработана база данных «Автоматизированное рабочее место секретаря агентства “Репетитор”». В результате анализа данных приведены необходимые поля базы данных, их структура и тип. Построены таблицы и связи между ними. Показаны определенные правила, по которым проектируется база данных.

Спроектированная база данных дает возможность облегчить работу агентства и применять поисковые системы для выбора необходимых сведений о клиентах и преподавателях.

Список использованных источников

1 Д. Вейскас, Эффективная работа в среде MicrosoftAccess 2 (перевод с англ.) – СПБ: Питер,1997г. – 864с.

2 П.Ю. Дубнов, Access 2002 – М.:ДМК Пресс, 2004г. – 320с.

3 С.В. Маклаков, BPwin и ErwinCASE – средства разработки информационных систем – М.: Диалог. МЦФИ, 2000

4 Т.С. Карпова, База данных: модели, разработка, реализация – СПБ.: Питер, 2004г. – 304с.

5 А.Д. Хоменко, В.М. Цыганков, М.Т. Мальцев, Базы данных:___ Учебник для высших заведений/Под редакцией профессора А.Д. Хоменко.- СПб.; КОРОНА принт, 2000. – 416с.

6 С.В. Диго, Базы данных: проектирование и использование: [учебник для ВУЗов по специальности “Прикладная информатика”]

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение А Техническое задание

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение Высшего профессионального образования

«ИЖЕВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Воткинский филиал

Разработка базы данных «Автоматизированное рабочее место секретаря агентства “Репетитор”»

Введение

Любой здравомыслящий человек стремится получить хорошее образование. Чтобы поступить в ВУЗ, школьники должны выдержать вступительные экзамены. Подготовка к ним должна быть серьезной и тщательной. Поэтому многие старшеклассники стараются заниматься дополнительно на специальных курсах или с репетиторами. Обычно поиск надежного и опытного преподавателя занимает долгое время.

Задача агентства «Репетитор» - в короткие сроки находить своим клиентам преподавателя для занятий в группе или индивидуально. При этом необходимо учитывать свободное время, как преподавателя, так и ученика, а также адреса их места жительства или постоянной работы. Поиск преподавателя по определенному предмету благодаря автоматизированному учету данных займет несколько секунд.

Улучшение работы агентства невозможно без использования компьютерной техники. Особенно важно не простое нагромождение компьютеров, а внедрение автоматизированной системы.

Автоматизированное рабочее место секретаря (АРМС) должно облегчить труд секретаря на всех операциях по поиску и составлению отчетных документов.

1 Основание для разработки.

Настоящая разработка ведётся на основании задания выданного кафедрой ОВП и СУ

Наименование работы: Автоматизированное рабочее место секретаря агентства «Репетитор».

2 Назначение разработки

Автоматизированное рабочее место секретаря агентства «Репетитор» должно обеспечивать выполнение следующих функций:

· Поиск нужного преподавателя

· Поиск клиентов для формирования групп

· Заполнение расписания

· Заполнение данных о клиенте

· Заполнение данных о преподавателе

· Архивное резервирование данных

· Выдача отчётных документов:

o Списки групп

o Списки клиентов без группы

o Списки всех клиентов

и т.д.

3 Требования к программе (программному изделию)

3.1 Требования к функциональным характеристикам

АРМС должно выполнять следующие функции:

· ввод / удаление клиента

· внесение изменений о клиенте

· ввод / удаление преподавателя

· внесение изменений о преподавателе

· внесение изменений в расписание

· поиск клиента в базе данных

· поиск преподавателя в базе данных

· составление и печать отчётных документов:

o Договор с преподавателем

o Договор с клиентом

o Запрос о клиентах без группы

и т.д.

3.2. Требования к надёжности

Система должна обеспечивать: