Основные принципы работы базы данных MS Access: составление спецификации на поставку товаров по заказам клиентов (стр. 3 из 3)

Созданный макрос по поиску товара позволяет, выбрав из списка нужный товар, просмотреть о нем сведения. Для этого находим поле Поиск товара и нажимаем на стрелочку вниз. Затем высвечивается список товаров, выбираем из него нужный, нажимаем, и выдается информация об этом товаре. Чтобы просмотреть всех клиентов, заказавших этот товар, нажимаем кнопку Следующая запись. Если нажать на кнопку Добавить запись в таблицу Товары, то появится таблица Товары, в которую можно ввести Код товара, Наименование товара и Цену товара за единицу. Также в форме можно изменять данные. Для этого находим клиента, у которого неверно записаны данные, и, встав в нужное поле, удаляем старые данные и вписываем новые. После этого автоматически данные изменятся в таблице, в которой данное поле находится.

Также создана форма, которая представляет сведения о клиентах и их заказах. Для ее просмотра выбираем форму Клиенты главная и открываем ее. Появляется окно, в котором можно выбрать одного нужного клиента и просмотреть его заказы (они высвечиваются таблицей). Для просмотра следующего или предыдущего клиента нужно нажать внизу этой формы на стрелочку вправо или влево соответственно. Также можно изменять, удалять и добавлять данные. Добавлять данные можно с помощью кнопки, которая находится внизу формы крайней справа или нужно несколько раз нажать на кнопку, которая предоставляет данные о следующем клиенте, пока не появятся пустые поля.

Для наглядного отображения сведений о клиентах и их заказах составлен отчет. Для открытия отчета выбираем в окне «Курсовая: база данных» справа Отчеты. Открываем отчет - Стоимость заказов клиента. Появляется окно. В отчете изменять данные и добавлять нельзя, здесь наглядно представлены сведения о клиентах и их заказах, упорядоченные по ФИО и Номеру заказа. В данном отчете представлены товары, которые заказал в каждом заказе клиент, их количество и подсчитана стоимость каждого заказа, а также стоимость всех заказов клиента.

Для добавления и изменения полей в Таблицах, Запросах, Формах или Отчете необходимо войти в режим конструктор. Для этого открываем нужное окно и находим нужную кнопку на панели инструментов базы данных или нажимаем Вид – Конструктор.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Для усовершенствования базы данных создадим дополнительный отчет, в котором отобразим стоимость заказов по датам.

Для этого проведем сортировку и группировку по дате заказа и ФИО клиента. Создание отчета Стоимость каждого заказа аналогично созданию предыдущего (Стоимость заказов клиента), но теперь при просмотре отчета мы получаем информацию о стоимости каждого заказа на определенное число. Если на какую-либо дату несколько заказов, в отчете представлена их общая стоимость. Таким образом, работникам предприятия будет представлена информация о том, на какую сумму они получили заказ на определенную дату.

Для ознакомления предприятия с тем, какова популярность каждого из представленных товаров, создадим отчет об общем количестве каждого из заказанных товаров. Для этого проведем сортировку и группировку по Наименованию товара, указав порядок сортировки по возрастанию. В свойствах поставим да для Заголовок группы и Примечание группы. Также произведем сортировку и группировку по Дате заказа, так как один товар может быть заказан в разное время, а в один и тот же день одинаковый товар могут заказать несколько клиентов. Заголовок группы «Дата заказа» - Да, Примечание группы «Дата заказа» - Нет.

В примечании группы «Наименование товара» вводим новое поле: нажимаем на панели инструментов кнопку Поле, затем в отчете в примечании группы. Появилось новое поле. Назовем его Всего. В ячейке Свободный введем: =Sum([Количество заказанного товара]). Таким образом подсчитаем количество каждого товара во всех заказах. С помощью данного отчета (Количество товаров) работникам предприятия будет легче оценить, какой товар пользуется большим спросом за определенный промежуток времени, а какой меньшим.

Также для усовершенствования базы данных можно создать запрос, позволяющий выводить сведения о ФИО клиентах (в порядке возрастания), заказавших товары в течение определенного периода времени (например, с марта 2005 года по конец мая 2005 года). При этом работники предприятия имеют возможность просмотреть и стоимости этих заказов.

Таким образом, составление таблиц, запросов, форм и отчетов во многом помогает в работе предприятия, облегчая труд людей.