Смекни!
smekni.com

Компьютерные информационные технологии (стр. 2 из 3)

При создании таблицы целесообразно (хотя и не обязательно) задать ключевое поле. Это поможет впоследствии, при организации связей между таблицами. Для задания ключевого поля достаточно щелкнуть на его имени правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Ключевое поле.

Закончив создание структуры таблицы, бланк закрывают (при этом система выдает запрос на сохранение таблицы), после чего дают таблице имя, и с этого момента она доступна в числе прочих таблиц в основном окне База данных.

После установки связей между таблицами и наполнения таблиц конкретными данными, можно приступать к работе с базой данных – создавать необходимые формы, запросы и отчеты.

Объекты базы данных отсортированы по категориям и расположены на разных вкладках ее окна.

Формы предназначены средство для ввода данных, позволяющее упростить процесс заполнения базы данных.

Запросы служат для извлечения данных из таблиц и представления их пользователю в удобном виде для анализа.

Отчеты служат для отображения итоговых данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде.

В Access существуют разнообразные способы создания форм, запросов, отчетов и таблиц. Они могут быть созданы используя окно Конструктора или при помощи Мастера.

Если при запуске Access в диалоговом окне выбрать опцию Запуск мастера, то открывается окно Создание. Далее для создания базы можно использовать шаблоны. Чтобы обратиться к списку шаблонов, необходимо перейти на вкладку Базы данных. Создаются базы данных выбором из определенного списка. При этом возможен выбор таблиц, а в таблицах - нужных полей. После этого пользователь получает базу данных с таблицами, формами ввода и вывода. При первом знакомстве с Access такой способ создания баз данных весьма эффективен.

В таблице приведен список мастеров (программных модулей), имеющихся в Access.

Наименование Назначение
Мастер баз данных Создает базы данных из определенного списка; возможен выбор необходимых таблиц и полей; создает формы и отчеты
Мастер таблиц Создает таблицы из списка уже готовых, которые можно изменить. Интересен только на начальном этапе использования таблиц, хотя определенный круг задач можно решить, применяя только таблицы, предоставляемые мастером
Мастер простых форм Создает простую форму, в которую выводятся выбранные пользователем поля из таблицы или запросы
Мастер форы с диаграммой Создает форму с диаграммой, отражающей данные для полей из таблиц и запросов, которые служат источником данных для форм
Мастер форм со сводной таблицей MicrosoftExcel Создает форму, в которую включен объект «страница Excel» со сводной таблицей
Мастер построения кнопок Создает кнопки в форме или отчете с выбранными вами свойствами и функциональностью
Мастер создания отчета Создает отчет, в который выводятся выбранные пользователем поля из таблицы или запрос, с возможностями установки группировки и сортировки
Мастер создания наклеек Позволяет создавать наклейки как стандартные, так и иных размеров
Мастер создания отчетов с диаграммой Позволяет выводить на печать диаграммы, внешний вид которых зависит от данных в таблице или запросе, являющихся источником данных для отчета

Практическое задание «Разработка приложения в MSAccess» № 15

Условие: Используя возможности системы управления базами данных MS Access необходимо выполнить следующее задание:

1. Создать таблицы в соответствии с индивидуальным заданием (варианты заданий находятся в таблице 2), в таблицах определить первичные ключи, при помощи средств подстановки создать внешние ключи, сформировать схему данных, заполнить таблицы данными (минимальное количество записей указано в скобках после названий таблиц). Распечатать содержимое таблиц и схему данных.

2. Сформировать запросы в соответствии с вариантом задания. Распечатать структуру и результат выполнения запросов.

3. Для одной из таблиц создать и распечатать ленточную форму.

4. Создать и распечатать составную многотабличную форму для просмотра и ввода информации в таблицы, соединенные между собой отношением «один ко многим». Форма должна включать основную и подчиненную формы. В заголовок формы следует внести фамилию разработчика базы данных, номер группы, номер зачетной книжки и номер варианта, в примечание формы поместить кнопки вызова запросов.

5. Создать и распечатать отчеты. Отчеты должны содержать группировку по повторяющимся данным. В конце каждой группы и в конце отчета должны располагаться итоговые строки для числовых полей. Поля, по которым требуется выполнить группировку, в составе полей отчета вынесены в отдельные строки и выделены курсивом.

6. При помощи диспетчера кнопочных форм создать главную кнопочную форму приложения, состоящую как минимум из трех страниц: главной страницы с кнопками перехода на другие страницы и кнопкой завершения работы; страницы работы с данными с кнопками открытия ранее созданных форм и кнопкой возврата на главную страницу; страницы печати данных с кнопками вызова отчетов и кнопкой возврата на главную страницу.

