5. Переход к шагу 2для сотрудника, первого в списке рецензентов.
Производимаяработа направлена на создание автоматизированной системы утверждения документадля АГТУ. Для учреждения такого масштаба, включающего в себя более 35 отделов иболее 60 кафедр, проблема управления документооборотом весьма актуальна,поскольку в процессе документооборота принимает участие больше количествосотрудников ВУЗа. Это не только научно-педагогический (профессорско-преподавательскийсостав, научные работники), но и инженерно-технический,административно-хозяйственный, производственный, учебно-вспомогательныйперсонал. Виды документов, составляющих документопотоки в АГТУ, разнятся как поспособу фиксации информации, так и по способам согласования, степени гласности,юридической силе и многим другим параметрам. Вот некоторые виды документов:
· учебные планы;
· графики учебногопроцесса;
· докладные ислужебные записки;
· заявления (наувольнение, на трудоустройство, пр.);
· трудовые договорыи договоры на оказание услуг;
· приказы;
· уставы,инструкции и т.д.
Для каждогодокумента установлен свой порядок визирования. Большая часть документоввизируется сотрудниками АГТУ в порядке возрастания полномочий их должностей;при этом визирование должно производиться строго последовательно. Приотсутствии сотрудника соответствующей должности виза ставится егоуполномоченным заместителем. Так или иначе, все документы пишутся на имяректора АГТУ и визируются им в последнюю очередь. Так как процесс автоматизациивсего документооборота чрезвычайно велик и не укладывается в рамки дипломногопроекта, в качестве процессов для автоматизации были выбраны процессыутверждения учебных планов и графиков учебного процесса. Учебные планы в АГТУвизируются в следующем порядке:
1. заведующийкафедрой;
2. директоринститута или декан факультета, за которым закреплена кафедра;
3. начальникучебного отдела;
4. проректор поучебно-методической работе;
5. ректор.
Графики учебногопроцесса в АГТУ визируются в следующем порядке:
1. директоринститута или декан факультета;
2. заведующиекафедрами, которые закреплены за институтом/факультетом;
3. начальник учебногоотдела;
4. проректор поучебно-методической работе;
5. ректор.
При изучениинеавтоматизированного процесса утверждения документов были выявлены следующиенедостатки:
· невозможностьверсирования документов;
· ненаглядностьпроцесса утверждения;
· возможностьутери, порчи документа.
При наличии жеавтоматизированной системы согласования процесс визирования станет наглядным,появится возможность версирования документов и отслеживания перемещенийдокументов между сотрудниками, принимающими участие в документообороте. Этостанет возможным за счет репозитария с возможностью хранения информации о дате,времени внесения изменений, а также об авторе изменений. Автоматизированнаясистема позволит рассылать оповещения пользователям о том, что документ ожидаетрецензии пользователя, или о том, что документ был утвержден. Также потребуетсяразработать модуль интеграции для взаимодействия с уже разработаннымисистемами.
При анализепредметной области были выявлены следующие аналоги, наиболее популярные вРоссии:
· «ДЕЛО» - «Предприятие»:
Комплексноепромышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства,а также ведение полностью электронного документооборота организации. Системанацелена на повышение эффективности и качества работы сотрудников сэлектронными документами.
Функции системы:стандартный функционал по организации электронного документооборота,дополнительные функции – назначение штрих-кодов документам, печать штрих-кодов(при наличии соответствующего оборудования);
· «Босс» - «Референт»:
Системаразработана для автоматизации управленческого документооборота иделопроизводства. Система нацелена на автоматизацию традиционногодокументооборота, преимущественно для повышения эффективности работы сзаявками.
Функции системы:стандартный функционал по организации электронного документооборота,дополнительные функции – реализация совместной работы;
· «Евфрат» -«Документооборот»:
Системапредназначена для построения полноценной системы управления бизнес-процессами,документами организации.
Функции системы:стандартный функционал по организации электронного документооборота,дополнительные функции – генерация отчетов и статистики по документообороту.
Сравнение аналоговприведено в табл. 1.1.
