Проектирование и реализация базы данных средствами Access (стр. 1 из 3)

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство образования

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

"Ижевский государственный технический университет"

Кафедра "Экономика предприятия"

Курсовая работа

по дисциплине "Учебный практикум на компьютере"

на тему "Проектирование и реализация базы данных средствами Access"

2006

Содержание

Введение

1. Теоретическое исследование. Отличия форм от таблиц

2. Описание разработанной базы данных. Задача расчета сметы на выполнение работ по объекту

3. Инструкция пользователя

Заключение

Список литературы

Введение

В настоящий момент информационные технологии повсеместно внедряются во все сферы человеческой деятельности. Одной из самых распространенных современных информационных технологий является использование баз данных. Базы данных создаются и используются с помощью специальных программных и языковых средств, называемых Системами Управления Базами Данных (СУБД). Существует большое разнообразие типов СУБД. Наиболее распространенными в настоящее время являются реляционные СУБД, к которым и относится Access.

База данных – совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными. Данные, относящиеся к некоторой предметной области, объединяются и структурируются таким образом, чтобы над ними можно было выполнять необходимые операции: обновлять, добавлять новые данные, удалять ненужные, извлекать данные, отвечающие условиям поиска.

В базе данных, разработанной в данной курсовой работе, рассчитывается смета на выполнение работ по объекту, т.е. содержится информация о работах, производимых на каждом объекте, и об общей стоимости работ на объекте.

База данных "Расчет сметы на выполнение работ по объекту" может быть использована практически на любом предприятии. Она будет отражать нужные сведения, выполнять запросы по задаваемым данным, выводить отчеты и многое другое, при этом база данных проста и удобна в использовании.

1. Теоретическое исследование

Отличия форм от таблиц

Таблицы – основной объект любой базы данных, т.к., во-первых, в таблице хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства). Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и снижает число ошибок при вводе данных. В режиме таблицы можно добавлять, редактировать, просматривать или выполнять другую работу с данными таблицы. Также можно отображать записи из таблиц, связанных с текущей таблицей, путем отображения подтаблиц в пределах основной таблицы.

Форма – диалоговый графический интерфейс пользователя для работы с базой данных. Задача формы – предоставлять пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему положено заполнять. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочие) для автоматизации ввода.

Как было сказано выше, формы являются основой разработки диалоговых приложений пользователя для работы с базой данных. Через формы может осуществляться первоначальная загрузка данных во взаимосвязанные таблицы базы данных, просмотр данных, а также их корректировка. Работая с формой, пользователь может добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. В форме может осуществляться контроль вводимых данных, могут устанавливаться ограничения на доступ к данным, выводиться необходимые сообщения, возможна обработка событий, инициируемых пользователем или наступающих в процессе работы с формой. Типовые процедуры формируются автоматически при создании элементов формы. Такими элементами, например, являются графические кнопки.

Для формы и ее элементов управления в Access определен набор событий, для которых могут быть разработаны процедуры обработки события. Примерами таких событий являются: "Открытие формы", "Закрытие формы", "Текущая запись", "До обновления", "После обновления поля", "Нажатие кнопки", "Двойное нажатие кнопки".

Форма, как и таблица, может быть простой и составной.

Форма на основе одной таблицы может быть построена как самостоятельная для загрузки, просмотра и корректировки таблицы, а также как вспомогательная для включения в какую-либо составную форму.

Составная многотабличная форма создается для работы с несколькими взаимосвязанными таблицами. Многотабличная форма может состоять из основной части и одной или нескольких подчиненных включаемых форм.

При рассмотрении структуры и создания формы и таблицы между ними обнаруживается большое сходство. Но при всем многообразии общих черт формы имеют свои отличительные черты. Среди них можно отметить следующие:

- Все данные в Access хранятся именно в таблицах. Остальные объекты, включая и форму (которая создается на основе таблицы или запроса), - лишь средства работы с этими данными.

- Достоинства форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка, - это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.

- Формы представляют пользователю более удобные средства по работе с данными, чем непосредственное редактирование таблиц.

- Форма, в отличие от таблицы, имеет большое количество средств для ее оформления, которые придают ей более привлекательный вид.

- В форме допускается использование макросов, которые позволяют автоматически повторять различные действия и тем самым избавляют нас от написания сложных программ и подпрограмм.

- Форма имеет разнообразные функции для управления и обработки данных (к примеру, ограничения на доступ к данным, вывод необходимых сообщений, обработка событий, выполнение типовых процедур и др.)

- Работая с формой, можно не только добавлять, изменять или удалять записи, но и получать расчетные данные.

2. Описание разработанной базы данных

Задача расчета сметы на выполнение работ по объекту

В данной базе данных необходимо отразить сведения об объектах и работах. Запрос к базе данных должен обеспечивать получение данных о всех работах на каждом объекте и общей стоимости работ на объекте.

При этом в результате информационного анализа установлено, что база должна содержать следующие сведения о каждом объекте: код объекта (идентификационный номер), наименование и адрес объекта.

Исходя из этих данных, первоначально можно определить один информационный объект: таблица Объекты.

В качестве первичного ключа используем поле Код объекта, т.к. каждому объекту соответствует свой персональный номер, который является для него уникальным. Далее необходимо отразить следующие сведения о работах: код работы (идентификационный номер), наименование и расценка работы. Определяем еще один информационный объект – таблица Работы

Для создания первичного ключа используем поле Код работы, уникальный номер для каждого вида работы. На рисунке 1 и рисунке 2 показана структура таблиц Объекты и Работы.

Рисунок 1 – структура таблицы

Объекты Работы

Рассмотрим выявленные информационные объекты на предмет связей между ними. Очевидно, что на одном и том же объекте может производиться несколько работ и что одна и та же работа может выполняться сразу на нескольких объектах, поэтому целесообразным будет установить связь "многие-ко-многим".

Для этого введем еще один информационный объект: таблицу Заказы, которая будет составлена из полей, которые являются внешними ключами для таблиц Объекты и Работы. Таким образом, получается таблица, состоящая из поля Код объекта и поля Код работы, причем оба поля будут являться ключевыми. На рисунке 3 представлена структура этой таблицы.

Рисунок 2 – структура таблицы

Заказы Сведенья о работах

Кроме того, для более полного представления о производимых работах создадим таблицу Сведения о работах (ее структура представлена на рисунке 4), которая будет отражать следующие данные о работах: код работы, сроки выполнения (в днях), наличие используемых красок и покрытий, их поставщик и страна-изготовитель. Данная таблица будет связана с таблицей Работы с помощью связи "один-к-одному". На рисунке 5 изображены все связи, установленные с помощью схемы данных, между таблицами Объекты, Работы, Заказы и Сведения о работах данной базы данных.

Рисунок 3 – Схема данных

Для облегчения работы с данными используют формы. Создадим обычную форму ввода данных, в которой используются две таблицы: Работы и Сведенья о работах. Для создания формы потребуются все поля из обеих таблиц. Для выборки данных сделаем запрос, содержащий эти поля, отсортируем по возрастанию по полю Код работы и назовем его Описание работ. Структура созданного запроса представлена на рисунке 6.

Рисунок 4 – Запрос Описание работ

Теперь после создания запроса приступаем к созданию формы и связыванию ее с запросом.

Создадим новую форму, в свойствах выберем Источник записей – Описание работ, чтобы связать ее с запросом. Далее выберем в меню Список полей и перетащим в форму нужные поля. Структура создаваемой формы представлена на рисунке 7.