Системы автоматизации учета продаж обычно внедряются, чтобы решать задачи, стоящие перед организацией, такие как:
- Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
- Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.
- Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
- Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
Результатами внедрения систем автоматизации учета продаж являются:
- надежное хранение документов – значительно снижается вероятность потери документа или доступа к нему лиц, не имеющих на это права;
- быстрый поиск документов;
- повышение уровня обслуживания заказчиков за счет снижения времени выполнения работы и уменьшения количества ошибок;
- автоматизация типовых процедур (проведения изменений, построения различных отчетов и т.п.).
Преимущества от автоматизации этого вида деятельности бесспорны, однако при принятии решения руководством предприятия о начале автоматизации остро встает проблема выбора средств их разработки и создания. К этому вопросу нельзя подойти однозначно и прежде чем выбрать средство разработки, следует определить ее цель. Что надо создать: заказную уникальную систему или программный продукт для рынка? Будет ли это прикладная программ или инструментальная система? Какой предполагается срок жизни программы? Придется ли ее сопровождать (т. е. вносить изменения в нее по желанию заказчика) или только исправлять ошибки? Есть еще много вопросов, ответ на которые в какой-то мере влияет на выбор средств.
Существуют два подхода к осуществлению автоматизации.
При первом подходе создается уникальная система по заказу. Данный подход используется в основном мелкими предприятиями и обуславливается экономической выгодой. Преимущество такого варианта состоит в том, что программы пишутся строго под конкретную организацию, учитываются ее особенности и пожелания заказчика. Однако создание большого автоматизированного комплекса данным способом невозможно, поскольку требует больших материальных затрат и высокой квалификации специалистов. В основном при данном подходе создаются программные комплексы, помогающие выполнять рутинную работу, при этом неважно, на сколько быстро они будут выполнять свои функции, лишь бы работали быстрее, чем человек. Такие системы следует создавать на программных средствах, позволяющих просто и быстро создавать прикладные программы, отвечающие текущим потребностям. Собственно, для таких задач и создаются интегрированные пакеты типа MSAccess, Clarionили FoxPro.
Суть второго подхода состоит в том, что, если фирма действительно серьезно подходит к системе автоматизации или хочет автоматизировать не только конкретную область своего функционирования, а деятельность нескольких направлений, то необходим анализ соответствующих программных продуктов, имеющихся на рынке.
Следует отметить, что для эффективной работы системы автоматизации деятельности предприятия должны базироваться на передовых технологиях. Можно с уверенностью сказать, что самым распространенным на сегодняшний день решением в этом случае является применение технологии клиент-сервер. Об этом свидетельствует и большое число представленных на рынке продуктов.
2.2 Две группы СУБД, используемые в системах автоматизации
Выбор СУБД при построении системы автоматизации во многом определяет такие ее параметры, как производительность, масштабируемость, защищенность и надежность. Все СУБД, используемые в системах автоматизации, можно разделить на две группы: работающие по технологии файл-сервер и по технологии клиент-сервер.
Файл-серверная система имеет следующие недостатки:
- большая нагрузка на сеть и повышенные требования к ее пропускной способности (при большом числе пользователей и значительных объемах обрабатываемой информации несоблюдение этих требований может привести к неработоспособности системы);
- повышенные требования к ПК ввиду того, что обрабатываются данные на рабочем месте пользователя;
- невозможность одновременной работы с данными;
- невозможность соблюдения безопасности данных.
Клиент-серверная технология практически от всех перечисленных недостатков свободна, в первую очередь благодаря тому, что в ней вся обработка перенесена на сервер баз данных, а на рабочем месте пользователя только формируются запросы и отображаются результаты. Выбор конкретной СУБД определяется многими параметрами, среди которых можно назвать надежность и устойчивость, быстродействие, наличие средств разработки приложений, совместимость с другими платформами и ОС, поддержка компании-производителя.
Среди разработчиков систем автоматизации деятельности предприятий наиболее популярны СУБД Oracle и Microsoft SQL Server, InterBase и некоторые другие. Следует также отметить, что в последнее время стали появляться системы комплексной автоматизации с последними версиями СУБД —“1С:Предприятие 8.0”, “БОСС-Компания” (“АйТи”), “Виртуоз 1.3” (“Миратех”), “Перевозки” (SoftLogistic), “Фолио-WinСклад” версии 7.0 на базе MS SQL Server 7.0, “Ландиа” (“Ландиа-Софт”) на базе InterBase, “Монополия” (“Формоза-Софт”) на базе Oracle 8.0.
3. Анализ программных продуктов оперативного учета
3.1 Применение систем комплексной автоматизации
При автоматизации не отдельных направлений, а всей деятельности организации в целом целесообразным является применение систем комплексной автоматизации. Учет продаж является одной из составляющих бухгалтерского учета на предприятиях торговли, поэтому необходимо провести анализ существующих пакетов прикладных программ бухгалтерского и оперативного учета.
Среди представленных на российском рынке систем автоматизации торговли можно отметить предложения фирм «1С» («1С:Торговля»), «Информационные системы и технологии» (система «Аспект»), «Галактика-Магазин» (система «Галактика»), «Сбыт и торговля» (система «Флагман»), «Парус», «Мета» (Комплекс автоматизации в розничной торговле), «Интеллект-Сервис». Рассмотрим наиболее представительные из них.
3.1.1 Система автоматизации «1С:Торговля и склад»
«1С:Торговля и cклад» представляет собой компоненту «Оперативный учет» системы «1С:Предприятие» с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли.
Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения материальных и денежных средств. Она может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами «1С:Предприятия».
«1С:Торговля и склад» предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, система способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.
- Усовершенствованный механизм назначения цен.
- Операция «быстрой продажи», позволяющая выполнить автоматическое формирование и печать необходимого пакета документов при продаже группы товаров.
- Групповые обработки справочников и документов.
- Автоматическое начальное заполнение документов.
- Возможность детализации взаиморасчетов с контрагентами в разрезе договоров.
«1С:Торговля и склад» автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия.
Типовая конфигурация системы позволяет:
- вести раздельный управленческий и финансовый учет;
- вести учет от имени нескольких юридических лиц;
- вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);
- вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию;
- оформлять закупку и продажу товаров;
- производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;
- вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;
- формировать необходимые первичные документы;
- оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и книгу покупок;
- выполнять резервирование товаров и контроль оплаты;
- вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе;
- вести учет товарных кредитов и контроль их погашения;
- вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату;
В «1С:Торговля и склад» возможно:
- задание для каждого товара необходимого количества цен разного типа, хранение цены поставщиков, автоматический контроль и оперативное изменение уровня цен;
- работа со взаимосвязанными документами;
- выполнение автоматического расчета цен списания товаров;
- быстрое внесение изменений с помощью групповых обработок справочников и документов;
- ведение учета товаров в различных единицах измерения, а денежных средств - в различных валютах;
- получение самой разнообразной отчетной и аналитической информации о движении товаров и денег;
- автоматическое формирование бухгалтерских проводкок для 1С:Бухгалтерии.
«1С:Торговля и склад» может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит Конфигуратор, который позволяет при необходимости настроить все основные элементы системы:
- редактировать существующие и создавать новые необходимые документы любой структуры;
- изменять экранные и печатные формы документов;
- создавать журналы для работы с документами и произвольно перераспределять документы по журналам для эффективной работы с ними;