Таблица 1.1
Сравнение аналогов
| Название системы | Интегра-ция с пакетом MS Office | Интуитивно понятный интерфейс | Доступ по web | Возможность доработки системы штатным персоналом | Возможность разработки модулей интеграции |
| Босс «Референт» | - | + | - | - | - |
| Дело «Предпри-ятие» | - | + | - | - | - |
| Евфрат «Докумен-тооборот» | + | - | + | - | - |
Стоимость системколеблется в пределах от 50000 до 68000 рублей за 80 копий (без учета стоимостиБД). Серьезными недостатками приведенных аналогов являются невозможностьдоработки силами штатных специалистов, невозможность удаленного доступа черезвеб-интерфейс, невозможность разработки модулей интеграции в ранееустановленное программное обеспечение. Также, учитывая необходимость обучения персонала, настройкии установки каждой копии программы, доработки систем под индивидуальныеособенности АГТУ, стоимость вырастет в несколько раз. Преимуществомразрабатываемой системы должно стать исключение этих недостатков: возможностьразработки модулей интеграции в уже существующие системы, разработка процессовутверждения, требующих минимального вмешательства пользователя, возможностьнастройки системы силами штатного состава специалистов.
Необходиморазработать автоматизированную систему, автоматизирующую процессы утвержденияучебных планов и графиков учебного процесса, и модуль интеграции длявзаимодействия с программой «Редактор учебных планов». Создаваемая системадолжна позволять сотрудникам отслеживать этапы процесса в течение времени,производить поиск документов, назначать задачи пользователям, предоставлятьвозможность централизованно хранить документы, а также иметь возможностьсохранения версий одного документа (версифицирование).
Также средифункций, предоставляемых системой, должны быть функции задания разрешений надиректории и файлы, ролевая политика безопасности.
Целью дипломногопроекта является разработка проекта и создание автоматизированной системыутверждения учебных планов и графиков учебных процессов, изучение структуры ипринципов работы с документами в АГТУ, изучение технологии утверждения учебныхпланов и графиков учебного процесса, а также интегрирование в уже существующуюсистему редактирования учебных планов.
Целью системыявляется автоматизация процессов утверждения учебных планов и графиков учебныхпроцессов.
Назначениемсистемы является повышение удобства согласования учебных планов, графиковучебных процессов и сокращение количества утерянных и испорченных документов.
Автоматизациявышеозначенных процессов позволит сотрудникам университета, задействованным впроцессах утверждения учебных планов и графиков учебных процессов, выполнятьутверждение с минимальными затратами времени и минимальным вмешательством. Приэтом будет возможность отслеживать прохождение этапов утверждения.
В качествеплатформы для реализации автоматизированной системы предлагается выбрать Microsoft Office SharePoint Server 2007, который уже используется в АГТУ. В качествесредства обработки и хранения данных предлагается СУБД MS SQL Server 2005. В качестве веб-сервера предлагаетсяиспользовать MS IIS 6.0. Для проектирования предлагается использовать средства Enterprise Architect 7.5, для управления базой данных – MS SQL Server Management Studio, а для реализации проекта – MS Microsoft Visual Studio 2005, MS Visual Studio 2008 SP1 и MS Office SharePoint Designer 2007.
Microsoft Office SharePoint Server 2007
Сервер OfficeSharePoint Server 2007 — это интегрированный набор серверных приложений,способствующих улучшению организации труда благодаря возможностям поорганизации документооборота, всестороннего управления информацией икорпоративного поиска, ускорению совместно выполняемых бизнес-процессов иупрощению обмена данными между отделами. Windows SharePoint Services полностьюпостроена на технологии ASP.NET, поэтому иметь дело придется с хорошо знакомымиязыками программирования, библиотеками классов ASP.NET и NET Framework ипривычными инструментами разработки. Пользователи могут быстро создавать узлыSharePoint, поддерживающие публикацию определенного контента, управлениеинформацией, управление записями и бизнес-аналитику. Кроме того, можноэффективно выполнять поиск людей, документов и данных, использоватьбизнес-процессы на основе форм, а также получать доступ к большому объемубизнес-данных и анализировать их.