Таблица Материально-ответственные лица (3) Код МОЛ, ФИО
Товарно-материальные ценности (10) Код ТМЦ, наименование ТМЦ, вид ТМЦ (канцелярские товары, расходные материалы…), цена
Поступление(14) Код ТМЦ, поступившее количество, дата поступления, код МОЛ
Расход (6) Код ТМЦ, дата расхода, израсходованное количество
Запросы Поступление товарно-материальных ценностей Наименование ТМЦ, цена, количество, стоимость (цена * количество)
Наличие товарно-материальных ценностей ФИО, стоимость ТМЦ
Движение товарно-материальных ценностей Наименование ТМЦ, цена, поступившее количество, израсходованное количество, остаток (поступившее количество - израсходованное количество)
Наличие товарно-материальных ценностей по видам Вид ТМЦ, стоимость ТМЦ
Период с наибольшей стоимостью поступивших ТМЦ Год, месяц; стоимость поступивших ТМЦ
Отчеты Движение товарно-материальных ценностей Наименование ТМЦ, ценаДата поступления, стоимость поступления, дата расхода, стоимость расхода, стоимость остатка
Остаток товарно-материальных ценностей ФИОНаименование ТМЦ, цена, поступило, израсходовано, остаток, стоимость остатка

При выполнении контрольной работы была спроектирована база данных «ТМЦ», содержащая таблицы «МОЛ», «ТМЦ», «Приход» и «Расход». Значения таблицы «МОЛ» используются при вводе данных в таблицу «Приход», значения таблицы «ТМЦ» используются при вводе данных в таблицы «Приход» и «Расход».

Структура таблицы «МОЛ»:

Название поля Тип данных Свойства
Код МОЛ Текстовый Размер поля – 2, ключевое поле
ФИО Текстовый Размер поля – 15

Структура таблицы «ТМЦ»:

Название поля Тип данных Свойства
Код ТМЦ Текстовый Размер поля – 3, ключевое поле
Наименование ТМЦ Текстовый Размер поля – 20, значение по умолчанию отсутствует
Вид ТМЦ Текстовый Размер поля – 20, подстановка из созданного списка
Цена Денежный

Структура таблицы «Приход»:

Название поля Тип данных Свойства
Код ТМЦ Текстовый Размер поля – 3, подстановка поля Код ТМЦ таблицы «ТМЦ»
Приход Целое Число десятичных знаков- 0; значение по умолчанию - 0
Дата Дата/Время Краткий формат даты
Код МОЛ Текстовый Размер поля – 2, подстановка поля Код МОЛ таблицы «МОЛ»

Структура таблицы «Расход»:

Название поля Тип данных Свойства
Код ТМЦ Текстовый Размер поля – 3, подстановка поля Код ТМЦ таблицы «ТМЦ»
Дата Дата/Время Краткий формат даты
Расход Целое Число десятичных знаков- 0; значение по умолчанию - 0

Описание процесса создания.

1. Выбираем Объект Таблицы окна базы данных и способ создания новой таблицы – создание таблицы в режиме Конструктор. Окно Конструктора таблиц является графическим бланком для создания и редактирования структуры таблиц. Имя поля таблицы вводим в первом столбце, оно одновременно будет и именем столбца будущей таблицы, если свойство Подпись для этого поля не задано. Тип для каждого поля выбираем из раскрывающегося списка, открываемого кнопкой выбора типа данных.

Список свойств поля, выделенного в верхней части содержит нижняя часть бланка. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Их можно настроить по желанию, а можно и не изменять.

Для создания поля подстановки в строке Тип данных для поля выбирают Мастер подстановок…, а в открывшемся диалоговом окне Создание подстановки создается столбец подстановки: - это может быть фиксированный набор или поле таблицы, задается подпись столбца подстановки и нажимается кнопка ОК.

После завершения ввода полей таблицы и их свойств, бланк закрываем и указываем имя таблицы.

При создании связей между таблицами открываем окно Схема данных командой Схема данных в меню Сервис. В окне Таблицы выбираем таблицу и нажимаем кнопку Добавить. Затем, после выбора всех таблиц, нажимаем кнопку Закрыть. В окне Схема данных появляются небольшие окна со списками полей выбранных таблиц. Перетаскиваем ключевое поле главной таблицы к соответствующему полю вспомогательной таблицы при помощи мыши. Активизируем опцию Обеспечение целостности данных в появившемся диалоговом окне Связи. При этом будет установлено отношение один-ко-многим, или один-к-одному, что отражается в области Тип отношения окна Связи. Нажимаем кнопку Создать и в окне Схема данных графически обозначится связь между полями таблиц.